信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用探討

趙愛民

摘要：報(bào)社檔案管理，直接關(guān)系到報(bào)社信息資源傳播的時(shí)效性和流暢性?；诖耍疚囊詾H坊日?qǐng)?bào)社為例，著重對(duì)信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行探究，以達(dá)到充分發(fā)揮新技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)報(bào)社信息管理體系優(yōu)化的目的。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);報(bào)社檔案管理;實(shí)踐要點(diǎn)

報(bào)社檔案管理，是報(bào)社信息資源管理的主要部分，它直接關(guān)系到報(bào)社信息傳播的質(zhì)量。研究表明，合理的將現(xiàn)代化技術(shù)融合到檔案管理日常工作中，可保障報(bào)社信息處理的明確性和系統(tǒng)性，是一種高效率的信息傳輸和整理方式。

一、報(bào)社檔案管理

報(bào)社檔案管理，是報(bào)社日常工作信息收集整理的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容主要包括日常信息管理、報(bào)社階段性信息收集管理、以及報(bào)社發(fā)展檔案管理三部分[1]。為實(shí)現(xiàn)報(bào)社檔案管理工作的有序開展，除了要準(zhǔn)確、全面的進(jìn)行信息收集，也必須有一個(gè)系統(tǒng)性的檔案管理體系。實(shí)際工作期間，應(yīng)尤為注意報(bào)社檔案管理開展要點(diǎn)，方可適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息結(jié)構(gòu)多元化的需要。

二、信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用

將信息化技術(shù)融合在報(bào)社檔案管理工作中，需充分把握技術(shù)應(yīng)用要點(diǎn)。筆者將其歸納為：

（一）自動(dòng)化整體程序

報(bào)社檔案管理進(jìn)行數(shù)字化更新后，主要采用了電子信息處理程序，將原有的實(shí)體文字檔案都整合為自動(dòng)化信息處理體系。一方面，自動(dòng)化檔案管理體系，利用IP通訊協(xié)議建立針對(duì)性報(bào)社檔案管理結(jié)構(gòu)，用戶只要登錄該系統(tǒng)，它就會(huì)存儲(chǔ)報(bào)社每日存儲(chǔ)的新聞信息資源。另一方面，利用數(shù)字虛擬平臺(tái)創(chuàng)建空間性數(shù)檔案信息存儲(chǔ)空間[2]。即，我們所說的利用網(wǎng)絡(luò)云盤、云空間進(jìn)行信息檔案存儲(chǔ)，這樣的信息存儲(chǔ)方式，可減少報(bào)社大量信息存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)的信息結(jié)構(gòu)混亂的問題。

如，濰坊日?qǐng)?bào)社在進(jìn)行檔案管理電子化技術(shù)創(chuàng)新期間，報(bào)社就采用數(shù)字化信息編程技術(shù)，創(chuàng)建了一個(gè)報(bào)社專用檔案管理通道。該通道以報(bào)社無線信息傳輸網(wǎng)址為基礎(chǔ)，開設(shè)檔案專用IP通道。當(dāng)報(bào)社各部門進(jìn)行新聞報(bào)道資源存儲(chǔ)時(shí)，編程結(jié)構(gòu)自動(dòng)選擇檔案管理專用IP地址，實(shí)現(xiàn)報(bào)社檔案管理信息的動(dòng)態(tài)化管理。此外，本次報(bào)社檔案管理進(jìn)行技術(shù)開發(fā)期間，報(bào)社還開展了虛擬化檔案管理存儲(chǔ)空間。即，以報(bào)社新聞資訊的名頭為文件名，將所有日常報(bào)社中所有報(bào)道的新聞信息、傳播出去的信息，均單獨(dú)存儲(chǔ)到報(bào)社新聞文件夾中。自動(dòng)化、時(shí)間性分類的報(bào)社檔案管理方法，為報(bào)社內(nèi)信息資源的流暢性應(yīng)用和傳播提供了保障。

（二）流程化信息整合結(jié)構(gòu)

信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，體現(xiàn)為流程化信息整合結(jié)構(gòu)的建立。傳統(tǒng)報(bào)社檔案管理工作以手動(dòng)整合管理為主，無論是報(bào)社自身發(fā)展中檔案管理，還是日常信息檔案收集，均需要大量的人工作為輔助;同時(shí)，報(bào)社每日的新聞報(bào)道內(nèi)容要，大規(guī)模進(jìn)行信息初步整理、優(yōu)化、發(fā)表、傳播，各個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)聯(lián)密度性較低，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到報(bào)社檔案管理中，可直接利用相應(yīng)的程序軟件進(jìn)行檔案咨詢收集和整理。即，只要用戶初步輸入檔案管理的內(nèi)容，后續(xù)信息處理、發(fā)表、傳播等各個(gè)環(huán)節(jié)就可以自動(dòng)進(jìn)行實(shí)施了。

