海外項(xiàng)目記憶管理問題的探討

吳振江

（中國石化國際石油工程有限公司，北京 100020）

隨著中國“走出去”戰(zhàn)略的深入實(shí)施和“一帶一路”倡議的強(qiáng)力推進(jìn)，越來越多的中資企業(yè)走出國門，進(jìn)軍海外市場，項(xiàng)目規(guī)模逐步擴(kuò)大，管理經(jīng)驗(yàn)不斷豐富，運(yùn)作能力越發(fā)增強(qiáng)。海外項(xiàng)目的參建人員和諸多專家學(xué)者發(fā)表大量文章總結(jié)了海外項(xiàng)目運(yùn)作的寶貴經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，出版了諸如《“一帶一路”大實(shí)踐——中國工程企業(yè)“走出去”經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)》等著述。

然而，在海外項(xiàng)目運(yùn)行過程中，由于種種原因，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并未得到充分汲取，相同或相似的問題或錯(cuò)誤仍然會(huì)在不同的項(xiàng)目，甚至在同一個(gè)項(xiàng)目中重復(fù)出現(xiàn)。如何有效地管理從以往項(xiàng)目中獲取的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等項(xiàng)目記憶，使之能夠由簡單的總結(jié)性工作升華為動(dòng)態(tài)可持續(xù)工作，更好地服務(wù)于項(xiàng)目實(shí)踐并且融入項(xiàng)目的全生命周期管理中，是項(xiàng)目管理工作中需要解決的問題。

本文結(jié)合海外項(xiàng)目實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，引入項(xiàng)目記憶管理概念，分析海外項(xiàng)目記憶管理的特點(diǎn)和難點(diǎn)，提出應(yīng)對措施，探討記憶識(shí)別、收集、存儲(chǔ)、控制等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的系統(tǒng)化管理方法，以期對海外項(xiàng)目的管理創(chuàng)新和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有所助益。

1 項(xiàng)目記憶管理的定義

《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（PMBOKR指南）一書講述了項(xiàng)目溝通管理的概念，項(xiàng)目溝通管理作為一個(gè)知識(shí)領(lǐng)域，包括為確保項(xiàng)目信息技術(shù)恰當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)布、存儲(chǔ)、調(diào)用及最終處置所需要的各個(gè)過程，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)評估是項(xiàng)目收尾階段溝通管理的重點(diǎn)。

在項(xiàng)目全生命周期中，對以經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為核心的一系列項(xiàng)目記憶進(jìn)行識(shí)別、收集、存儲(chǔ)和控制的管理過程，稱為項(xiàng)目記憶管理。項(xiàng)目記憶管理本身也是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的前導(dǎo)性工作，沒有完善的項(xiàng)目記憶管理，風(fēng)險(xiǎn)管理將無的放矢。

2 海外項(xiàng)目記憶管理存在的問題和應(yīng)對措施

海外項(xiàng)目記憶受國際環(huán)境、所在國政策、市場環(huán)境等因素影響顯著，加之具有時(shí)限性強(qiáng)、人員流動(dòng)性強(qiáng)等特征，相比于國內(nèi)項(xiàng)目，其存在時(shí)效性差、適用性差、記憶易丟失等問題。

2.1 存在的問題

時(shí)效短。海外項(xiàng)目受國際環(huán)境和所在國政策及市場環(huán)境影響較大，尤其在發(fā)展中國家，政策持續(xù)性差，“朝令夕改”時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致海外項(xiàng)目記憶適用周期短，時(shí)效性差。

適用性差。海外項(xiàng)目記憶適用范圍受限，不同國家的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)往往不能通用，同一國家?guī)啄昵暗慕?jīng)驗(yàn)教訓(xùn)也可能不適用于新的項(xiàng)目，甚至同一個(gè)國家在不同地域?qū)嵤┑捻?xiàng)目也有很多不同之處，呈現(xiàn)高度的不可復(fù)制性，盲目套用固有的經(jīng)驗(yàn)反而可能導(dǎo)致失敗的決策和管理行為。

記憶易丟失。海外項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)通常服務(wù)于項(xiàng)目周期，人員流動(dòng)快，再加上失敗教訓(xùn)不能像成功經(jīng)驗(yàn)一樣高效存儲(chǔ)，記憶易丟失，工作失誤重復(fù)發(fā)生的概率與國內(nèi)項(xiàng)目相比更大，失誤風(fēng)險(xiǎn)更高。

