大數(shù)據(jù)時(shí)代加強(qiáng)人事檔案管理工作的探索

孫杏林

摘要：所謂大數(shù)據(jù)就是指利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來集中管理巨量的數(shù)據(jù)信息。而當(dāng)前，在企事業(yè)單位中人員眾多，涉及的信息眾多，這些大量的人事信息，歸檔和管理起來將會(huì)十分困難和復(fù)雜。當(dāng)前我國事業(yè)單位一般以收集、整理和保存人事檔案為主要工作內(nèi)容，這不能滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)據(jù)要求。因此，當(dāng)前運(yùn)用大數(shù)據(jù)的方法和理念對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這是我們需要面臨的重要問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;人事檔案管理;措施

一、人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)的特性

第一，處理檔案資源的高效性。根據(jù)2017年國際數(shù)據(jù)公司的統(tǒng)計(jì)與檢測，大數(shù)據(jù)技術(shù)處理檔案資源的速度已經(jīng)基本達(dá)到EB級(jí)別，有些甚至已經(jīng)達(dá)到了ZB級(jí)別。在人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中，無論是檔案管理主體，還是檔案使用主體都可以在海量的檔案資源中進(jìn)行檢索，迅速的找出具有價(jià)值的檔案。相比其他信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在處理數(shù)據(jù)和檔案資源上的速度更快，能力更強(qiáng)。第二，能夠顯著節(jié)約單位開支。大數(shù)據(jù)處理技術(shù)能夠?qū)⒋罅康臋n案資源進(jìn)行壓縮處理，縮減數(shù)字檔案占據(jù)的硬盤空間，節(jié)約單位在購置硬盤設(shè)施上的開支。除此之外，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠代替大多數(shù)人工操作，推動(dòng)人事檔案管理的自動(dòng)化和科學(xué)化，節(jié)約單位人力消耗。第三，人事檔案服務(wù)的便捷化。在大數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中，單位可以建立檔案服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)人事檔案流動(dòng)與服務(wù)的便捷化。檔案需求主體只需要在平臺(tái)，上提交相關(guān)的申請(qǐng)后，由檔案管理主體直接通過有關(guān)渠道進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，簡便檔案服務(wù)的過程。第四，人事檔案服務(wù)的智能化。在大數(shù)據(jù)平臺(tái)當(dāng)中，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。單位可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)代替部分手工勞動(dòng)，將檔案管理人員從管理工作中解放出來，進(jìn)一步加大檔案服務(wù)工作的人力投入。

二、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）保密性原則導(dǎo)致檔案所有人無法及時(shí)完整地核對(duì)、補(bǔ)充個(gè)人信息

作為事業(yè)單位的重要機(jī)密信息之一，人事檔案需要專門的人員和部門進(jìn)行管理。人事檔案管理部門的工作人員要對(duì)人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔、整理、審查和保存。檔案不是事業(yè)單位的所有人都可以申請(qǐng)查看的，特別是對(duì)于一些保密級(jí)別高的個(gè)人人事資料，更應(yīng)該注意保密。這種過度的保密措施，也帶來了一些弊端，導(dǎo)致事業(yè)單位人員不能及時(shí)了解自己的檔案信息，也就談不上對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充完善。

（二）檔案所有人的個(gè)人重視程度不夠

當(dāng)前在一些事業(yè)單位中，特別是一些私營事業(yè)單位，事業(yè)單位的人事檔案管理存在一些重視不足的問題。由于人事檔案涉及了事業(yè)單位員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，同時(shí)也包括個(gè)人的成長歷程和所取得的成績等，這是十分有用的信息。但是，許多的事業(yè)單位在人事檔案管理上流于形式，不重視實(shí)質(zhì)，為了節(jié)約成本，雇傭非專業(yè)的檔案管理人員對(duì)企事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行記錄和管理。這些非專業(yè)的管理人員管理水平和專業(yè)素養(yǎng)方面存在一定的欠缺，當(dāng)然也很容易忽視在檔案記錄環(huán)節(jié)需要特別關(guān)注的地方和需要特別重視的信息。這主要是由于事業(yè)單位的管理層的偏見導(dǎo)致的，事業(yè)單位的大部分資金都投入市場和科研環(huán)節(jié)，在人事檔案的工作中投入的資金和重視程度不足。

