基于網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理的分析

胡凌雁

摘要：學(xué)籍檔案管理工作是高校教務(wù)管理部門的一項(xiàng)重要工作。對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行整理、歸檔，任務(wù)量大，工作繁冗。如何在網(wǎng)絡(luò)教育環(huán)境之下，充分利用信息技術(shù)的手段來實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作效率的提升，是目前各個(gè)高校教務(wù)管理工作發(fā)展中應(yīng)該關(guān)注的核心問題。為此，本文從當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，為網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展提出了一些具有可行性、可操作性的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境;高校;學(xué)籍檔案管理;方法創(chuàng)新

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息水平的不斷提升，“互聯(lián)網(wǎng)+”的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)不斷彰顯，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的應(yīng)用也為越來越多的行業(yè)帶來了更多的利好和契機(jī)。在這樣一個(gè)大環(huán)境下，高校學(xué)籍檔案管理工作要想提高效率，將更多的人力資源從學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中解放出來，也可以以“互聯(lián)網(wǎng)+”和“信息技術(shù)”作為突破口，加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)水平和建設(shè)能力，真正地以信息化手段作為基礎(chǔ)依托和后備支撐，從而讓高校學(xué)籍檔案管理工作更加有序、更加高效。但是，從目前高校學(xué)籍檔案管理工作的現(xiàn)狀上來分析，教職工等工作人員在思想理念上還沒有得到發(fā)散，在管理方法上還沒有實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新突破，對(duì)于信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入和應(yīng)用還不足。正是這些共性問題的存在，直接制約了高校學(xué)籍檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。為此，高校學(xué)籍檔案管理工作方式和實(shí)現(xiàn)手段的改革已經(jīng)迫在眉睫。正是基于這樣的一個(gè)背景環(huán)境，文章從當(dāng)前高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，深入剖析了此項(xiàng)工作在開展中存在的問題和短板，并針對(duì)這些不足提出了一些具有針對(duì)性的對(duì)策和建議。

一、高校學(xué)籍檔案管理的主要內(nèi)容

高校學(xué)籍檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較豐富，是高校信息來源的一個(gè)最為主要的渠道和途徑。這項(xiàng)工作充分體現(xiàn)出了廣泛性和周期性的基本特點(diǎn)。它是對(duì)學(xué)生從入校以來到課程學(xué)習(xí)，再到畢業(yè)發(fā)展各個(gè)方面內(nèi)容的真實(shí)的記錄，是學(xué)生在學(xué)校期間進(jìn)行學(xué)習(xí)和實(shí)踐活動(dòng)的“原始證據(jù)”和“一手資料”。高校學(xué)籍檔案管理工作主要包含的內(nèi)容有：對(duì)學(xué)生高考成績(jī)單以及相關(guān)材料的錄入、學(xué)生學(xué)籍卡的分配和發(fā)放、入學(xué)通知書的下發(fā)和整理以及學(xué)生各個(gè)學(xué)科考試成績(jī)的統(tǒng)計(jì)等等。可以說。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校教務(wù)部門的一項(xiàng)最為重要的工作，同時(shí)也為各個(gè)專業(yè)的教學(xué)活動(dòng)的合理安排和有序進(jìn)行提供了重要的數(shù)據(jù)信息。由此可見，高校學(xué)籍檔案管理在高校教學(xué)活動(dòng)的正常進(jìn)行當(dāng)中發(fā)揮著十分重要的價(jià)值和作用，在工作效率的提升上更是“功不可沒”。

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高校學(xué)籍檔案管理的方法創(chuàng)新也勢(shì)在必行。為此，也就衍生出了“高校學(xué)籍檔案的信息化管理”這樣一個(gè)基本概念。實(shí)際上，就是借助于信息化的手段，實(shí)現(xiàn)“人工+智能”的高效管理模式。而且，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高校學(xué)籍檔案的各種資源也在制度允許的范圍之內(nèi)實(shí)現(xiàn)了高度的流通和交互共享，這也大大提高了有關(guān)信息查找的效率。

二、網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的重要價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)知

