論信息化背景下事業(yè)單位檔案管理

徐維

摘 要：在信息化時(shí)代，檔案管理信息化對提升事業(yè)單位檔案管理水平、提高檔案利用率具有重要意義。但在我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中還存在著諸多問題。要實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，需要結(jié)合實(shí)際情況加以糾正。本文首先分析了事業(yè)單位檔案管理信息化戰(zhàn)略的意義，總結(jié)了現(xiàn)今事業(yè)單位信息化建設(shè)中普遍存在的弊端，最后根據(jù)上述問題從信息系統(tǒng)化設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建、制度建設(shè)三個(gè)方面提出了解決策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;信息化;檔案

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，21世紀(jì)已步入了信息化時(shí)代，信息化建設(shè)是時(shí)代的要求，也是事業(yè)單位管理發(fā)展的方向之一。這并非是對新科技的盲目跟從，而是通過管理信息化來提高我國事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)水平，進(jìn)而全面提高事業(yè)單位的工作水平，達(dá)到通過信息化建設(shè)來轉(zhuǎn)變管理和工作模式、提高事業(yè)單位工作質(zhì)量的目的。

1.檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)涵提升的重要途徑

目前，檔案管理信息化是事業(yè)單位管理改革的方向，它不僅有助于提升檔案管理的工作效率，還能使事業(yè)單位檔案更好地實(shí)現(xiàn)共享，在這一良好前景的引導(dǎo)下，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷進(jìn)行管理調(diào)整以適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求。眾所周知，工作水平的提高是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、持續(xù)的過程，它將伴隨社會(huì)發(fā)展趨勢和政府改革的情況而發(fā)生變化。在這其中，信息技術(shù)必定會(huì)發(fā)揮重要作用，現(xiàn)階段，人們正處于數(shù)字化時(shí)代，大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)正逐步進(jìn)行普及和應(yīng)用。技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和改革。由此可見，信息化是當(dāng)今時(shí)代的特色，它對絕大多數(shù)行業(yè)和組織都有影響。在事業(yè)單位檔案管理中，信息化的意義便等同于現(xiàn)代化。在信息化的背景下，事業(yè)單位未來的改革方向之一必然是實(shí)現(xiàn)管理信息化。

因此，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)路徑必將被賦予新的意義和內(nèi)涵，這是與信息時(shí)代的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢相符的。通過加強(qiáng)檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，才有可能使傳統(tǒng)的以全人工管理、紙質(zhì)管理為主的檔案管理轉(zhuǎn)向信息時(shí)代的檔案管理。

2.檔案管理信息化是與國際接軌的現(xiàn)實(shí)需要

今天，科技水平呈爆炸式發(fā)展，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等高新信息技術(shù)層出不窮，在經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、教育、文化等領(lǐng)域，信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用，并對評估產(chǎn)業(yè)競爭力的指標(biāo)產(chǎn)生了影響，通常認(rèn)為，信息技術(shù)與產(chǎn)業(yè)的結(jié)合程度越緊密，產(chǎn)業(yè)的競爭力便越強(qiáng)?，F(xiàn)階段西方國家在政府公共管理中正積極推動(dòng)信息化建設(shè)，西方發(fā)達(dá)國家政府公共機(jī)構(gòu)管理的信息化水平已趨世界前列。

檔案管理是一項(xiàng)綜合性的管理工作，在管理信息化水平方面，我國與西方國家之間還存在較大差距。信息化在檔案管理中的應(yīng)用有助于檔案管理的發(fā)展;同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)在全球范圍內(nèi)的推廣和普及，為檔案共享提供了充分條件，事業(yè)單位應(yīng)以此為契機(jī)，充分借鑒西方國家的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，以期能在未來趕超公共機(jī)構(gòu)管理的水平。

3.檔案管理信息化是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展和改革的途徑

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求。在改革開放至今的幾十年里，事業(yè)單位的檔案管理工作隨時(shí)代發(fā)展進(jìn)行了多次優(yōu)化和改革，引進(jìn)了多種新技術(shù)，并取得了不菲的成果，但檔案管理工作的效果卻與社會(huì)、民眾的實(shí)際需求有一定落差。導(dǎo)致這種情況既有檔案管理工作人員的主觀因素，也包括檔案管理方式、檔案管理技術(shù)與時(shí)代需求不符等客觀因素，特別是在管理技術(shù)方面，檔案管理的信息化水平與利用檔案的人的需求不符合，導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量不佳。