2.2 應(yīng)對措施

強(qiáng)化“顯性”知識(shí)的固化存儲(chǔ)。項(xiàng)目中產(chǎn)生的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以紙質(zhì)文件、電子資料等“顯性”知識(shí)的形式固化下來，成為項(xiàng)目記憶管理的基礎(chǔ)。尤其在海外項(xiàng)目中，從項(xiàng)目跟蹤、投標(biāo)、簽訂合同到項(xiàng)目啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制、收尾全過程各階段，既不斷利用執(zhí)行過的類似項(xiàng)目或本項(xiàng)目前期積累的知識(shí)，又持續(xù)產(chǎn)生新的知識(shí)，這些知識(shí)受政府政策、業(yè)主規(guī)范等的影響，更迭日新，最終在項(xiàng)目收尾后形成一整套既有共性又富含個(gè)性的項(xiàng)目知識(shí)。從項(xiàng)目“顯性”知識(shí)中積累的各類文件、程序模板等組織過程資產(chǎn)，提煉的諸多項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，都是后續(xù)項(xiàng)目執(zhí)行中的寶貴財(cái)富。加強(qiáng)這些“顯性”知識(shí)的固化存儲(chǔ)，做好項(xiàng)目文控管理工作，是項(xiàng)目記憶管理的基本前提，也是項(xiàng)目成功運(yùn)作的重要保障。

重視“隱性”知識(shí)的沉淀傳承。與“顯性”知識(shí)相對應(yīng)的是“隱性”知識(shí)，其往往由項(xiàng)目關(guān)鍵崗位人員在項(xiàng)目全生命周期實(shí)踐中日積月累而來，蘊(yùn)含經(jīng)驗(yàn)和“訣竅”，很難編撰，而這些“隱性”知識(shí)又經(jīng)常是項(xiàng)目實(shí)踐的核心內(nèi)涵，具有重要意義。要做到“隱性”知識(shí)的沉淀和傳承，一是要采取多種方式進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的交流和總結(jié)，盡可能地使“隱性”知識(shí)固化存儲(chǔ)；二是要重視新項(xiàng)目的關(guān)鍵崗位人員配置，盡量調(diào)用具有類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)或具有駐在國相關(guān)項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的人員，優(yōu)先將“隱性”知識(shí)載體轉(zhuǎn)移至新項(xiàng)目發(fā)揮作用；三是采取經(jīng)典的“師帶徒”、專家團(tuán)隊(duì)等方式，使經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)薪火相傳，實(shí)現(xiàn)“隱性”知識(shí)有序傳承。

3 海外項(xiàng)目記憶管理的系統(tǒng)化方法探討

鑒于海外項(xiàng)目記憶管理存在的困難，以及“顯性”知識(shí)、“隱性”知識(shí)的不同特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)海外項(xiàng)目記憶的有效管理不能僅局限于常規(guī)做法，還需要更加系統(tǒng)化的方法。為此，把海外項(xiàng)目記憶管理分成識(shí)別、收集、存儲(chǔ)、控制四個(gè)階段，引入反饋控制理論探討記憶管理系統(tǒng)化的方法論，強(qiáng)化“顯性”知識(shí)的系統(tǒng)化存儲(chǔ)，促進(jìn)“隱性”知識(shí)與“顯性”知識(shí)的深度融合，以期使項(xiàng)目記憶管理更好地服務(wù)于新項(xiàng)目實(shí)施。

3.1 記憶的識(shí)別、收集與存儲(chǔ)

識(shí)別項(xiàng)目記憶重點(diǎn)在于過程，通過定期培訓(xùn)、專項(xiàng)探討、案例分析、收尾總結(jié)等多種形式，不斷篩選、完善各類信息，最終記錄在冊，形成有效記憶。收集項(xiàng)目記憶可采用工作分解結(jié)構(gòu)（work breakdown system，WBS）方法，劃分項(xiàng)目集、項(xiàng)目、任務(wù)、子任務(wù)、工作包等層級，分解項(xiàng)目管理中的每一項(xiàng)工作，將項(xiàng)目記憶收入其中。針對通過WBS方法收集的項(xiàng)目記憶，制定每一項(xiàng)任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)操作程序（standard operating procedure，SOP），再按照WBS逐級匯總形成SOP體系，完成項(xiàng)目記憶存儲(chǔ)，運(yùn)用到新項(xiàng)目之中，并通過項(xiàng)目實(shí)踐更新完善。

