徐珊
關(guān)鍵詞:科研事業(yè)單位 ?內(nèi)部控制 ?存在問題 ?優(yōu)化與完善
《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》(中辦發(fā)2016年50號文)“放、管、服”及2019年政府工作報告中提出的科研經(jīng)費政策的提出,引發(fā)了中央科研資金承擔(dān)單位及科研人員的廣泛關(guān)注。
中央財政項目資金“放管服”政策將科研資金的使用和調(diào)劑權(quán)限下放給了項目承擔(dān)單位,也就意味著項目承擔(dān)單位的法人權(quán)限的擴(kuò)大。政策落實能否放得下,接的住,避免滋生腐敗等問題,就需要項目承擔(dān)單位加強(qiáng)法人責(zé)任,建立健全內(nèi)部控制機(jī)制,通過內(nèi)部控制的約束將下放的權(quán)限管好、用好?!胺殴芊惫ぷ髂懿荒軐崒嵲谠诘穆涞?,在一定程度上取決于項目承擔(dān)單位內(nèi)部控制機(jī)制的建立和有效實施。
在中央財政科研項目資金的使用單位中,科研事業(yè)單位作為促進(jìn)科技創(chuàng)新發(fā)展重要的組織機(jī)構(gòu),是國家“放管服”政策最直接的受益者,其內(nèi)部控制建設(shè)工作也任重道遠(yuǎn)。
自2016年財政部開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)量化評價以來,眾多科研事業(yè)單位從單位層面和業(yè)務(wù)層面入手,開展了很多內(nèi)部控制建設(shè)工作,也取得了一些成績,但仍存在一些不足和亟需改進(jìn)的地方。
(一)牽頭部門話語權(quán)不足,各職能和業(yè)務(wù)部門內(nèi)部控制意識薄弱
大多數(shù)科研單位沒有設(shè)置專門的內(nèi)部控制工作部門,對于財政下達(dá)的內(nèi)部控制建設(shè)工作多由財務(wù)部門牽頭。財務(wù)部門牽頭內(nèi)部控制建設(shè)工作,限制因素較多,既無法從單位層面進(jìn)行內(nèi)部控制評價,也無法從業(yè)務(wù)方面給予專業(yè)的風(fēng)險評估。同時,科研單位不比企業(yè),科研單位對財務(wù)部門的定位基本就是管好經(jīng)費、做好服務(wù),在單位內(nèi)部受重視度不如科研業(yè)務(wù)部門,話語權(quán)也比不上科研業(yè)務(wù)部門,因此在組織實施內(nèi)部控制建設(shè)方面具有天然的缺陷。
各職能和業(yè)務(wù)部門對內(nèi)部控制建設(shè)的重要性認(rèn)識不足主要體現(xiàn)在:(1)職能部門對于“放管服”工作認(rèn)識不夠,要么下放的權(quán)限不敢接,要么權(quán)限下放了,又沒有根據(jù)本單位實際業(yè)務(wù)風(fēng)險點進(jìn)行控制,或者即使有制度控制,現(xiàn)有制度也已經(jīng)陳舊不符合現(xiàn)階段政策變化,亟待更新。(2)部分職能和業(yè)務(wù)部門認(rèn)為內(nèi)部控制建設(shè)工作影響了正常的業(yè)務(wù)工作,不愿承擔(dān)內(nèi)部控制建設(shè)帶來的額外工作,因此內(nèi)部控制建設(shè)的積極性不高,往往敷衍了事。
(二)內(nèi)部控制建設(shè)形式化,管理碎片化
財政部開展“內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價工作”旨在通過量化評價,讓科研事業(yè)單位對單位內(nèi)部進(jìn)行摸底檢查,查找不足,推動科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制建設(shè)工作??蒲袉挝辉陂_展工作過程中往往容易形式化,將容易量化的制度制定情況作為工作重點,通過出臺制度的多少體現(xiàn)其內(nèi)部控制建設(shè)工作的效果。而這些制度是否涵蓋了某項業(yè)務(wù)的全部風(fēng)險點,多因為未進(jìn)行全面的風(fēng)險控制評價而導(dǎo)致單位內(nèi)部控制建設(shè)的有效性無從評價。
另外,業(yè)務(wù)部門進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)時往往只考慮本部門涉及的業(yè)務(wù),只進(jìn)行本部門的業(yè)務(wù)控制。對于與其他部門交叉的業(yè)務(wù)不愿觸及,導(dǎo)致制度建設(shè)沒有從單位全局的角度出發(fā),沒有貫徹業(yè)務(wù)的全過程或是覆蓋業(yè)務(wù)涉及的各類事項。
(三)業(yè)財融合度較低
在科研事業(yè)單位的科研活動中,科研業(yè)務(wù)的最后一個環(huán)節(jié)往往就是財務(wù)環(huán)節(jié)。目前,科研事業(yè)單位一些業(yè)務(wù)活動與財務(wù)控制常常是脫節(jié)的。一方面由于科研業(yè)務(wù)人員財務(wù)控制意識不強(qiáng),對財務(wù)流程及報銷要求不了解,通常到了財務(wù)環(huán)節(jié),才發(fā)現(xiàn)科研活動中的一些環(huán)節(jié)存在風(fēng)險,比如超預(yù)算支出,未履行相應(yīng)預(yù)算調(diào)整程序,造成超支大量調(diào)賬;業(yè)務(wù)活動中未取得相應(yīng)的財務(wù)付款憑據(jù);未履行相關(guān)審批手續(xù)的采購;未按照合同支付進(jìn)度款;付款前未履行驗收手續(xù)等等。