（三）人事檔案收集頻率過低，導(dǎo)致歸檔信息有所丟失

當(dāng)前，我國的許多企事業(yè)單位中，對(duì)于事業(yè)單位員工個(gè)人檔案的總結(jié)和更新一般是以年為周期的。這種以年為周期的檔案更新頻率太低，導(dǎo)致對(duì)于職工的個(gè)人總結(jié)和成果更新較為緩慢。這導(dǎo)致在較長的時(shí)間中，很多重要資料失去了重要價(jià)值，同時(shí)由于保管不當(dāng)，還會(huì)出現(xiàn)資料丟失的情況，這些問題都直接導(dǎo)致人事檔案信息的丟失。

三、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新舉措分析

（一）提升大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)

?應(yīng)增強(qiáng)事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)，通過多樣化的宣傳手段和方式，使相關(guān)人員充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的價(jià)值和作用，全面樹立大數(shù)據(jù)檔案意識(shí)和觀念，密切關(guān)注事業(yè)單位人事檔案變化情況，與其他部門之間進(jìn)行及時(shí)的交流、溝通和信息反饋，增進(jìn)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的深度認(rèn)知，為檔案管理的科學(xué)化、信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的思想基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案的保密安全管理

對(duì)重要人才數(shù)據(jù)進(jìn)行安全采集、整理、存儲(chǔ)和利用，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的監(jiān)督和審查，充分利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案的便捷、安全管理，如：個(gè)人情況、專利證書、科學(xué)研究成果等信息，確保事業(yè)單位人事檔案機(jī)密的安全。同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息的加密處理、防火墻設(shè)置措施，確保人事檔案信息的安全和完整。

（三）打造優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍

信息技術(shù)時(shí)代，單位只有擁有一支優(yōu)質(zhì)人才隊(duì)伍，才能為構(gòu)建人事檔案大數(shù)據(jù)平臺(tái)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，單位可以與本區(qū)域內(nèi)的高校進(jìn)行合作，簽訂人才共同培養(yǎng)協(xié)議。通過共同培養(yǎng)的方式，單位可以立足于自身未來發(fā)展規(guī)劃，有針對(duì)性的設(shè)計(jì)培養(yǎng)計(jì)劃，為人事檔案服務(wù)工作注入新鮮的活力。其次，單位要優(yōu)化內(nèi)部培養(yǎng)方案，系統(tǒng)性的搭建培訓(xùn)體系。單位應(yīng)當(dāng)提升大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)操訓(xùn)練在培養(yǎng)方案中所占的比重，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大量的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)開始運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，單位之間只有加強(qiáng)溝通，互相借鑒，才能真正互相進(jìn)步。因此，單位必須加強(qiáng)與其他單位的溝通與聯(lián)系。一方面，單位可以定期承辦相應(yīng)的交流論壇項(xiàng)目，為本單位檔案管理人員提供交流平臺(tái)。另一方面，單位可以通過簽訂合作協(xié)議的方式，與異地單位簽訂員工交流協(xié)議，派遣員工到異地單位進(jìn)行輪崗學(xué)習(xí)，汲取其他單位運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)。

四、結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前經(jīng)濟(jì)技術(shù)的不斷發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，相關(guān)的檔案管理事務(wù)呈現(xiàn)不斷增加的趨勢，這使得檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)越來越大。當(dāng)前的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，為了進(jìn)一步提升相關(guān)企事業(yè)單位人員的專業(yè)水平，進(jìn)一步提升檔案資源管理的現(xiàn)代化水平。當(dāng)前檔案管理工作要及時(shí)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的機(jī)遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，來提高檔案的使用率和管理率。

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