檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

畢任萍

摘 要：將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，改變了傳統(tǒng)管理檔案的方式，提高檔案管理的水平。本文探討了檔案管理基礎(chǔ)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，闡述了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，指出了檔案管理工作的重要作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基礎(chǔ)工作;作用

檔案管理的基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中至關(guān)重要，如果基礎(chǔ)的檔案管理出現(xiàn)問題，將影響到整個檔案管理的完善與否。因此，檔案管理的基礎(chǔ)工作必須完善，從而促進(jìn)檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和壓力，將檔案管理水平提升，從而發(fā)揮出檔案管理基礎(chǔ)工作的重要作用。

1 現(xiàn)代檔案管理中的基礎(chǔ)工作性質(zhì)

現(xiàn)代檔案管理的主要特點(diǎn)有：管理性、政治性和服務(wù)性。服務(wù)是檔案管理最主要的性質(zhì)，也是檔案最終的目的，這種服務(wù)可能不會有實(shí)質(zhì)性的東西，但是總體上從全局出發(fā)，人類的文明和進(jìn)步都離不開檔案管理。檔案管理中的基礎(chǔ)工作具有系統(tǒng)性，也就是說這項(xiàng)工作與其他管理工作之間都有密不可分的關(guān)系，檔案中管理的信息可以向社會提供有用的信息，這種信息和資料需要從其他的管理工作中搜集，這些基礎(chǔ)的工作就是檔案管理需要做的工作。有一點(diǎn)需要注意的是，檔案管理同時負(fù)責(zé)編著和檔案的研究工作，因此檔案工作中的編著和研究工作可以看成是一種社會性服務(wù)工作。

2 現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 管理流程有待優(yōu)化

目前檔案管理中的管理流程和管理規(guī)范還不夠明確，沒有明確的完善的管理流程，阻礙著檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展，無法順利實(shí)施。例如，有些機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理時，一般的流程是：檔案收集、檔案整理、區(qū)分檔案全宗、編制檔號、選擇分類、鑒定價值、檔案存儲、檔案編研、檔案著錄以及檔案標(biāo)引。在進(jìn)行檔案管理時沒有明確的規(guī)定，這樣檔案的價值和服務(wù)性不能清晰的體現(xiàn)出來，同時會使管理者的工作態(tài)度消極，工作沒有責(zé)任心，出現(xiàn)檔案丟失或者不完整的情況。這些問題，會導(dǎo)致檔案原有的價值，也會使檢索功能不能達(dá)到要求。

2.2 管理內(nèi)容有待優(yōu)化

目前階段，國內(nèi)的檔案管理工作對于基礎(chǔ)工作不夠重視，管理工作者能力不足，對工作沒有足夠的責(zé)任心，造成檔案管理工作不專業(yè)，使得檔案內(nèi)容不規(guī)范，對檔案的管理工作造成很大的阻礙。沒有明確的管理與規(guī)范，使得工作人員不明白自己的工作范疇，那些工作是自己的責(zé)任，這樣會使整個檔案管理的質(zhì)量下降。例如，一些機(jī)關(guān)單位的檔案管理中，由于工作人員不夠?qū)I(yè)，自身的能力與水平不足，導(dǎo)致在檔案整理過程中對檔案的命名不夠規(guī)范或者目錄缺失甚至一卷多冊的現(xiàn)象，有的在檔案管理中還會出現(xiàn)命名重復(fù)的問題。這些問題會對檔案管理的唯一性帶來不利影響，還會加大檔案的管理難度，使得檢索出現(xiàn)問題，浪費(fèi)使用者搜索的時間，影響檔案使用的效率。還有一些檔案內(nèi)部缺少目錄、索引，這樣就只能從標(biāo)題去查找，增加了查找的難度，給使用者造成不必要的麻煩，同時也說明了檔案管理中存在的不嚴(yán)謹(jǐn)性，使檔案不夠完整。

