大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略探研

徐榮麗

摘 要：現(xiàn)如今是一個大數(shù)據(jù)時代背景，在這種全新的背景之下，高校圖書館檔案管理工作若還是使用傳統(tǒng)管理模式，明顯無法滿足新時代管理需求，所以本文對大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略進行了分析，希望以此來有效提升管理質(zhì)量和效率。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);高校圖書館;檔案管理;策略

引言

相較于傳統(tǒng)檔案模式而言，在大數(shù)據(jù)時代背景下的高校圖書館檔案管理工作在實施過程中，自然需要以先進的信息技術作為主要管理手段，從而有效實現(xiàn)從紙質(zhì)文件到數(shù)字網(wǎng)絡化管理的有效過渡。高校圖書館檔案管理工作實施過程中，管理人員無需對大量紙質(zhì)文件進行整理與歸檔，只需要借助于相關儀器以及設備來將資料與數(shù)據(jù)及時錄入到系統(tǒng)之中，這樣就能迅速對各類不同類型原始數(shù)據(jù)進行整理與歸類，同時將其有效存儲在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫以及檔案信息系統(tǒng)之中。這種管理手段在使用過程中更加的便捷有效，能夠在很大程度上提升高校圖書館檔案管理質(zhì)量，所以本文也對其進行了如下分析：

一、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理優(yōu)勢

1.能夠有效降低管理成本

大數(shù)據(jù)時代背景下的高校圖書館檔案管理工作在實施過程中，就能將之前的紙質(zhì)檔案及時的轉變成為虛擬的數(shù)據(jù)信息，從而有效降低管理成本。在時代不斷發(fā)展過程中，高校圖書館藏書數(shù)量相較于之前而言也有了明顯的增多，一些珍貴的紙質(zhì)檔案自然需要留存，可是紙質(zhì)檔案在保存過程中較為困難，很容易受其他因素影響而出現(xiàn)毀壞以及遺失等情況。在這種情況下，圖書管理人員很難確保其完整性，檢索的時候也十分的不方便，加大了整個管理成本。但是，大數(shù)據(jù)時代背景之下，圖書館檔案管理人員就需要再受空間限制，可以及時借助于大數(shù)據(jù)技術來對海量檔案信息進行處理，同時還能有效實現(xiàn)虛擬存儲，降低客觀因素而引發(fā)的損毀，有效降低了圖書館檔案管理成本。

2.檔案能夠?qū)崿F(xiàn)永久存儲

傳統(tǒng)圖書館檔案大多是以紙質(zhì)形式存在，可是在長時間翻閱以及查詢之后，紙質(zhì)檔案自然會出現(xiàn)污染和破損等情況，無法長時間存儲下去。但是，在大數(shù)據(jù)時代背景之下的高校檔案圖書館管理工作，就能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉化成為數(shù)據(jù)信息，這種數(shù)字化存儲方式能夠?qū)崿F(xiàn)永久保存，而且相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案也更加節(jié)約空間。

3.更加便于檢索與管理

大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理工作在實施過程中，更加便于檢索與管理，能夠有效提升檔案管理效果與利用率。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在鑒定以及檢索的時候，需要耗費大量的人力與物力，整個管理效率十分低下，可是大數(shù)據(jù)時代背景下相關技術的有效應用，就能在很大程度上簡化不必要的工作程序，管理人員只需要敲敲鍵盤即可在海量的數(shù)據(jù)信息中尋找到自己想要的答案，從而有效提升圖書館檔案管理工作效率和質(zhì)量。

4.能夠提升檔案管理專業(yè)程度

大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理工作在實施過程中，除了上述幾點優(yōu)勢之外，還能在很大程度上提升檔案管理專業(yè)程度。大數(shù)據(jù)技術本身就是借助于分布式架構方式來對信息進行處理的，可是現(xiàn)有高校檔案管理工作人員對于相關技術了解甚少，依然是應用傳統(tǒng)管理理念，在這種情況下自然也就無法有序開展工作。從另一方面而言，大數(shù)據(jù)技術在高校圖書館檔案管理中的有效應用，還能在一定程度上提升檔案管理專業(yè)程度，有效推進這一項工作的有序?qū)嵤?/p>

二、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理策略

1.對檔案管理元數(shù)據(jù)進行完善

大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理工作要想有序?qū)嵤┫氯ィ紫刃枰獙n案管理元數(shù)據(jù)進行完善。大數(shù)據(jù)時代背景之下，最為明顯的變化的就是放棄對因果關系的渴求，更加關注相互之間的關系，具體而言就是只需要知道是什么，并不需要知道為什么。檔案管理工作人員在工作過程中可以借助于數(shù)據(jù)庫來對所有數(shù)據(jù)信息進行有效記錄，這樣就能將原始數(shù)據(jù)記錄因此而變得更加的全面，從而有效的體現(xiàn)出真實的情況。在大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，云計算、海量存儲均為檔案元數(shù)據(jù)詳細記錄提供了保障，無需對元數(shù)據(jù)之間是否有存在邏輯與因果關系進行考慮，若能做到這一點，就能在檔案元數(shù)據(jù)采集的時候因此而更加的全面且真實，然后管理人員還能借助于海量存儲與計算方式來有效對這些元數(shù)據(jù)進行觀察。若是在查找數(shù)據(jù)的時候發(fā)現(xiàn)了不完整等情況，管理工作人員就可以借助于增加部分元數(shù)據(jù)同時對相關記錄進行追查就能有效了解。例如，在進行檔案數(shù)據(jù)信息采集的時候，借助于有效的反饋機制就能夠在很大程度上提升元數(shù)據(jù)信息采集的完整性與效率，而借助于數(shù)據(jù)庫檢索技術則能夠?qū)υ獢?shù)據(jù)信息內(nèi)容進行更加細致的查看，從而有效把握總體情況。