當(dāng)前，對(duì)于很多高校的高校學(xué)籍檔案管理工作人員來說，還沒有充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境推動(dòng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入的重要價(jià)值和重要意義。信息技術(shù)的應(yīng)用需要工作人員再學(xué)習(xí)、再培訓(xùn)，這樣一來，有一部分信息管理者為了減少不必要的麻煩，而不愿意進(jìn)行新理念的學(xué)習(xí)和新方法的應(yīng)用。思想上不重視，必然會(huì)造成行動(dòng)上的不落實(shí)。由于重視程度不夠，也就造成了對(duì)于“高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)”和“互聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理平臺(tái)”等的基本功能缺乏足夠的了解，在運(yùn)用起來也不是十分地順暢。為此說，要想在真正意義上迎合整個(gè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，迎合信息技術(shù)的進(jìn)步，還要通過宣傳引導(dǎo)，讓廣大的教職工和學(xué)生都能夠充分認(rèn)識(shí)到信息手段在高校學(xué)籍檔案管理工作中的潛在價(jià)值。

（二）對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的手段途徑缺乏必要的創(chuàng)新

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的方式也在不斷地更替。但是，當(dāng)前，高校對(duì)于學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的應(yīng)用僅僅局限于平臺(tái)的應(yīng)用，在手段上的創(chuàng)新還不夠。特別需要指出的就是，很多高校的學(xué)籍管理工作者對(duì)于平臺(tái)上很多模塊的輔助功能還不能夠?qū)崿F(xiàn)全方位地開發(fā)，對(duì)于平臺(tái)中各個(gè)不同模塊之間的銜接過渡工作還不夠。由于手段上缺乏創(chuàng)新，直接造成了平臺(tái)利用效率不高，整個(gè)學(xué)籍檔案管理工作的效率也就得不到本質(zhì)性的提升。

（三）對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的機(jī)制體制缺乏健全的保障

很多高校都已經(jīng)引入了“高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)”和“互聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理平臺(tái)”，而且也都已經(jīng)應(yīng)用到了實(shí)踐當(dāng)中。但是，真正能夠在制度體制上實(shí)現(xiàn)健全和完善的學(xué)校、真正利用“政策導(dǎo)向”作用實(shí)現(xiàn)了教學(xué)輔助價(jià)值的學(xué)校還很少。因此，可以說對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的機(jī)制體制缺乏健全的保障是我國(guó)很多高校在在高校學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展路徑當(dāng)中存在的一個(gè)共性問題。一方面，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的具體措施、實(shí)現(xiàn)領(lǐng)域、操作步驟等缺乏約束和規(guī)范;另一方面，針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在在高校學(xué)籍檔案管理中應(yīng)用的組織體系和責(zé)任分工缺乏制度保障。由此一來，就造成了高校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作和教學(xué)工作相互剝離，學(xué)生的個(gè)性化學(xué)習(xí)模式難以得到實(shí)現(xiàn)。

（四）對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的信息保護(hù)缺乏有效的手段

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用，其中最為突出的短板就是容易出現(xiàn)信息的泄露，信息的泄露勢(shì)必就會(huì)損害到學(xué)生的個(gè)人利益。當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入和應(yīng)用可以說出于一個(gè)起步并快速發(fā)展的關(guān)鍵階段，很多高校關(guān)注的是這一個(gè)信息系統(tǒng)的實(shí)用性和效能性，對(duì)于信息保護(hù)工作還沒有能夠引起足夠的重視。例如，整個(gè)信息系統(tǒng)的后臺(tái)沒有專人去管理和監(jiān)護(hù)，密碼加密工作不到位，導(dǎo)致密碼的破解“易如反掌”，這就給不法分子帶來了可乘之機(jī)。再例如，一些專業(yè)黑客的入侵，有可能造成整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫資源的丟失。如果真的出現(xiàn)了這種情況，那么給學(xué)校的整個(gè)學(xué)籍管理工作所帶來的后果是非常嚴(yán)重的。因此，對(duì)于信息的保護(hù)，對(duì)于一些潛在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)，是高校在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景之下高校學(xué)籍檔案管理工作發(fā)展中應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)核心問題。如何能夠真正地在技術(shù)上實(shí)現(xiàn)進(jìn)步，在源頭上得到保障，才是整個(gè)系統(tǒng)發(fā)展的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

三、網(wǎng)絡(luò)教務(wù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案管理發(fā)展的對(duì)策及建議