2.3 管理人員素質(zhì)有待優(yōu)化

通過調(diào)查了解我們發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)今國內(nèi)檔案管理人員大都是年紀(jì)較大，沒有受過檔案專業(yè)訓(xùn)練的人，所以，他們?nèi)狈n案管理的理念和學(xué)習(xí)的精神，對于檔案的管理沒有專業(yè)的知識，即便是在領(lǐng)導(dǎo)的要求下接受培訓(xùn)，也會對知識的理解存在難度，更不要說將這些知識應(yīng)用在檔案的管理工作中，使這些管理技能、管理手段無法在實(shí)際的管理工作中應(yīng)用。因此，現(xiàn)在的檔案管理工作中，沒有管理技能和管理手段，不能稱之為現(xiàn)代的檔案管理，整個檔案的管理水平仍然比較低，檔案的管理工作人員的素質(zhì)和能力有待提升和優(yōu)化。

3 檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理作用

3.1 優(yōu)化檔案流程，有助于提升查準(zhǔn)率

現(xiàn)代的檔案管理，如果要保證正確有效的查準(zhǔn)率、查全率，最重要的工作就是檔案的基礎(chǔ)工作，要做好檔案的基礎(chǔ)管理工作，必須了解和熟悉檔案工作的流程。計算機(jī)的檢索功能最強(qiáng)大的是按照使用者提供的名稱或者關(guān)鍵詞搜索出相關(guān)的內(nèi)容或檔案資料，這個功能的實(shí)現(xiàn)，需要大量的基礎(chǔ)管理工作，精準(zhǔn)的檔案分類。也就是說，從開始的分類就要加強(qiáng)校審力度，防止出現(xiàn)問題而影響到檔案的完整性和唯一性。因此檔案的分類應(yīng)該嚴(yán)格按照《中國檔案分類法》進(jìn)行，對于不同種類的檔案采用的分類方法也不盡相同，根據(jù)不同文件的特征，選擇不同的關(guān)鍵詞，這樣在進(jìn)行檢索的時候，只需要搜關(guān)鍵詞即可。此外，先要提升檔案查找的準(zhǔn)確性，需要檔案的管理人員自身的專業(yè)能力高，根據(jù)自己的專業(yè)知識和專業(yè)技能規(guī)范檔案的命名和標(biāo)題，這樣才能幫助使用者準(zhǔn)確快捷的找到自己需要的檔案。檔案管理人員應(yīng)該定期進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國內(nèi)外的檔案管理知識，還需要招收一些年輕的檔案管理者，為檔案管理工作補(bǔ)充一些新鮮的血液。另外，規(guī)范檔案名稱屬于基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)選擇簡潔的關(guān)鍵詞，提升查找的準(zhǔn)確率和效率。

3.2 有助于規(guī)范管理內(nèi)容

檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理是至關(guān)重要的，可以提升檔案查找的質(zhì)量，也可以提升檔案查找的效率。在進(jìn)行基礎(chǔ)工作以前，要根據(jù)《檔案管理細(xì)則》，結(jié)合實(shí)際情況，將檔案的管理工作編制成一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸桨福瑢n案的內(nèi)容進(jìn)行合理的規(guī)范。檔案的管理方案分為：檔案收集、檔案分類。檔案管理的目的是給使用者提供服務(wù)和便利，為了更快的查找到需要的信息，必須從檔案管理之初就要做好整體的規(guī)劃。實(shí)際工作中，根據(jù)所遇到的具體問題，檔案管理者需要確立出較為詳細(xì)的檔案管理步驟，使檔案管理者有一個理論的支撐，使他們在工作中能找到對應(yīng)的案例。還要制定一些科學(xué)的考核機(jī)制，使每個檔案管理人員都能夠明確自己的工作和責(zé)任，對于考核不合格的人員要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使他們學(xué)習(xí)到更多的檔案管理知識，熟悉操作流程和自己具體的工作職責(zé)，提高自身的能力，提升檔案的管理水平。

4 結(jié)束語

檔案的基礎(chǔ)管理工作是檔案管理的重要組成部分，在實(shí)際的工作中需要大量的基礎(chǔ)工作去做，本文主要對檔案基礎(chǔ)工作的內(nèi)容和工作的性質(zhì)，目前階段檔案管理的現(xiàn)狀做了闡述，分析了檔案基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中的作用，就如何提高檔案的管理工作提出了要求和建議，希望以此能夠?qū)n案的管理工作的提高有一些幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉光.談現(xiàn)代檔案管理中的基礎(chǔ)工作[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012（26）：321.

[2]李瑋.論現(xiàn)代檔案管理中基礎(chǔ)管理工作的必要性[J].世紀(jì)橋，2012（09）：143-144.