信息化時(shí)代科技檔案管理的創(chuàng)新研究

陳蓉蓉

摘 要：隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展人們對(duì)科技檔案管理的工作要求也在不斷提高，要想提高科技檔案管理工作的水平就要不斷完善科技檔案管理工作，創(chuàng)新科技檔案管理方法。本文主要分析研究了在信息時(shí)代背景下的科技檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀與后期在創(chuàng)新工作研究中科技檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;科技檔案;創(chuàng)新

引言

科技檔案不僅匯聚了大量的科技成果，還可以促成新的科研項(xiàng)目，對(duì)于技術(shù)創(chuàng)新具有啟發(fā)作用。如今傳統(tǒng)的科技檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足社會(huì)的需求，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，新的時(shí)代必然會(huì)要求各單位、各機(jī)構(gòu)做出相應(yīng)的變革?？萍紮n案管理作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，順應(yīng)時(shí)代潮流，創(chuàng)新研究信息化時(shí)代科技檔案管理模式刻不容緩。

1 科技檔案管理的現(xiàn)狀

目前來(lái)說(shuō)，人們對(duì)于科技檔案管理的認(rèn)識(shí)不夠深刻，工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)也不夠高，工作模式依然停留在傳統(tǒng)層面上，先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備沒(méi)有得到充分的利用。在具體工作中，還有很多機(jī)構(gòu)的檔案管理內(nèi)容比較單一，比如類似于音頻、視頻或者是草圖等資料沒(méi)有被歸檔，導(dǎo)致科技檔案的完整性、統(tǒng)一性受到影響。同時(shí)，歸檔流程不夠完善，容易使機(jī)密文件外泄，科技檔案的安全性無(wú)法得到保障。另外，科技檔案的法律法規(guī)不夠健全、完善?？萍紮n案是科技成果結(jié)晶的集大成，往往涉及到一些機(jī)密文件，沒(méi)有完善的法律法規(guī)的保障，就無(wú)法保障日常工作的保密性，這樣也給工作人員帶來(lái)不必要的麻煩。這些都是導(dǎo)致科技檔案管理工作不能滿足現(xiàn)代社會(huì)需求的客觀原因。

2 信息時(shí)代科技檔案面對(duì)的挑戰(zhàn)

2.1科技檔案的應(yīng)用方式

通常來(lái)說(shuō)，科技檔案的應(yīng)用方式包括下面幾種方法：其一，科技檔案可以讓科學(xué)活動(dòng)更富有計(jì)劃性，通過(guò)對(duì)原有檔案資料的研究，能夠及時(shí)找到之前活動(dòng)中出現(xiàn)的不足，加以彌補(bǔ)，提高活動(dòng)的爭(zhēng)取率。其二，科技方案可以有效提高項(xiàng)目的盈利水平，利用對(duì)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)科技檔案的分析研究，增強(qiáng)科技檔案的應(yīng)用效率。其三，可以應(yīng)用到法律方面，具有良好的培訓(xùn)作用，由于資料具有真實(shí)性，可以直觀的將研究情況進(jìn)行展示，增強(qiáng)培訓(xùn)的感染力。

2.2硬件設(shè)施不足

基層各個(gè)科技管理部門在科技檔案管理的硬件上大力投入，受到管理思維的約束，加上領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，只是配置了比如電腦傳真機(jī)等較為基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，無(wú)法構(gòu)成系統(tǒng)性?？萍紮n案信息系統(tǒng)較為復(fù)雜，發(fā)展的級(jí)別與層次完全不同，總體規(guī)范性不足，無(wú)法真正的開(kāi)放，在服務(wù)與共享方面存在一定的距離。缺乏完善的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)機(jī)讀檔案，為建立完善的信息檢索體系，造成檔案管理不規(guī)范，限制了科技檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

3 科技檔案管理信息化的重要意義

信息化時(shí)代科技檔案管理的創(chuàng)新研究，對(duì)于科技檔案的實(shí)用性與時(shí)代性轉(zhuǎn)變有著非常重要的意義。一方面，信息技術(shù)已經(jīng)全面普及，各個(gè)單位以及機(jī)構(gòu)都因此受惠，信息技術(shù)同樣給科技檔案管理工作帶來(lái)了很多便捷，不僅節(jié)省了人員成本，還節(jié)省了時(shí)間成本。工作人員利用智能化辦公還可以避免一些人工無(wú)法控制的錯(cuò)誤。