（一）以思想認(rèn)識(shí)的提升為推手，讓信息化管理深入人心

思想上不重視就想要在行動(dòng)上見成效，那無異于是“天方夜譚”。在網(wǎng)絡(luò)教務(wù)的環(huán)境之下，要想讓高校學(xué)籍檔案管理工作取得實(shí)質(zhì)性的發(fā)展和進(jìn)步，首先就要做到從思想認(rèn)識(shí)上的提升，讓信息化管理的重要價(jià)值和功能作用能夠深入到管理教師和廣大學(xué)生的內(nèi)心。高校學(xué)籍檔案管理工作不僅對(duì)于學(xué)生們?cè)谛Ｆ陂g的表現(xiàn)進(jìn)行了真實(shí)的記錄，還原了畢業(yè)生的個(gè)人能力和綜合素質(zhì)，而且也為各個(gè)用人單位選人、用人提供了決策參考。而引入信息化的管理模式，讓學(xué)生各項(xiàng)信息的錄入更加精準(zhǔn)、更加全面，讓學(xué)生信息查詢、信息處理和信息利用的效率更高。可以說，信息化和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用不僅減輕了高校學(xué)籍檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)，而且也減少了高校的成本開支，可以說“一舉兩得”，達(dá)到了一個(gè)“雙贏”的態(tài)勢(shì)。這種優(yōu)勢(shì)和價(jià)值要通過宣傳引導(dǎo)，讓更多的教師和學(xué)生所了解，讓更多的教師和學(xué)生更加配合高校學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理手段的推進(jìn)。只有營(yíng)造良好的環(huán)境氛圍，只有全面提升意識(shí)認(rèn)知，才能夠讓網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更加順暢，讓整個(gè)工作銜接更加有度。

（二）以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入為推手，讓管理工作效率大提升

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校學(xué)籍檔案管理工作中應(yīng)用的一個(gè)最為突出的作用就是借助于方法和手段的創(chuàng)新，大大提升了管理工作的效率。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用應(yīng)該是全鏈條、多層次的。

首先，要進(jìn)一步提高互聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理平臺(tái)的綜合利用效率。當(dāng)前，在教育部的批準(zhǔn)之下，高校網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理功能已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全方面的開放，包括新生信息的審核、在線學(xué)歷的注冊(cè)、學(xué)生的數(shù)字管理以及圖像采集等等。這也就意味著對(duì)于學(xué)生相關(guān)信息的。收集和整理工作都能夠通過這一個(gè)基礎(chǔ)性的平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)。因此，大大提高這一個(gè)平臺(tái)的應(yīng)用效率是關(guān)鍵和突破。

其次，要實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫資源的深化應(yīng)用。在傳統(tǒng)的學(xué)籍管理模式之下，以人工為主導(dǎo)，工作效率低，而且出錯(cuò)率高。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的推進(jìn)，讓數(shù)據(jù)庫中的各種資源信息都能夠得到高速的交互和流通。這也是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源價(jià)值的關(guān)鍵手段。

最后，要不斷開發(fā)基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)籍管理客戶端。通過手機(jī)APP等客戶端的設(shè)計(jì)和授權(quán)，讓教師可以通過客戶端進(jìn)行實(shí)施管理，讓學(xué)生可以通過客戶端進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。

（三）以體制機(jī)制的健全為推手，讓學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)個(gè)性化

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，高校學(xué)籍檔案管理工作的創(chuàng)新不僅需要有技術(shù)層面上的支撐，同時(shí)還需要有制度層面上的保障。通過制度的健全和優(yōu)化，讓信息技術(shù)手段的應(yīng)用更加順暢、有序，同時(shí)也能夠讓學(xué)生的學(xué)習(xí)活動(dòng)更加個(gè)性化。在教育體制改革的背景環(huán)境之下，倡導(dǎo)的是“以學(xué)生為主體”的學(xué)習(xí)模式，倡導(dǎo)的是有針對(duì)性和指向性的教學(xué)方法。高校學(xué)籍檔案管理工作也是如此，要本著“服務(wù)于學(xué)生”的理念出發(fā)。例如，在體制機(jī)制的保障之下，不斷地實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理“選課環(huán)節(jié)”的全新技術(shù)模塊的設(shè)計(jì)和開發(fā)，將“選課活動(dòng)”與“成績(jī)管理”實(shí)現(xiàn)高度地整合，課程的介紹也不單單地以文字描述為主，而是增加了視頻引入，成績(jī)的評(píng)定也不單單以教師為主導(dǎo)，而是增加了“績(jī)效評(píng)價(jià)”，學(xué)生可以自由地在不同的課程設(shè)計(jì)中進(jìn)行切換和審視。通過對(duì)比來選擇出自己最感興趣的一門課程，這就是學(xué)生學(xué)習(xí)個(gè)性化的一個(gè)具體體現(xiàn)。由此可見，如果能夠在學(xué)籍管理與教學(xué)管理高度融合，在日常教學(xué)活動(dòng)的推進(jìn)當(dāng)中，關(guān)注學(xué)生的基本訴求，記錄學(xué)生的訪問結(jié)果，將學(xué)生訪問的相關(guān)內(nèi)容及時(shí)更新，并定向地、定期地向?qū)W生進(jìn)行推送，讓學(xué)生可以根據(jù)自己的喜好和時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)活動(dòng)的安排，這種全新的嘗試必然會(huì)提升學(xué)生們學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性。

