醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘要：綜合檔案的管理工作是整個(gè)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展過(guò)程中最為重要的工作，醫(yī)院要樹(shù)立正確的觀念，對(duì)綜合檔案的協(xié)調(diào)和控制要有科學(xué)合理的方法和方式，完善方案與計(jì)劃，總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)，提升工作效果，滿足當(dāng)下工作的需求，為后續(xù)的發(fā)展打下一定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。下面本文將淺析醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策，以此來(lái)供相關(guān)人士參考與交流。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院綜合檔案? ?管理? ?現(xiàn)狀及對(duì)策

檔案資源合理開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著重要的作用，但大部分醫(yī)院在這項(xiàng)工作當(dāng)中所使用的工作方法和方式不怎么合理，管理體系中不具有先進(jìn)性和創(chuàng)建綜合性，這在一定程度上影響了整體的工作效果。所以應(yīng)該提升信息方面的開(kāi)發(fā)利用效率，通過(guò)合理科學(xué)的方法確定重點(diǎn)和難點(diǎn)，保證綜合檔案能合理的使用。

一、分析醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

為了更好地開(kāi)展檔案的管理工作，醫(yī)院需要規(guī)劃好管理體系，并使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行收集和整理，提升自動(dòng)化檢索與編目錄的效果，可以有效保證完善網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的功能，對(duì)綜合檔案信息管理有促進(jìn)作用，提高服務(wù)的作用和地位[1]。如果沒(méi)有規(guī)劃好的工作體系，管理方法沒(méi)有先進(jìn)性、管理性，那么，部分醫(yī)院在對(duì)綜合檔案管理時(shí)就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。即使在醫(yī)院都有配置掃描儀設(shè)備、激光打印設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備等等一系列設(shè)備，在綜合檔案管理中還是會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，滿足不了綜合檔案的發(fā)展要求，不能合理科學(xué)的協(xié)調(diào)和控制，就會(huì)影響工作效果。具體表現(xiàn)為：

（一）工作人員沒(méi)有正確的觀念

缺乏正確的觀念，重視管理輕視使用，在醫(yī)院綜合檔案管理的期間是行不通的，在很長(zhǎng)一段封閉時(shí)間和單一思維的影響下，對(duì)綜合檔案的信息管理不能合理的利用與開(kāi)發(fā)，也就很難提高對(duì)綜合檔案的信息管理的效果。由于有工作人員對(duì)綜合檔案的信息管理工作內(nèi)容不夠熟悉，對(duì)專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)的技能沒(méi)有完全掌握，就很難在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)和利用。還有部分的工作人員在這期間，缺乏科學(xué)的工作方法和方式，意識(shí)不到工作的重要性，學(xué)習(xí)新知識(shí)和技能時(shí)不積極，就不能很好的完成對(duì)綜合檔案信息管理工作任務(wù)，就不能優(yōu)化整體的模式和機(jī)制，對(duì)其進(jìn)步就會(huì)造成一定的影響[2]。

（二）協(xié)調(diào)機(jī)制的缺乏

在醫(yī)院綜合檔案管理的工作中沒(méi)有創(chuàng)建現(xiàn)代化的協(xié)調(diào)管理機(jī)制，在相互分割的情況下，各部分的工作效果就不能得到保證，部分綜合檔案管理人員在管理控制活動(dòng)時(shí)，沒(méi)有達(dá)到數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的合理科學(xué)的設(shè)計(jì)的目的，創(chuàng)建不了具有現(xiàn)代化的檔案共享管理的體系。檔案信息管理工作的期間，醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)建合理科學(xué)的學(xué)習(xí)機(jī)制，如果沒(méi)有正確的觀念，就不能科學(xué)合理完成當(dāng)前的任務(wù)，就不能創(chuàng)建符合現(xiàn)代化的工作體系。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化程度比較低

標(biāo)準(zhǔn)化程度比較低是醫(yī)院綜合檔案管理信息工作的現(xiàn)象，因?yàn)榻?jīng)濟(jì)狀況和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)這兩個(gè)因素，沒(méi)有辦法對(duì)機(jī)械設(shè)備處理，設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)參差不齊。在檔案管理的期間，軟件技術(shù)應(yīng)用也不齊全，數(shù)據(jù)的完整性不能得到保證，整體工作無(wú)法合理管理和維護(hù)，工作效果就會(huì)很難提升[3]。