3.2 海外項(xiàng)目記憶的控制

應(yīng)對海外項(xiàng)目記憶時(shí)效短、更新快的特點(diǎn)，只依靠靜態(tài)的記憶管理SOP體系是不夠的，還需要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，保證其持續(xù)更新。為此，引入反饋控制理論，通過反饋控制系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)SOP體系的閉環(huán)動(dòng)態(tài)管理。對于項(xiàng)目記憶管理反饋控制系統(tǒng)，以SOP體系為控制器，以預(yù)期目標(biāo)和實(shí)際結(jié)果為輸入、輸出信號，進(jìn)行差異分析和反饋，實(shí)現(xiàn)閉環(huán)動(dòng)態(tài)控制。按照上述原理建立項(xiàng)目記憶管理反饋控制系統(tǒng)（見圖1），包括以下步驟和要點(diǎn)。

第一，對于工作包，制定預(yù)期目標(biāo)，也即輸入信號；

第二，在項(xiàng)目管理過程中，采用SOP體系作為控制器，使任務(wù)向預(yù)期目標(biāo)發(fā)展；第三，任務(wù)完成后，核實(shí)結(jié)果，即為輸出信號；第四，通過對預(yù)期目標(biāo)和結(jié)果進(jìn)行差異分析，識(shí)別項(xiàng)目記憶，更新工作包SOP；

第五，由工作包SOP逐級循環(huán)更新，從而建立SOP體系的動(dòng)態(tài)控制系統(tǒng)。

圖1 項(xiàng)目記憶管理反饋控制系統(tǒng)

3.3 案例分析

以某國X油氣田開發(fā)項(xiàng)目修井合同社會(huì)保險(xiǎn)號注冊為案例，將其社會(huì)保險(xiǎn)號注冊視為X油氣田開發(fā)項(xiàng)目集中的一個(gè)工作包，其WBS關(guān)系（見圖2）。

根據(jù)該國社會(huì)保險(xiǎn)號注冊的辦理程序，制定其SOP（見圖3）。

圖2 某國X油氣田開發(fā)項(xiàng)目修井合同社會(huì)保險(xiǎn)號注冊WBS關(guān)系

圖3 某國社會(huì)保險(xiǎn)號注冊的SOP

按照當(dāng)?shù)胤梢?guī)定，修井合同使用修井機(jī)等機(jī)械裝備，配備修井作業(yè)人員，屬于工程服務(wù)類合同，適用于7.78%社保稅基準(zhǔn)。然而在項(xiàng)目結(jié)束后進(jìn)行社保稅清理時(shí)，由于注冊時(shí)的本地語言文本中將修井錯(cuò)譯成了油井維修，社保部把修井合同視為維修類合同，按照16.67%的基準(zhǔn)征收社保稅，施工方面臨經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險(xiǎn)。盡管經(jīng)過大量解釋工作，社保部接受了該合同為工程服務(wù)類合同，避免了損失，但也造成了清理滯后的麻煩。

由以上情況可以看到，社會(huì)保險(xiǎn)注冊本身程序雖然簡單，卻因?yàn)檎Z言翻譯上的失誤造成了比較嚴(yán)重的影響，其根本原因在于SOP程序不完備。因此，在程序中翻譯文本必須經(jīng)過社保稅費(fèi)專家的審查。

作為項(xiàng)目的重要經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，該記憶被反饋至SOP程序，修改SOP體系（見圖4）。

以上案例說明，對目標(biāo)和結(jié)果進(jìn)行差異分析，從而動(dòng)態(tài)修正工作包SOP，不斷完善SOP體系，可以實(shí)現(xiàn)記憶的有效存儲(chǔ)，為新項(xiàng)目的實(shí)施提供寶貴的記憶庫，避免重復(fù)性錯(cuò)誤的發(fā)生。

圖4 修改后的SOP體系

4 小結(jié)

海外項(xiàng)目的記憶存在時(shí)效短、適用性差、記憶易丟失等管理難點(diǎn)，制定應(yīng)對措施，探討創(chuàng)新管理方法，使之更好地服務(wù)于新項(xiàng)目實(shí)施，對海外項(xiàng)目的管理創(chuàng)新和企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展來說是十分必要的。

海外項(xiàng)目記憶管理要更加重視“顯性”知識(shí)與“隱性”知識(shí)的管理，一方面強(qiáng)化“顯性”知識(shí)的固化存儲(chǔ)，另一方面做好“隱性”知識(shí)的沉淀傳承，不斷促進(jìn)兩者的深度融合。

圍繞項(xiàng)目全生命周期，采用系統(tǒng)論方法，對以經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)為核心的一系列項(xiàng)目記憶按照識(shí)別、收集、存儲(chǔ)、控制等階段，實(shí)現(xiàn)SOP體系動(dòng)態(tài)管理，可以促進(jìn)“顯性”知識(shí)和“隱性”知識(shí)的積累融合，實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目記憶管理。