淺析做好國(guó)土檔案管理工作的方法和途徑

郭曉兵

摘要：國(guó)土資源是不可再生資源，它是人類(lèi)可持續(xù)發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，國(guó)土資源的規(guī)劃、利用以及利用方式都將影響人類(lèi)未來(lái)的發(fā)展。國(guó)土資源的重要性決定了土地檔案管理的重要性。本文首先對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作的重要性及意義進(jìn)行闡述，然后分析新形勢(shì)下我國(guó)國(guó)土資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題。并提出相對(duì)應(yīng)的對(duì)策，以促進(jìn)我國(guó)的國(guó)土資源檔案管理工作的進(jìn)一步完善，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);國(guó)土資源檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、國(guó)土資源檔案管理的必要性

國(guó)土資源檔案是對(duì)土地進(jìn)行管理、開(kāi)發(fā)和利用的過(guò)程中建立的，檔案中包括我國(guó)所有地區(qū)的土地資源利用情況。這個(gè)檔案以文字、圖片或者視頻的形式記載著我國(guó)的土地資源從開(kāi)發(fā)到合理使用的全過(guò)程，有了這個(gè)檔案就能知道我國(guó)對(duì)土地資源的利用率是多少、我國(guó)目前還有哪些土地沒(méi)有得到合理的使用，并且還能看出那些已經(jīng)被利用的土地資源在使用過(guò)程中存在哪些問(wèn)題。了解這些國(guó)土資源使用的基本情況對(duì)于以后工作的開(kāi)展有很大幫助，因此我們必須要高效的管理國(guó)土資源的檔案，以方便國(guó)土資源使用情況的查詢。

國(guó)土資源檔案管理工作有一些突出的特征：

（一）兼容性：國(guó)土資源中有大量的綜合性檔案也有業(yè)務(wù)性檔案，兩者互相兼容、互相聯(lián)系。以土體出讓檔案為例，既有文書(shū)檔案中關(guān)于土地請(qǐng)示、批復(fù)、證明材料、合同、協(xié)議等，又有測(cè)繪檔案中的用地平面圖、四鄰界定等等，這些資料之間是相互聯(lián)系、相互兼容的，缺一不可。

（二）重復(fù)性：國(guó)土資源檔案中有大量的檔案是重復(fù)的，如在建設(shè)用地審批檔案中，在辦理過(guò)程中會(huì)涉及規(guī)劃股、規(guī)劃站、利用股、地籍股等資料，為了形成完整的檔案需要對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)的整理，資料往往是分散的，在形成檔案之后就有重復(fù)性的管理格局。

（三）易變更性：國(guó)土資源檔案還存在易變更性的特征，這主要表現(xiàn)在地籍方面，如在農(nóng)村提地確權(quán)發(fā)證、房屋買(mǎi)賣(mài)、遺產(chǎn)分割、第二次土地調(diào)查等引起的地籍變更。作為檔案管理人員要及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，盡快更新檔案，保證檔案可以跟上工作的步伐為日后的檔案利用做好準(zhǔn)備。

二、新形勢(shì)下國(guó)土資源檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

（一）目前國(guó)土資源檔案管理工作的系統(tǒng)性和整體性較差，且存在資料散亂的現(xiàn)象

當(dāng)前的國(guó)土資源檔案管理工作中重點(diǎn)規(guī)劃片面，對(duì)于地籍檔案較為重視，而輕視其他方面的文本檔案管理。有些檔案沒(méi)有進(jìn)行整理分類(lèi)，散布在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有集中管理和收集，這樣也會(huì)造成檔案丟失、毀損等現(xiàn)象，導(dǎo)致資料不全，甚至被有關(guān)人員利用而造成不良影響。

（二）目前國(guó)土資源檔案管理的硬件設(shè)施配置不健全

健全的硬件設(shè)施是國(guó)土資源檔案管理工作順利進(jìn)行的重要保障，可以有效提高管理工作效率和質(zhì)量。但是目前我國(guó)的國(guó)土資源檔案管理的硬件設(shè)施存在老化、配置不匹配、應(yīng)用不便利等問(wèn)題。不能有效滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。有些國(guó)土資源檔案館的裝修過(guò)于簡(jiǎn)陋，不能有效保護(hù)相關(guān)紙質(zhì)文件，甚至出現(xiàn)霉變、毀損的現(xiàn)象