（四）以信息安全的保護(hù)為推手，讓學(xué)生個(gè)人信息更保密

眾所周知，高校學(xué)籍檔案管理工作管理的就是學(xué)生的“個(gè)人信息”，管理的就是學(xué)生的“基本隱私”。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，可以說是利弊并存，既可以給學(xué)籍檔案管理工作帶來便利，也會(huì)因?yàn)楹诳偷鹊娜肭侄斐蓪W(xué)生信息的泄露。為此，要以信息安全的保護(hù)為推手，讓學(xué)生個(gè)人信息更保密。

一方面，要基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的背景環(huán)境進(jìn)行“高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)”和“互聯(lián)網(wǎng)學(xué)籍管理平臺(tái)”的及時(shí)更新。這里的更新不僅包括資源的更新，更應(yīng)該包括技術(shù)手段的更新。高校的各個(gè)管理部門、學(xué)生學(xué)籍管理教師要注重對(duì)于賬號(hào)的加密管理，只授予具有權(quán)限的人員可以登錄到后臺(tái)網(wǎng)站進(jìn)行相關(guān)工作的處理。通過加強(qiáng)數(shù)據(jù)密碼保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用來讓整個(gè)數(shù)據(jù)庫資源都處于一種安全的狀態(tài)之下。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)于高校學(xué)籍檔案管理工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，讓處于管理崗位上的教職工人員都能夠具有責(zé)任心和職業(yè)使命感。

另一方面，各個(gè)高校要根據(jù)自身的實(shí)際情況盡快出臺(tái)或者是完善《高校學(xué)籍檔案管理信息安全制度》，這一個(gè)制度就是對(duì)“入侵者”的約束，同時(shí)也是對(duì)“工作者”的約束。對(duì)那些惡意入侵網(wǎng)站、惡意泄露信息的不法人員，要通過相應(yīng)的懲罰措施的出臺(tái)落地而給與一定的制裁。

四、結(jié)語

總之，在科學(xué)水平和信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，高校學(xué)籍檔案活動(dòng)的開展也要做到與時(shí)俱進(jìn)，也要通過網(wǎng)絡(luò)、多媒體等資源的應(yīng)用，讓信息化在高校學(xué)籍檔案工作中發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和作用。通過對(duì)高校學(xué)籍檔案管理工作的主要內(nèi)容和基本現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研和梳理以后發(fā)現(xiàn)，其中存在的對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的重要價(jià)值缺乏足夠的認(rèn)知、對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的手段途徑缺乏必要的創(chuàng)新、對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的機(jī)制體制缺乏健全的保障以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的信息保護(hù)缺乏有效的手段等問題直接制約了此項(xiàng)工作的推進(jìn)。為此，通過以思想認(rèn)識(shí)的提升為推手，讓信息化管理深入人心;以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入為推手，讓管理工作效率大提升;再次要以體制機(jī)制的健全為推手，讓學(xué)生學(xué)習(xí)活動(dòng)個(gè)性化;以信息安全的保護(hù)為推手，讓學(xué)生個(gè)人信息更保密。相信通過這些措施的落實(shí)，一定能夠?yàn)楦咝W(xué)籍檔案工作的優(yōu)化發(fā)展?fàn)I造一個(gè)更加良好的環(huán)境氛圍，讓這項(xiàng)工作為高校教學(xué)活動(dòng)的順利開展做出更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉妍.淺談信息化背景下高校學(xué)籍管理改革路徑[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（信息版）， 2019 （11） ：152-153

[2]吳瑩.大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校學(xué)籍檔案的信息安全管理探析[J].傳播力研究，2019（28）：1-2.

[3]王磊.高校學(xué)生學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理模式研究[J].山西檔案，2019（09）：160-161.