因此，通過信息化來改變檔案工作方法有助于促進(jìn)檔案管理的改革，提高工作績效。

二、我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

檔案管理信息化的內(nèi)容涉及到許多領(lǐng)域，它不是信息技術(shù)與檔案管理工作的簡單組合，而是旨在通過信息化來促進(jìn)檔案管理工作的全面更新，包括檔案管理的理念、管理方法、績效評估標(biāo)準(zhǔn)等多個(gè)方面。由此可見，檔案管理信息化變革既存在復(fù)雜性，同時(shí)也存在一定難度?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)的具體實(shí)踐中還存在一些問題。第一，部分事業(yè)單位在檔案管理方面存在信息系統(tǒng)化水平不高的問題，在信息化技術(shù)的普及和使用方面，事業(yè)單位之間存在一定差距。第二，部分單位不重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。人們通常將信息化技術(shù)水平作為評價(jià)信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，但同時(shí)也忽略了信息化建設(shè)中檔案信息數(shù)據(jù)庫的作用。對于檔案工作而言，數(shù)據(jù)庫在檔案管理信息化中有重要的地位。人們?nèi)魧n案信息數(shù)據(jù)它的構(gòu)建和利用不夠重視，便會(huì)影響信息化在工作中的應(yīng)用，信息化技術(shù)無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，部分信息化功能如同虛設(shè)，從而導(dǎo)致信息化技術(shù)在檔案管理中的作用降低。第三，部分事業(yè)單位雖然信息化管理水平較高，但在現(xiàn)行檔案管理中存在一定問題，且缺乏嚴(yán)格的檔案管理制度。主要問題包括：一些檔案工作人員工作態(tài)度消極，缺乏責(zé)任心;部分事業(yè)單位的檔案管理工作缺乏先進(jìn)的管理方法，如部分檔案仍為紙質(zhì)檔案，未形成電子文檔，導(dǎo)致檔案利用率低等問題;部分單位的檔案管理工作管理程序隨意化，缺乏完善的管理規(guī)范，致使檔案文檔過于雜亂，檔案查閱效率低。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)化策略

可以看到，現(xiàn)今事業(yè)單位在檔案管理信息化方面還存在一定弊端，在科技日新月異，信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，應(yīng)對當(dāng)前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和反思，思考如何利用信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理的工作，促進(jìn)信息化建設(shè)順利發(fā)展。本文針對事業(yè)單位檔案管理中存在的普遍問題，從信息系統(tǒng)化設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、制度改革幾方面來探求解決途徑，以提升檔案管理的水平，規(guī)范檔案管理制度，提高檔案的利用率。

1.注重檔案信息系統(tǒng)化

檔案管理信息化建設(shè)涉及到許多個(gè)環(huán)節(jié)，人們的預(yù)期是通過信息化的推行來降低管理成本，并提高工作效率，然而在實(shí)踐的過程中，由于各環(huán)節(jié)之間難以實(shí)現(xiàn)無縫對接，不同環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)還未統(tǒng)一，因此檔案信息化很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。若不同環(huán)節(jié)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)不在一個(gè)水平線上，甚至采取不同的標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)不可避免地產(chǎn)生矛盾，阻礙信息化的發(fā)展。如某事業(yè)單位檔案分類收錄和檔案篩選的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，就會(huì)發(fā)生沖突。因此，事業(yè)單位作為信息化建設(shè)的主導(dǎo)者，應(yīng)考慮到不同環(huán)節(jié)的因素，構(gòu)建適合的信息系統(tǒng)化方案，并對信息化建設(shè)各環(huán)節(jié)進(jìn)行整體規(guī)劃，進(jìn)行科學(xué)的設(shè)計(jì)，使不同環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)緊密關(guān)聯(lián)，具體措施如下：