另一方面,財務(wù)人員對科研業(yè)務(wù)活動的不了解,在財務(wù)控制環(huán)節(jié)容易造成政策執(zhí)行過嚴(yán)、過死,缺乏適應(yīng)性和靈活性,限制了科研業(yè)務(wù)活動經(jīng)費使用的自主權(quán)和降低了科研創(chuàng)新效率。以上種種風(fēng)險,都是由于業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門業(yè)務(wù)相互獨立,缺乏有效融合從而影響了內(nèi)部控制的效率。
(四)信息化程度較低
目前,大多科研事業(yè)單位的信息化程度仍較低,內(nèi)部控制仍大部分依賴人工,隨意性和錯誤率較高。隨著飛速發(fā)展的業(yè)務(wù)管理需要以及業(yè)務(wù)量的逐漸增加,內(nèi)部控制的風(fēng)險點和成本也逐漸增加。內(nèi)部控制沒有嵌入到日常的管理系統(tǒng)中,有些單位即使有內(nèi)部控制嵌入到日常業(yè)務(wù)中,其信息管理水平也較低,譬如合同管理中收付款業(yè)務(wù)的管理,如何根據(jù)合同落實收款責(zé)任、按階段付款和經(jīng)費轉(zhuǎn)撥控制方面做到精細(xì)化管理并內(nèi)嵌到項目及財務(wù)管理模塊以實現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊間互通互聯(lián)的內(nèi)部控制模塊亟待開發(fā)。
在科技經(jīng)費“放管服”的大背景下,做好內(nèi)部控制建設(shè),是釋放科研活力,避免科研腐敗,提升科研績效的基礎(chǔ)性工作之一。如何優(yōu)化和完善科研事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)工作,本文將從以下四個方面提出改進(jìn)措施。
(一)加強(qiáng)宣傳,提高內(nèi)部控制意識
通過加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)工作的宣傳,提高科研事業(yè)單位從單位負(fù)責(zé)人、職能和業(yè)務(wù)部門對內(nèi)部控制建設(shè)重要意義和影響的認(rèn)識,從單位長遠(yuǎn)發(fā)展角度激發(fā)單位負(fù)責(zé)人及職能、業(yè)務(wù)部門對內(nèi)部控制建設(shè)的需求,從而使職能、業(yè)務(wù)部門自發(fā)進(jìn)行內(nèi)部控制的建設(shè)。通過在科研事業(yè)單位內(nèi)部建立良好的內(nèi)部控制建設(shè)氛圍,加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)和配合,達(dá)到不斷優(yōu)化和完善本單位的內(nèi)部控制工作的目的。
內(nèi)部控制建設(shè)需要熟悉各業(yè)務(wù)及業(yè)務(wù)流程,了解業(yè)務(wù)風(fēng)險點的專業(yè)人才進(jìn)行職業(yè)判斷,職能、業(yè)務(wù)部門不愿配合的原因之一也就是缺少相應(yīng)的專門人才,尤其是專業(yè)度要求較高的風(fēng)險評估工作,涉及單位層面和業(yè)務(wù)層面各個業(yè)務(wù)的流程及風(fēng)險點。從單位內(nèi)部層面來說,優(yōu)化內(nèi)部控制建設(shè)工作,不斷加強(qiáng)創(chuàng)新性管理人才的培養(yǎng),從財務(wù)控制方面來說就是要將人的培養(yǎng)從核算型向管理型人才的培養(yǎng)轉(zhuǎn)變;從單位外部層面,可以通過引進(jìn)專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)對單位的內(nèi)部控制進(jìn)行風(fēng)險評估和管理咨詢,從而提升單位內(nèi)部控制建設(shè)人員的業(yè)務(wù)水平和科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制效果。
(二)明確管理歸口部門,加強(qiáng)制度、流程建立和執(zhí)行監(jiān)督相結(jié)合
