試論如何做好文書檔案管理工作

侯繼紅

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，傳統(tǒng)的文書檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足各個企業(yè)和單位的檔案管理。做好文書檔案管理工作，提高文書檔案管理的水平能夠幫助企業(yè)和單位實現(xiàn)更好的發(fā)展，促進企業(yè)檔案管理質(zhì)量的提高。同時做好文書檔案管理工作，也能夠保證檔案管理的質(zhì)量和水平，提高檔案管理的完整性和有效性，推動檔案管理工作實現(xiàn)更好的發(fā)展和進步。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理工作;對策建議

文書檔案管理不僅記錄了大量的信息資料，還記錄了企業(yè)單位的由來和歷史，因此，做好文書檔案管理工作能夠幫助企業(yè)、單位實現(xiàn)更加穩(wěn)定快速的發(fā)展。在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，不僅需要大量的人力物力財力作為支撐，還要耗費大量的時間，這就嚴重影響了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。因此，本文將針對如何做好文書檔案管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和水平進行分析和研究。

1 傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的弊端和問題

1.1文書檔案管理工作人員素質(zhì)較低

在人們的固有概念中，往往都認為文書檔案管理工作是一項比較輕松、簡單的工作，不需要太多的技巧和能力。因而在對文書檔案管理工作人員的招聘過程中，管理者為了節(jié)約成本，從而選擇了知識水平較低、專業(yè)能力較弱、工資水平較低的人任職。這些工作人員雖然擁有一定的技巧和能力，但沒有辦法及時對文書檔案管理的現(xiàn)代管理設(shè)備進行了解和熟悉，從而影響文書檔案管理實現(xiàn)信息化的管理模式。另外就是這一部分知識水平較低的工作人員，缺乏對文書檔案管理工作重要性的了解，因而可能會造成文書檔案無法得到很好的管理和規(guī)范。

1.2文書檔案管理工作效率較低

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，人們查閱資料和信息的時候只能通過手工檢索的方式來完成，這樣的方式不僅查閱的速度慢，而且查找的難度也比較大，這樣就會導(dǎo)致文書檔案查找的效率低下，從而造成人力物力財力的浪費。另一部分就是由于工作人員沒有能夠及時有效地掌握現(xiàn)代化的管理設(shè)備，這樣就會導(dǎo)致工作人員在進行資料、檔案錄入的過程中，速度比較慢，工作效率也十分的低下。

2 做好文書檔案管理工作的對策和建議

上述已經(jīng)提到了傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的弊端和問題，主要有兩個方面的問題：文書檔案管理工作人員素質(zhì)較低、文書檔案管理工作效率較低。因此，要想做好文書檔案管理工作，就必須要解決上述存在的問題和弊端，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

2.1 提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)

要做好文書檔案管理工作，首先就必須要提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)和現(xiàn)代化管理的水平。要定期對工作人員進行現(xiàn)代化管理知識的培訓(xùn)和教育，要不斷更新工作人員對于文書檔案現(xiàn)代化管理的認識和了解，。同時還要增強工作人員對文書檔案管理工作的信息化水平，要讓員工們認識到傳統(tǒng)文書檔案管理的弊端以及現(xiàn)代化文書檔案管理的優(yōu)勢，改變工作人員的固有觀念。

2.2 增強文書檔案管理工作的信息化水平

要想推動文書檔案管理工作更好的發(fā)展，首先就必須要學(xué)會用現(xiàn)代化管理方式來進行檔案管理，推動文書檔案管理工作朝著信息化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。工作人員在進行文書檔案管理工作的過程中，必須要熟練地掌握計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，利用計算機來進行文書檔案管理。這樣不僅能夠提高文書檔案查找、修改、翻譯、統(tǒng)計等的自動化和信息化水平。還能夠提高文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，幫助企業(yè)節(jié)約大量的人力物力財力，使企業(yè)單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。

3 總結(jié)

綜上所述，做好文書檔案管理工作的對策和建議主要有兩個方面的內(nèi)容：提高文書檔案管理工作人員的素質(zhì)、增強文書檔案管理工作的信息化水平。要想推動企業(yè)和單位實現(xiàn)更好的發(fā)展，就必須要做好文書檔案管理工作，通過提高文書檔案管理工作的信息化和現(xiàn)代化水平，從而提高文書檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

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