國(guó)家開(kāi)放大學(xué)教學(xué)秘書(shū)的發(fā)展現(xiàn)狀研究

馬駿 王楠

摘要：教學(xué)秘書(shū)是遠(yuǎn)程教育系統(tǒng)中直接承接教學(xué)與管理的崗位，負(fù)責(zé)最基礎(chǔ)、最日常的事務(wù)性工作。貫穿教學(xué)的始終，是教學(xué)工作的執(zhí)行者，是管理工作落足點(diǎn)[1]?；诮虒W(xué)秘書(shū)的重要性地位，深入研究教學(xué)秘書(shū)的工作現(xiàn)狀與職業(yè)特點(diǎn)，分析教學(xué)秘書(shū)的生存與發(fā)展問(wèn)題澄清對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作認(rèn)識(shí)的誤區(qū)，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)培訓(xùn)，健全激勵(lì)機(jī)制與體系制度，以提升教學(xué)秘書(shū)的綜合能力與管理水平。

關(guān)鍵詞：國(guó)家開(kāi)放大學(xué);管理;教學(xué)秘書(shū);發(fā)展現(xiàn)狀

引言

一流的大學(xué)需要一流的管理，一流的教學(xué)需要一流的教學(xué)管理來(lái)支撐。原教育部副部長(zhǎng)周遠(yuǎn)清在《第一次全國(guó)普通高等學(xué)校教學(xué)工作會(huì)議上的講話》中曾經(jīng)指出：“教學(xué)管理并不僅僅是一般的行政管理，而是兼有學(xué)術(shù)管理和行政雙重職能的一門(mén)科學(xué)，是一門(mén)需要長(zhǎng)期學(xué)習(xí)和實(shí)踐才能掌握的一門(mén)科學(xué)，沒(méi)有一支過(guò)硬的教學(xué)管理隊(duì)伍就不可能有一流的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。各個(gè)學(xué)校都要建設(shè)好一支高素質(zhì)、高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍，要舍得把優(yōu)秀人才選拔到教學(xué)管理的崗位上，還要制定有力的政策措施，保證這支隊(duì)伍的穩(wěn)定和發(fā)展[2]?！背錾拇髮W(xué)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的要求日趨嚴(yán)格。國(guó)家開(kāi)放大學(xué)作為現(xiàn)代化的新型教育的開(kāi)拓者和引路人，應(yīng)具備一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍服務(wù)教學(xué)。教學(xué)秘書(shū)是教學(xué)管理隊(duì)伍中的先鋒兵，直接影響教學(xué)實(shí)施的效率，加快培養(yǎng)高素質(zhì)的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍至關(guān)重要。

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的各個(gè)教學(xué)部門(mén)是教學(xué)實(shí)施的主體，承接教與學(xué)的中間環(huán)節(jié)，是教學(xué)部門(mén)與管理系統(tǒng)中交合最多的部分。教學(xué)秘書(shū)根據(jù)學(xué)校的管理規(guī)范，制定相關(guān)的教學(xué)管理制度，確保學(xué)校政策落到實(shí)處。國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的教學(xué)秘書(shū)存在知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，專業(yè)不對(duì)口的問(wèn)題，致使出現(xiàn)管理學(xué)知識(shí)儲(chǔ)備不足，管理技能不全面等問(wèn)題。由于教學(xué)秘書(shū)崗位的程序性較強(qiáng)，對(duì)教學(xué)秘書(shū)的認(rèn)知不全的現(xiàn)象普遍存在。認(rèn)為是無(wú)需專業(yè)的理論知識(shí)和專業(yè)技能便可以勝任的角色，只是簡(jiǎn)單地接打電話、收發(fā)文件等。導(dǎo)致教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)倦怠的情緒增高，缺少長(zhǎng)足發(fā)展的動(dòng)力。準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書(shū)的角色定位，了解教學(xué)秘書(shū)的成長(zhǎng)狀態(tài)，嚴(yán)格考核機(jī)制，保證遠(yuǎn)程教育各個(gè)環(huán)節(jié)的無(wú)縫隙連接，實(shí)現(xiàn)教學(xué)與管理的高效有序。