另一方面，科技檔案管理工作匯聚了寶貴的科研資料。傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式會(huì)產(chǎn)生磨損，使資料的使用壽命大打折扣，另外人們對(duì)于資料的搜素、借鑒也極為不方便，這樣就使科技檔案不能得到充分的利用，利用智能化辦公，不僅可以延長(zhǎng)資料的使用壽命，還可以給需要借鑒資料的人們提供便利。

4 信息化時(shí)代科技檔案管理的策略研究

4.1提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)

科技檔案能否被有效的利用，關(guān)系著能否為科學(xué)技術(shù)可持續(xù)發(fā)展提供準(zhǔn)確的、有價(jià)值的信息資源，所以科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)是提升科技檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，只有組建一支具有專業(yè)水平的團(tuán)隊(duì)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高員工對(duì)科技檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)，才能為信息化時(shí)代科技檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2提升科技檔案現(xiàn)代化管理

科技檔案發(fā)揮的作用會(huì)隨著時(shí)間的推移逐漸減弱，所以若不能及時(shí)掌握并利用科技檔案，就難以發(fā)揮它的價(jià)值。在具體工作中應(yīng)將紙質(zhì)文件與電子文件有機(jī)結(jié)合起來(lái)，并能運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息以及智能化辦公，充分利用新媒體信息傳播迅速的屬性，讓科技檔案更加便捷、快速到達(dá)利用者，以便于人們及時(shí)獲取信息?，F(xiàn)代化管理是提升科技檔案管理的價(jià)值與質(zhì)量的必要手段，結(jié)合自身的實(shí)際情況制定完善的智能化檔案管理流程，提供現(xiàn)代化管理設(shè)備設(shè)施，完善檔案管理工作的軟件環(huán)境，為實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的平臺(tái)。

4.3制定完善的管理制度

科技檔案的管理工作應(yīng)該具有專業(yè)性、系統(tǒng)性，這樣才能對(duì)科研成果的發(fā)展歷程以及理論知識(shí)做出完整、詳細(xì)的記錄，以便于人們查閱、借鑒。所以制定出嚴(yán)格的管理制度及科技檔案歸檔流程是提高其價(jià)值與質(zhì)量的必要手段。基于此，要對(duì)科技檔案進(jìn)行有計(jì)劃的管理與分類，并且把科研成果、理論依據(jù)、實(shí)踐過(guò)程、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等有效統(tǒng)一起來(lái)，以達(dá)到建檔工作的目的。同時(shí)，制定完善的歸檔流程，避免檔案外泄、破壞，保證科技檔案的安全性以及保密性。

4.4拓展科技檔案的宣傳途徑

截至2018年，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)普及率已經(jīng)達(dá)到55.8%，2016年下半年，中國(guó)手機(jī)新聞客戶端用戶規(guī)模為5.9億人，增長(zhǎng)率為4.4%?？梢?jiàn)，網(wǎng)絡(luò)已成為最大的宣傳渠道。在信息化時(shí)代，傳播速度與傳播范圍決定了信息的利用價(jià)值以及利用率?？萍紮n案應(yīng)充分利用新媒體，擴(kuò)大傳播渠道與途徑，增加科技檔案的覆蓋率與傳播率，為需求者了解科技檔案提供全新的平臺(tái)，使需求者可以隨時(shí)隨地獲取科技檔案的信息，這樣一來(lái)，不僅保證了科技檔案的時(shí)效性，也讓需求者可以獲取更豐富多樣的資料，從而實(shí)現(xiàn)科技檔案的價(jià)值最大化。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，作為檔案管理的從業(yè)人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理的創(chuàng)新方法，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，將先進(jìn)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源與科技檔案管理相結(jié)合，來(lái)確?？萍紮n案信息化的健康發(fā)展。

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（作者單位：房縣醫(yī)療保險(xiǎn)管理局）