如，濰坊日?qǐng)?bào)社為提升檔案管理的效率，就將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。其一，信息化技術(shù)作為企業(yè)人員、發(fā)展檔案管理的手段。管理人員將企業(yè)中所有員工的工作情況、工作責(zé)任進(jìn)行電子化記錄，并對(duì)應(yīng)的編入到企業(yè)人資方案管理體系中;依據(jù)員工工作變動(dòng)，隨時(shí)進(jìn)行局部性人員檔案調(diào)整即可。另一方面，實(shí)行日常信息檔案數(shù)字化管理戰(zhàn)略。按照?qǐng)?bào)社日常新聞資訊檔案的實(shí)際需求，建立報(bào)社資訊檔案管理模式，該模式下主要包括：新聞編輯、新聞?wù)蟽?yōu)化、新聞排版、新聞發(fā)表四部分。當(dāng)報(bào)社接對(duì)某一條新聞資訊進(jìn)行編寫時(shí)，編輯人員可通過網(wǎng)絡(luò)獲取新聞相關(guān)資料，并依據(jù)新聞內(nèi)容進(jìn)行稿件撰寫，完成后電子傳輸給新聞資訊優(yōu)化人員;優(yōu)化人員對(duì)新聞資源檔案資料進(jìn)行審核、檢查后，再傳輸?shù)叫侣勁虐姝h(huán)節(jié);工作人員利用PS技術(shù)，對(duì)新聞資訊進(jìn)行專業(yè)排版處理，最終經(jīng)新聞資訊處發(fā)表出去。這四個(gè)環(huán)節(jié)中的新聞內(nèi)容處理工程，均會(huì)在電子檔案管理過程中，形成一個(gè)對(duì)應(yīng)性電子檔案生成體系。這樣有針對(duì)性的日常咨詢檔案管理方法，可避免終極新聞檔案咨詢稿件丟失，導(dǎo)致新聞報(bào)社其他環(huán)節(jié)的工作受影響，是一種較有效的咨詢服務(wù)方法。

（三）搭建檔案信息查詢窗口

數(shù)字化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用，也體現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)可實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)檔案的快速查詢。傳統(tǒng)的報(bào)社信息檔案搜索，需人工大規(guī)模進(jìn)行信息內(nèi)容查找，而運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行報(bào)社檔案管理后，用戶只需在數(shù)字化查詢窗口上填入查詢內(nèi)容，就可以找到相關(guān)咨詢，檔案管理信息資源的應(yīng)用便捷性明顯提升。當(dāng)前，報(bào)社檔案管理中的信息資源主要包括：內(nèi)容關(guān)鍵詞查找、客戶名查詢、時(shí)間查詢?nèi)愋问剑@也是信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中應(yīng)用的體現(xiàn)。如，用戶想要查詢與“食品”有關(guān)的檔案資料，可直接在檔案管理搜索區(qū)域填寫“食品”，與其相關(guān)的信息會(huì)自動(dòng)彈出。

（四）信息安全防護(hù)體系

信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用，也體現(xiàn)為系統(tǒng)信息安全防護(hù)結(jié)構(gòu)科學(xué)性融合。其一，數(shù)字化程序以16位或者64位安全程序代碼，進(jìn)行檔案信息長期性防護(hù)，系統(tǒng)可自動(dòng)進(jìn)行檔案信息保護(hù)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存防護(hù)策略相比，安全性更高。其二，無紙化信息程序可在虛擬空間中長時(shí)間保存，由此，只要報(bào)社運(yùn)用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案信息自動(dòng)丟失、或者檔案信息殘缺的問題基本上不會(huì)發(fā)生。

三、結(jié)論

綜上所述，信息化技術(shù)在報(bào)社檔案管理中的應(yīng)用探討，是數(shù)字化程序在社會(huì)發(fā)展中融合的體現(xiàn)。在此基礎(chǔ)上，本文通過自動(dòng)化整體程序、流程化信息整合結(jié)構(gòu)、搭建檔案信息查詢窗口、信息安全防護(hù)體系，剖析報(bào)社檔案管理數(shù)字化技術(shù)實(shí)施要點(diǎn)。因此，本篇文章的研究結(jié)果，將為社會(huì)信息資源多元化探索提供方法參考。

參考文獻(xiàn)：

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