事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理研究

劉瑜

摘 要：文書檔案的規(guī)范化管理在事業(yè)單位整體的檔案管理中占有重要地位，是全面記錄事業(yè)單位發(fā)展情況的制度支撐。因此在事業(yè)單位中文書檔案的規(guī)范化管理是一項極為重要的內(nèi)容，近年來文書檔案規(guī)范化管理逐漸受到人們的重視，文書檔案規(guī)范化可以有效提升檔案管理效率，提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;規(guī)范化管理

事業(yè)單位文書檔案管理一直以來都對事業(yè)單位的正常運行產(chǎn)生重要影響，在新時代，事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理面臨著巨大挑戰(zhàn)，如何促進文書檔案的規(guī)范化管理并提高管理效率，是事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨的實際問題。在文書檔案管理工作中，不僅要提高管理意識，加大管理力度，還要從軟硬件中提升事業(yè)單位文書檔案管理的科學化和規(guī)范化。

一、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理面臨的問題

當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在著管理方式單一陳舊、管理工作方式落后的問題，文書檔案管理工作很難引起上級領(lǐng)導和其它部門的注意，跟不上時代和單位的發(fā)展。文書檔案管理一直以來在資金投入和人員配置上都較為落后，許多管理人員都不是專業(yè)檔案管理人員，甚至是其它部門的兼職人員，由于過去檔案管理工作普遍技術(shù)含量不高，人員專業(yè)化不強，在當下信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，文書檔案規(guī)范化管理的信息化一直缺乏技術(shù)人員支持，影響到事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化進程[1]。

二、事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理措施

（一）加大對文書檔案規(guī)范化管理的重視

事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理過程中，要提高事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的認識，積極推廣文書檔案規(guī)范化管理觀念，使得事業(yè)單位工作人員對于文書檔案管理具有更加客觀、準確的認識，提高對文書檔案規(guī)范化管理的重視程度，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理的不規(guī)范之處，完善軟硬件建設(shè)設(shè)施，推動文書檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，做好部門間的協(xié)調(diào)工作，解決文書檔案規(guī)范化管理中的問題。

（二）完善文書檔案規(guī)范化管理制度建設(shè)

完善文書檔案規(guī)范化管理制度，可以有效提高事業(yè)單位文書檔案管理效果，提升事業(yè)單位管理人員對文書檔案管理規(guī)范化的正確認識，明確工作人員職責，充分發(fā)揮工作人員的價值，提升工作效率，為事業(yè)單位的正常運行提供支持，也可以提升工作人員的積極性，激勵優(yōu)秀員工主動參與到工作中去[2]。

（三）推動文書檔案信息化手段建設(shè)

應(yīng)用信息化手段，可以推動文書檔案規(guī)范化管理的實現(xiàn)，應(yīng)用計算機、掃描儀等硬件設(shè)施，對于文書檔案進行管理，提高文書檔案工作效率，保證文書檔案管理更加直觀，也可以在一定程度上減輕管理人員的工作量，提高管理質(zhì)量。信息化技術(shù)提高了文書檔案管理工作的準確性和效率，建立數(shù)字化、一體化的文書檔案管理方式，可以促進文書檔案的科學化，更加滿足事業(yè)單位發(fā)展所需。各項文書檔案可以進行統(tǒng)一管理，出庫入庫都需要進行登記，并獲得科室的同意，提升文書檔案資料的管理效率。計算機技術(shù)在提高文書檔案管理工作效率和準確性上具有非常積極的意義，也可以節(jié)省人力資源，促進更多科室參與到文書檔案管理中去，大大提高文件檢索速度，為事業(yè)單位管理層提供精確的決策參考。

（四）加強對文書檔案管理人員的培訓

加強事業(yè)單位文書檔案管理人員的培訓可以有效提高實現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理的效果，提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，同時保證事業(yè)單位文書檔案管理工作順利推進，實現(xiàn)文書檔案管理人員的專業(yè)化，在選擇文書檔案管理人員時要使其具備較強的專業(yè)知識和責任能力，積極主動參與到文書檔案管理規(guī)范化工作中去，加強教育培訓工作，使管理人員可以掌握文書檔案管理的專業(yè)知識，強化專業(yè)技能，管理人員的才能可以得到充分的發(fā)揮。提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，及時發(fā)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化中存在的問題，并采取有效的措施進行解決，從而推動事業(yè)單位的發(fā)展和進步[3]。

（五）以人為本，營造事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化的氛圍

在事業(yè)單位中貫徹以人為本理念，提高對文書檔案管理人員的關(guān)注度，認識到文書檔案管理工作在事業(yè)單位中的重要作用，增加管理人員與一線職工的溝通交流，使得文書檔案管理工作可以受到各部門的認可，從而在工作中積極配合文書檔案管理工作，提升工作效率。為管理人員提供更多學習機會，合理安排人員配置比例，設(shè)計不同的工作崗位進行合理分工，專人負責，提高管理人員的責任感。

結(jié)語

文書檔案管理是事業(yè)單位檔案管理中的重要組成部分，要做好文書檔案的規(guī)范化管理工作，就要與時代發(fā)展相適應(yīng)，完善文書檔案規(guī)范化管理制度，引進軟硬件設(shè)施，跟上信息化潮流，對事業(yè)單位文書檔案進行規(guī)范管理和保存，從而滿足事業(yè)單位對文書檔案信息數(shù)據(jù)的要求。

參考文獻

[1]肖璟.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理研究[J].教育教學論壇，2018，No.371（29）：25-26.

[2]和煒.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：131-132.

[3]張玉梅.事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018.