教學(xué)秘書(shū)作為聯(lián)系開(kāi)放教育中教學(xué)與管理的主體[3]，發(fā)揮上令下達(dá)、下情上傳的作用。根據(jù)工作的需要和接觸對(duì)象的差異適時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)的方式，需具備全面的能力，扮演多種角色。是教學(xué)檔案的管理者、溝通交流的協(xié)調(diào)者、教學(xué)的服務(wù)者、方案制定與研討的參謀者，又是教學(xué)質(zhì)量與反饋的監(jiān)督者、具體方案落實(shí)的實(shí)踐者、學(xué)院工作近態(tài)與成果的宣傳者。所以，教學(xué)秘書(shū)的知識(shí)儲(chǔ)備、經(jīng)驗(yàn)積累與管理理念關(guān)乎教學(xué)管理信息的獲取情況，直接作用于部門(mén)的最終決策。

（一）教學(xué)秘書(shū)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、教師處理重點(diǎn)工作和常規(guī)教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書(shū)發(fā)揮助手作用。

國(guó)家開(kāi)放大學(xué)本科專業(yè)的學(xué)位授予權(quán)和學(xué)位評(píng)審是各學(xué)院工作的重點(diǎn)。教學(xué)秘書(shū)根據(jù)學(xué)校安排，有序組織學(xué)位的申請(qǐng)和評(píng)審，完成每學(xué)年學(xué)生的學(xué)位授予。保證專業(yè)骨干教師研修工作、專業(yè)教學(xué)研究工作、重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)工作的順利開(kāi)展。貫穿會(huì)議預(yù)算、通知發(fā)布、會(huì)議日程、研討材料、會(huì)場(chǎng)布置以及費(fèi)用報(bào)銷等全部過(guò)程。配合各門(mén)課程網(wǎng)絡(luò)教學(xué)團(tuán)隊(duì)開(kāi)展工作，完成團(tuán)隊(duì)的申報(bào)、成員匯總、材料整理、工作總結(jié)以及酬金結(jié)算等。協(xié)助教師完成網(wǎng)絡(luò)核心課程、資源建設(shè)與課程建設(shè)等其他教學(xué)管理工作，發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的服務(wù)屬性，做好教學(xué)的助手。

教學(xué)秘書(shū)根據(jù)國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的日程安排，及時(shí)制定本部門(mén)的周計(jì)劃。每天不定時(shí)地查閱校內(nèi)主頁(yè)更新學(xué)校信息，實(shí)時(shí)推送最新動(dòng)態(tài)給相關(guān)教師。保證學(xué)校相關(guān)信息和安排的傳達(dá)的及時(shí)性和有效性。協(xié)助教師落實(shí)教學(xué)任務(wù)的實(shí)施細(xì)節(jié)，收集專業(yè)、課程的各項(xiàng)申報(bào)表、變更表并上交到相關(guān)部門(mén)。制定每年部門(mén)內(nèi)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。此外，教學(xué)秘書(shū)協(xié)助部門(mén)內(nèi)教師的課程開(kāi)發(fā)協(xié)議、視頻主講主編合同、調(diào)研函與調(diào)研經(jīng)費(fèi)等實(shí)時(shí)上報(bào)、審批、簽字、蓋章、報(bào)銷。協(xié)助教師、出版社完成預(yù)訂、修訂教材、練習(xí)冊(cè)，做到不漏訂、不誤訂。每學(xué)期依據(jù)考試中心下發(fā)的材料，及時(shí)督促教師命題工作。認(rèn)真核對(duì)考題的分?jǐn)?shù)設(shè)置情況，確認(rèn)無(wú)誤后按時(shí)上交至考試中心。及時(shí)通知考試時(shí)間與安排，做好考試排班表。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)匯總部門(mén)內(nèi)教師的工作情況。按照學(xué)校規(guī)定，每年清查辦公設(shè)備與家具的使用情況。對(duì)超過(guò)使用年限的設(shè)備、破損設(shè)備進(jìn)行登記，并安排換新。協(xié)助工會(huì)安排福利發(fā)放工作。核對(duì)部門(mén)的各項(xiàng)信息，并與相關(guān)教師進(jìn)行確認(rèn)校對(duì)等工作。