（四）缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用

在醫(yī)院綜合的信息檔案管理過(guò)程中沒(méi)有合理的使用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這種情況下工作體系很難完成，一些工作也很難適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，。即使一些醫(yī)院在管理檔案信息時(shí)，也開(kāi)始使用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是工作人員在這方面沒(méi)有樹(shù)立一個(gè)正確的觀念，規(guī)范方法和協(xié)調(diào)方式，工作模式和體系就很難創(chuàng)建，這樣就很難保證方方面面的工作都符合社會(huì)發(fā)展。

二、醫(yī)院綜合檔案管理的對(duì)策

樹(shù)立正確的觀念和總結(jié)豐富的經(jīng)驗(yàn)是各醫(yī)院在對(duì)綜合檔案管理過(guò)程中的要求，工作體系要?jiǎng)?chuàng)建得科學(xué)合理化，對(duì)綜合檔案管理的質(zhì)量和水平要提高，從而達(dá)到預(yù)期的目的[4]。

（一）樹(shù)立正確觀念

樹(shù)立正確觀念是醫(yī)院在綜合的檔案管理的過(guò)程中的一個(gè)重要意識(shí)，要建立專門(mén)的檔案室，資源共享，安排專業(yè)人員到檔案室認(rèn)真負(fù)責(zé)。培養(yǎng)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，招具有專業(yè)知識(shí)的人才，并且有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行培養(yǎng)，專業(yè)知識(shí)和先進(jìn)技能的培訓(xùn)。在實(shí)際工作中，把服務(wù)系統(tǒng)創(chuàng)建成開(kāi)放性和網(wǎng)絡(luò)化的體系，預(yù)防出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。在醫(yī)院綜合的檔案管理工作中應(yīng)有一體化的管理模式，開(kāi)展活動(dòng)時(shí)要具有信息化性質(zhì)，有服務(wù)中心。要樹(shù)立正確的觀念，合理使用信息技術(shù)開(kāi)展醫(yī)院綜合檔案管理的工作，并且要遵守工作原則。

（二）各方面工作要協(xié)調(diào)

在醫(yī)院綜合檔案管理工作的過(guò)程中，方方面面的工作都要互相協(xié)調(diào)，不管是行政方面還是技術(shù)方面都要考慮到，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的同時(shí)還要樹(shù)立正確的觀念，加強(qiáng)各部門(mén)之間的交流和合作，優(yōu)化工作體系和模式。要對(duì)檔案信息需進(jìn)行資源共享，管理的方式還需改革創(chuàng)新，還需提高檔案管理的水平。對(duì)于這個(gè)管理方式來(lái)說(shuō)，應(yīng)要保證各個(gè)部門(mén)之間的交流，才能夠搜集到準(zhǔn)確可靠的信息，要用合理的方法進(jìn)行溝通，滿足需求才能長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展[5]。

（三）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理的期間需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有詳細(xì)的計(jì)劃，能夠很好的控制和調(diào)控，明確重要內(nèi)容，保證能合理對(duì)綜合檔案信息的管理。醫(yī)院的相關(guān)管理部門(mén)還應(yīng)有全面的調(diào)查研究，推進(jìn)信息技術(shù)，要明確綜合檔案的信息資源的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，有安全的管理環(huán)境，提高工作質(zhì)量，在日常的工作中，要結(jié)合具體的方式和目標(biāo)去完成任務(wù)，在控制和調(diào)控下創(chuàng)建一定的工作模式。需要規(guī)范檔案管理人員的工作方法和提高工作人員的水平、工作質(zhì)量。

（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度

在醫(yī)院檔案的基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)程中，應(yīng)該制定比較完善的工作體系，協(xié)調(diào)好管理工作之間的聯(lián)系，要提升工作的效率與質(zhì)量，為了避免經(jīng)費(fèi)投入較少的情況下，建設(shè)一些基礎(chǔ)的設(shè)施。并且在檔案管理時(shí)，整體工作的內(nèi)容和模式要完善，達(dá)到現(xiàn)代化的管理方式，能夠保證檔案信息科學(xué)管理，要優(yōu)化工作體系和機(jī)制。與此同時(shí)，工作中要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，用于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)過(guò)程中，通過(guò)采用這樣的方式與技術(shù)能夠發(fā)現(xiàn)工作的過(guò)程中所存在的問(wèn)題，并能夠采取合理的決策和措施來(lái)解決問(wèn)題，這樣一來(lái)就能夠促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的合理利用。能夠很好的調(diào)節(jié)優(yōu)化工作的方案和內(nèi)容，從而能夠更好的工作。