2.構建出檔案管理數(shù)據(jù)倉庫

大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理過程中，還需要確保檔案管理數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性、準確性，同時能夠真正有效反映出其歷史變化等等。數(shù)據(jù)倉庫本身就是一個面向主題、相對較為穩(wěn)定、能夠反映歷史變化且集成的一個數(shù)據(jù)集合，大多是用于管理決策支持之中。在大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理工作在實施過程中，一定要具有數(shù)據(jù)倉庫模式，而且這一倉庫還需要具有定時記錄、多次查詢、無法修改以及客觀體現(xiàn)出實時變化等情況，這樣才能真正將其存在的價值有效發(fā)揮出來。高校圖書館檔案管理人員在工作過程中需要注意，不同類型檔案管理工作要求也會存在差異性，例如黨政以及人事類文檔就具有一定的行政保密要求，所以在進行圖書館檔案管理工作的時候，最好是具備一定的推廣以及延伸應用需求，積極借助于數(shù)據(jù)倉庫分布式管理技術來對整個公司運行進行良好的把握，從而有效提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3.對檔案管理運行評價機制進行完善

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，還需要對檔案管理運行評價機制進行完善。身處在大數(shù)據(jù)時代背景之下，數(shù)據(jù)庫的存在也就減輕了檔案管理工作人員壓力與負擔，同時還能積極借助于其存在的評價機制來進行歸檔與分類處理，這樣圖書館檔案管理工作自然也就不像之前一樣受限多方面原因。為此，高校圖書館檔案管理人員對于這一情況一定要加強重視，在發(fā)展過程中做好交流與評價，在評價過程中對檔案歸檔質(zhì)量以及服務使用情況進行合理分析，從而真正促進檔案管理質(zhì)量得以提升。高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量要想得以提升，計算機數(shù)據(jù)庫得到了較為良好的發(fā)展，所以在進行管理的時候，就需要對檔案管理運行評價機制進行完善，結合高校圖書館檔案實際情況來進行有效完善與發(fā)展，從而怎正有效提升高校圖書館檔案管理效率和質(zhì)量。

4.在技術共享過程中積極引進績效管理機制

在大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館教學與管理過程中，還可以在技術共享的基礎上及時引進管理機制，這樣就能有效激發(fā)管理人員工作積極性，然后有效提升其工作效率與內(nèi)容，促進其不斷發(fā)展與提升。高校圖書館檔案管理內(nèi)容本就十分的分散，檔案管理人員業(yè)務績效評價活動若能有序?qū)嵤┫氯ィ匀荒軌驅(qū)崿F(xiàn)技術創(chuàng)新，尤其是在科學服務、采購服務、參考咨詢服務等多方面。為此，高校圖書館在進行檔案管理的時候，一定要認識到績效管理機制的價值，在工作過程中以業(yè)務技術文檔管理作為基礎，產(chǎn)生業(yè)務服務量化指標，同時形成業(yè)務績效管理機制，這樣就能讓整個圖書館檔案管理工作變得更加的合理且科學，從而有效提升工作質(zhì)量，改善問題。

5.制定出檔案管理安全規(guī)范機制

在大數(shù)據(jù)時代背景之下，高校圖書館檔案管理工作質(zhì)量要想對提升，除了上述幾點之外，還可以制定出檔案管理安全規(guī)范機制，畢竟在信息技術時代背景之下，檔案管理工作因為是在網(wǎng)絡上所以也具有一定的信息安全事故，所以在發(fā)展過程中可以制定出檢索查詢登記機制，這樣就能最大程度保障服務器安全措施，同時還可以制定出檔案保密機制，以此來有效保障數(shù)據(jù)檔案的真實性。針對這一點，在進行檔案管理的時候，可以從以下幾點來著手：首先，對于回溯建檔工作可以積極借助于縮影技術來進行翻拍，這樣就能很好地保留傳統(tǒng)檔案以及使用相關記錄，同時將翻拍人員整個操作內(nèi)容與時間準確的記錄下來。其次，在檔案管理平臺之上，工作人員則可以借助于云儲存技術來將一些保密性的文件放置在單獨的服務器上進行存儲，這樣就能更好地保障其安全性。最后，對于檔案原始數(shù)據(jù)以及檔案評價服務可以將其有效分離開來，這樣就能讓查詢與評價等一系列記錄工作有序的實施下去。

三、結語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景之下，借助于計算機工具來對數(shù)據(jù)信息進行分析，能夠在很大程度上降低高校圖書館檔案管理成本，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。為此，身處在大數(shù)據(jù)背景下，高校圖書館檔案管理工作人員一定要意識到大數(shù)據(jù)背景帶來的優(yōu)勢，積極借助于大數(shù)據(jù)提供的技術與優(yōu)勢來進行圖書館檔案管理與創(chuàng)新，從而真正有效保證檔案數(shù)據(jù)信息真實性與完整性，將高校圖書館檔案管理資源的價值有效發(fā)揮出來。

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