（二）承接部門(mén)間、部門(mén)內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)，教學(xué)秘書(shū)發(fā)揮溝通協(xié)調(diào)作用。

溝通是管理工作開(kāi)展的基本。只有建立起良好的溝通橋梁，及時(shí)獲取流程、政策等必要信息，保證教學(xué)活動(dòng)高效有序。教學(xué)秘書(shū)要完成部門(mén)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，與校辦、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處等各部門(mén)間的溝通與協(xié)作。教學(xué)秘書(shū)只有具備較強(qiáng)的溝通能力，才能通過(guò)合理的、有效的方式協(xié)調(diào)相關(guān)的事務(wù)，建立融洽的合作關(guān)系。此外，教學(xué)秘書(shū)是師生間授與受的教學(xué)實(shí)施過(guò)程中的潤(rùn)滑劑，要秉承服務(wù)師生的工作理念，及時(shí)反饋教師的要求、學(xué)生的需求，到位而不不越位，保證教學(xué)活動(dòng)的順暢平穩(wěn)。

（三）教學(xué)秘書(shū)對(duì)提高教學(xué)質(zhì)量發(fā)揮不可替代的作用。

管理作用于教學(xué)，提高教學(xué)質(zhì)量是管理的高階目標(biāo)。教學(xué)秘書(shū)要樹(shù)立正確的價(jià)值觀，科學(xué)合理的質(zhì)量觀，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展教學(xué)質(zhì)量檢查，并保存歸檔教學(xué)信息的反饋結(jié)果。針對(duì)教學(xué)準(zhǔn)備工作、教學(xué)環(huán)節(jié)定期檢查。認(rèn)真收集各項(xiàng)指標(biāo)，匯總各種問(wèn)題，以此為依據(jù)，評(píng)價(jià)影響教學(xué)質(zhì)量的因素和學(xué)習(xí)質(zhì)量的因子。將管理落到實(shí)處，把教學(xué)工作評(píng)價(jià)常態(tài)化與制度化，切實(shí)提高開(kāi)放教育的教學(xué)的質(zhì)量[4]。

（四）整合檔案，有效保存，教學(xué)秘書(shū)發(fā)揮信息管理者的作用。

整理專業(yè)檔案、課程檔案、會(huì)議檔案是教學(xué)秘書(shū)的工作。課程建設(shè)的準(zhǔn)備材料、實(shí)施環(huán)節(jié)的教學(xué)材料、專家評(píng)審意見(jiàn)、后期的修改總結(jié)等資料需要及時(shí)立卷歸檔，做到有檔可查，保證以后的專業(yè)建設(shè)和課程實(shí)施有據(jù)可依。根據(jù)國(guó)家開(kāi)放大學(xué)的檔案管理辦法，對(duì)檔案和檔案柜編碼排序，在檔案柜內(nèi)有序存放，統(tǒng)一管理。制定檔案管理辦法和檔案借閱制度，對(duì)借閱檔案進(jìn)行登記，規(guī)范檔案的管理。

簡(jiǎn)而言之，教學(xué)秘書(shū)的開(kāi)放大學(xué)管理工作是一項(xiàng)極為科學(xué)精細(xì)的工作。認(rèn)清教學(xué)秘書(shū)地位、性質(zhì)的現(xiàn)狀關(guān)乎教學(xué)效果與管理效率。結(jié)合學(xué)校實(shí)際建設(shè)的基本情況，洞察教學(xué)秘書(shū)的所求所需，解決管理者的困境。培養(yǎng)有較高素養(yǎng)的教學(xué)秘書(shū)，穩(wěn)固教學(xué)管理隊(duì)伍的地基，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展注入源源不竭地動(dòng)力。

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