（五）使用動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督方式進(jìn)行工作

使用動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督方式來(lái)完成工作的任務(wù)，是在醫(yī)院的綜合檔案的管理期間的一種方式，需要先進(jìn)的工作模式，滿足綜合檔案管理的要求。因此，需要安排具有工作能力和專業(yè)素質(zhì)高的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行分析，在分析的情況下必須嚴(yán)格要求和管理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題。然后在監(jiān)督的管理工作中，要?jiǎng)?chuàng)新和創(chuàng)建新的監(jiān)督方法和方式，在這種動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督方式下，確定工作的要求和目標(biāo)，才能繼續(xù)工作下去。管理部門(mén)還需要使用遠(yuǎn)程控制的技術(shù)來(lái)完成任務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)在綜合檔案管理的監(jiān)督工作中的有效性和可靠性。

（六）檔案查閱接待工作，滿足患者需求

醫(yī)護(hù)人員對(duì)病人的疾病的發(fā)生、檢查、診斷和治療等過(guò)程的記錄下即為病案，臨床醫(yī)師還根據(jù)患者在醫(yī)院所檢查和診斷得到結(jié)果的整理歸納和綜合分析，按照相關(guān)規(guī)定的要求和格式記錄下來(lái)，書(shū)寫(xiě)為病人的醫(yī)療檔案。這樣做能方便當(dāng)患者需要病歷檔案或者解決醫(yī)患糾紛等等問(wèn)題時(shí)都能以此為準(zhǔn)，檔案管理工作人員還應(yīng)當(dāng)為廣大患者做好檔案接待工作，方便患者查閱檔案，能為患者提供較好的服務(wù)。檔案資源應(yīng)簡(jiǎn)化查閱患者檔案的手續(xù)，為患者提供方便的服務(wù)，在門(mén)診的一樓應(yīng)開(kāi)設(shè)便民的服務(wù)中心，這樣就可以到檔室查閱檔案，需要這個(gè)服務(wù)的時(shí)候就只要到這里開(kāi)證明就可以。為患者開(kāi)具證明、提供復(fù)印件和借閱是檔案室的服務(wù)功能，通過(guò)這樣的服務(wù)來(lái)滿足患者的需求，讓檔案室真正意義上成為患者解除疑難和信息咨詢的服務(wù)站點(diǎn)。

（七）加強(qiáng)醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案共享

在檔案管理中最基礎(chǔ)具體的應(yīng)用就是醫(yī)院檔案的數(shù)字化新時(shí)期信息技術(shù)，并且還是醫(yī)院的信息資源建設(shè)的部分，數(shù)字化的發(fā)展推動(dòng)了檔案的信息化建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案打下了堅(jiān)實(shí)地基礎(chǔ)，這樣的基礎(chǔ)設(shè)施，就會(huì)促進(jìn)資源信息化的進(jìn)程和檔案信息的資源開(kāi)發(fā)和利用，提高信息的檢索效率與質(zhì)量，檔案通過(guò)數(shù)字化和信息化能夠?qū)?shù)據(jù)復(fù)制粘貼重復(fù)利用，改變以往的方式，避免數(shù)據(jù)受到損失，在一定程度上很好地保護(hù)了數(shù)據(jù)。

三、結(jié)語(yǔ)

在醫(yī)院綜合檔案的管理過(guò)程中，需要制定和完善工作方案，統(tǒng)一工作期間的標(biāo)準(zhǔn)和創(chuàng)建具有網(wǎng)絡(luò)化和信息化的體系，合理安排工作，滿足當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求，與此同時(shí)，在檔案管理的工作中，還要結(jié)合以往的要求來(lái)進(jìn)行全面的分析，對(duì)綜合檔案管理的形式要?jiǎng)?chuàng)新，才能夠確保各方面都提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

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[5]胡茜，劉治東.綜合醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（17）：74.

（作者簡(jiǎn)介：吳方，學(xué)歷：碩士研究生，職稱：檔案館員，單位：威海市傳染病醫(yī)院。）