（三）目前國(guó)土資源檔案管理工作缺乏信息化、電子化技術(shù)

當(dāng)前形勢(shì)下，辦公自動(dòng)化和信息化發(fā)展迅速，并廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。但是國(guó)土資源檔案管理工作中對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用還較為缺乏，即使有應(yīng)用，其安全性也很低。目前多數(shù)國(guó)土資源檔案管理還是最原始的方式，這為檔案資料的查詢帶來(lái)很多困難，相關(guān)信息化設(shè)備配備較少，很多資料沒(méi)有進(jìn)行電子化備份歸檔處理。

（四）目前國(guó)土資源檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低，其服務(wù)意識(shí)有待提高

國(guó)土資源檔案管理比一般的檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)型要求更高，檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性要求很高的工作，對(duì)相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)要求也較高。首先，目前的國(guó)土資源檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)不夠扎實(shí)，相關(guān)知識(shí)了解較少，責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)很大程度上影響了國(guó)土資源檔案資料的分類(lèi)、整理和統(tǒng)計(jì);其次，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到國(guó)土資源檔案整理工作的重要性存在應(yīng)付心理，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)烈，將檔案管理工作與檔案的收集羅列劃等號(hào)，專(zhuān)業(yè)技術(shù)和思想觀念沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。

三、提高國(guó)土資源檔案管理工作水平的措施

（一）明確國(guó)土檔案工作在整體工作中的重要作用

根據(jù)新的社會(huì)形勢(shì)下有關(guān)檔案工作方面的新要求，時(shí)刻把我們所從事的檔案管理工作的嚴(yán)肅性真正的確立起來(lái)，從事檔案管理工作的人員時(shí)刻不忘記自己肩負(fù)的責(zé)任和使命，一定要學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)，對(duì)本行業(yè)的發(fā)展的要有緊迫感。尤其是當(dāng)前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展是與國(guó)家土地資源的利用有著直接的關(guān)系，作為國(guó)土檔案便可以從側(cè)面把經(jīng)濟(jì)發(fā)展的前期內(nèi)容都記錄下來(lái)了，因此記好、管好和利用好國(guó)家土地資源的檔案，就是直接的在為我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的浪潮中，許多人并沒(méi)有把檔案看成是一件重要的工作，缺乏清楚的認(rèn)識(shí)，這自然也就難免影響到檔案工作的快速發(fā)展。在這種情況之下，需要檔案管理人員增強(qiáng)自己與領(lǐng)導(dǎo)的溝通能力，體現(xiàn)出檔案管理工作必要性，讓一些人感受到這項(xiàng)工作重要性。

（二）實(shí)現(xiàn)國(guó)土資源檔案管理的電子化與信息化發(fā)展

信息時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，國(guó)土資源檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，相應(yīng)地進(jìn)入社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)新時(shí)代。應(yīng)該將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分應(yīng)用于國(guó)土資源檔案管理工作中，促進(jìn)檔案管理工作的信息系統(tǒng)建設(shè)，比如檔案可以進(jìn)行電子備份，以紙質(zhì)與電子兩種形式來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案的管理，在保密工作方面采取防火墻措施。

（三）建立健全現(xiàn)代化國(guó)土資源檔案管理系統(tǒng)

檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，也就是以現(xiàn)代信息管理技術(shù)、縮微技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作中的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等工作的現(xiàn)代化。隨著辦公自動(dòng)化以及CAD的全面應(yīng)用，數(shù)字電子文件的數(shù)量逐漸增多，加之無(wú)紙辦公化的推進(jìn)，電子檔案管理越來(lái)越重要。電子檔案管理較之于紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)很多，方便、快捷、保存長(zhǎng)久且完整、具有共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保性以及開(kāi)放性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，可知?jiǎng)?chuàng)優(yōu)國(guó)土資源檔案管理提升服務(wù)保障水平很關(guān)鍵，盡管我國(guó)目前國(guó)土資源管理存在著一些問(wèn)題，但是隨著國(guó)土部門(mén)的重視，以及現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的發(fā)展，這些問(wèn)題都能得到很好的解決。

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