科研事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)覆蓋業(yè)務(wù)各個方面,既包含單位層面的組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源等方面的控制,也包含業(yè)務(wù)層面對預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購、固定資產(chǎn)、合同管理等方面的控制??茖W(xué)事業(yè)單位應(yīng)針對單位層面和業(yè)務(wù)層面建立相應(yīng)的規(guī)章制度,全面覆蓋業(yè)務(wù)事項的方方面面。在兼顧全面性的基礎(chǔ)上,關(guān)注單位重要的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項和高風(fēng)險的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,譬如預(yù)算業(yè)務(wù)中的預(yù)算制定和執(zhí)行、收支業(yè)務(wù)中的支出事項、資產(chǎn)業(yè)務(wù)中的采購與付款、合同管理中的訂立與付款等等,建立重點業(yè)務(wù)的工作流程和風(fēng)險防控文檔,同時應(yīng)明確業(yè)務(wù)歸口部門,加強(qiáng)對業(yè)務(wù)事項流程管控和監(jiān)督。明確歸口管理部門,加強(qiáng)制度建設(shè)、風(fēng)險控制流程以及執(zhí)行監(jiān)督的結(jié)合,避免存在業(yè)務(wù)事項監(jiān)管存在空白,內(nèi)部控制建設(shè)流程化,避免業(yè)務(wù)管理碎片化,提高內(nèi)部控制全面性和重要性的結(jié)合。
(三)推進(jìn)業(yè)財融合
內(nèi)部控制歸根結(jié)底是對單位經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險的控制,而對經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險的控制貫穿了整個業(yè)務(wù)的始終。通常科研事業(yè)單位財務(wù)控制多為事后控制,而科研人員財務(wù)控制意識較薄弱,通過加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的信息溝通和協(xié)作,將財務(wù)控制前移,參與到科研業(yè)務(wù)的全過程,譬如通過加強(qiáng)對科研組財務(wù)業(yè)務(wù)助理的培訓(xùn)和指導(dǎo),從而服務(wù)于科研項目預(yù)算書的簽訂、預(yù)算的執(zhí)行、項目財務(wù)結(jié)題驗收全過程。同時,科研組的財務(wù)業(yè)務(wù)助理通過對單位財務(wù)規(guī)定及業(yè)務(wù)流程的了解,把業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中涉及的財務(wù)風(fēng)險排除在外,從而提高科研業(yè)務(wù)工作效率,同時將不符合業(yè)務(wù)規(guī)律的規(guī)定及流程反饋給財務(wù)部門,財務(wù)部門依照國家規(guī)定及業(yè)務(wù)活動規(guī)律制定符合業(yè)務(wù)規(guī)律的管理制度及管理流程,從而激發(fā)科研業(yè)務(wù)的創(chuàng)造活力。
(四)提高內(nèi)部控制信息化程度
隨著大數(shù)據(jù)時代的興起,管理信息化、電算化已經(jīng)成為時代發(fā)展的趨勢。隨著飛速發(fā)展的科研業(yè)務(wù)需求,如何提高管理水平來防范風(fēng)險對科研事業(yè)單位來說至關(guān)重要。隨著電子發(fā)票、電子車票、電子合同、財務(wù)檔案電子化等信息化的逐漸發(fā)展,科研事業(yè)單位的內(nèi)部控制優(yōu)化與完善應(yīng)致力于建立各業(yè)務(wù)互通互聯(lián)的信息業(yè)務(wù)平臺,將業(yè)務(wù)流程嵌入信息平臺,如建立差旅、采購、會議、經(jīng)費轉(zhuǎn)撥等線上審批及報銷系統(tǒng),通過系統(tǒng)進(jìn)行控制,加強(qiáng)各模塊業(yè)務(wù)信息的調(diào)用和互相制衡,從而減少內(nèi)部控制的人為因素,提高內(nèi)部控制的有效性。另外,對于科研事業(yè)單位來說,推進(jìn)財務(wù)檔案電子化,在項目結(jié)題驗收時,按照項目進(jìn)行財務(wù)檔案的調(diào)用將極大的提高科研及財務(wù)工作效率。
內(nèi)部控制體系的建立和實施是我國依法治國的要求,也是一個單位穩(wěn)定、良性發(fā)展的制度基礎(chǔ)。目前,科研事業(yè)單位在內(nèi)部控制建設(shè)中仍存在內(nèi)部控制意識薄弱,重制度建設(shè)輕流程控制和監(jiān)督、業(yè)財融合不高、信息化程度較低等問題,必須要通過宣傳加強(qiáng)內(nèi)部控制意識,加強(qiáng)制度建設(shè)、流程建立、執(zhí)行與監(jiān)督相結(jié)合,推進(jìn)業(yè)財融合,提高內(nèi)部控制信息化水平等措施進(jìn)行不斷優(yōu)化和完善。
科研事業(yè)單位作為國家科技松綁相關(guān)政策的最直接受益者,不斷優(yōu)化及完善科研事業(yè)單位內(nèi)部控制工作,從現(xiàn)階段來說,是落實國家50號文及相關(guān)政策的工作任務(wù);從長遠(yuǎn)來看,是促進(jìn)科研成果產(chǎn)出,提高單位科研競爭能力的有效途徑之一。
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