首先，在事業(yè)單位檔案主管部門的主導(dǎo)下，對信息化建設(shè)進(jìn)行全面把控，構(gòu)建完整、統(tǒng)一的信息系統(tǒng)。同時(shí)還應(yīng)注意到，僅依靠主管部門的力量是難以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)化的，完整的系統(tǒng)還需檔案工作人員的配合，因此還應(yīng)加強(qiáng)對工作人員的培訓(xùn)，使其了解信息系統(tǒng)化的意義，建立全局工作思維。

其次，發(fā)揮事業(yè)單位主管部門的力量，使檔案管理各部門之間形成協(xié)調(diào)機(jī)制。信息化建設(shè)與檔案采集，檔案收錄等多個(gè)部門息息相關(guān)，這些部門共同參與并推動(dòng)了信息化的發(fā)展。為了避免部門之間互相資源推諉現(xiàn)象的出現(xiàn)，主管部門應(yīng)設(shè)立一個(gè)主導(dǎo)機(jī)構(gòu)，在信息化推行過程中對部門的職責(zé)與資源進(jìn)行統(tǒng)一安排和調(diào)配，從而實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展中職責(zé)和權(quán)益的統(tǒng)籌。除此之外，還應(yīng)設(shè)立信息化監(jiān)管機(jī)構(gòu)，用于改進(jìn)信息化建設(shè)中的問題。

最后，重新設(shè)計(jì)檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)與多個(gè)環(huán)節(jié)有關(guān)，若各環(huán)節(jié)的信息化管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息化建設(shè)便很有可能流于盲目，導(dǎo)致技術(shù)資源、硬件資源的浪費(fèi)。因此作為主導(dǎo)機(jī)構(gòu)的檔案主管部門應(yīng)參考信息化技術(shù)發(fā)展水平，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，未信息化系統(tǒng)設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，提高信息化建設(shè)的實(shí)效性。

2.構(gòu)建完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫

信息社會(huì)，信息化已成為了各行業(yè)發(fā)展和改革的新趨勢，對檔案管理工作來說，信息化是以龐大的信息數(shù)據(jù)庫為支撐的，只有構(gòu)建了信息數(shù)據(jù)庫，才談得上實(shí)現(xiàn)電子檔案的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源共享。信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是信息化的基礎(chǔ)，對于檔案管理信息化具有現(xiàn)實(shí)意義。

因此，在事業(yè)單位檔案管理領(lǐng)域，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，是打破檔案資料信息壁壘，提高信息化水平的重要途徑。事業(yè)單位應(yīng)積極構(gòu)建統(tǒng)一、完整的信息數(shù)據(jù)庫。

首先，在數(shù)據(jù)容量方面，由于大數(shù)據(jù)的普及，人們逐漸意識到所有數(shù)據(jù)的集合都具有其意義，因此建議以檔案資料為基礎(chǔ)，構(gòu)建包括工作情況等資料在內(nèi)的檔案信息資源。其次，在技術(shù)方面，有必要引進(jìn)新的信息化技術(shù)，并主動(dòng)地更新技術(shù)方法。最后，在信息數(shù)據(jù)庫的利用方面，建議優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的查閱功能，增加數(shù)據(jù)庫的實(shí)用性。

3.構(gòu)建檔案管理制度

事業(yè)單位的檔案管理需要按照一定管理制度和管理程序來執(zhí)行，同時(shí)管理制度對檔案管理工作人員有約束作用，所以構(gòu)建完整的檔案管理制度有利于檔案資料的利用，能提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。所以，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建完整的檔案管理制度設(shè)定檔案管理收集、查閱、共享的權(quán)限和具體流程，設(shè)定信息化技術(shù)更新的時(shí)限，同時(shí)對檔案管理工作人員的行為進(jìn)行明確規(guī)定。

四、結(jié)語

檔案管理的信息化對提升事業(yè)單位檔案管理水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展具有重要的意義， 要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，事業(yè)單位檔案主管部門需要在信息化建設(shè)中考慮檔案信息系統(tǒng)化的問題，同時(shí)構(gòu)建完整的信息數(shù)據(jù)庫，并以完善的檔案管理制度來規(guī)范檔案信息化管理的程序資源平衡分配的問題，以提高信息化建設(shè)對檔案管理的作用。

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