新醫(yī)改背景下醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的問題與對策

胡常全

摘 要：在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案管理工作等方面遇到了很多問題和挑戰(zhàn)，檔案管理工作同時(shí)也是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作中不可或缺的部分。筆者從醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作的重要性、檔案管理工作的現(xiàn)狀及對提高檔案管理工作水平的對策方面進(jìn)行了闡述，在面對醫(yī)療機(jī)構(gòu)在對檔案管理工作方面不夠重視、針對檔案管理工作方面的管理不足、檔案管理制度不健全和檔案管理人員素質(zhì)不高等問題，提出了加強(qiáng)對檔案管理工作方面的管理意識、健全檔案管理工作方面的制度與規(guī)范、合理規(guī)劃檔案管理方面的人員配置及提高檔案管理工作的信息化水平等對策，從而提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的工作效率和檔案管理工作人員的積極性。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改;醫(yī)療機(jī)構(gòu);檔案管理工作

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作的重要性

在新醫(yī)改深入貫徹的趨勢下，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作越來越重要，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，檔案管理工作可以作為醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中大部分工作參考的依據(jù)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作并不是依靠單獨(dú)的一個(gè)部門來實(shí)施的，而是要依靠整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的行政部門、后勤部門及其他重要部門互相配合，互相支持，共同來做好檔案管理工作。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案管理工作的重視程度逐漸增加，因此在檔案管理的各項(xiàng)工作方面都有了很大的改善，但是仍存在很多問題。

1.醫(yī)療機(jī)構(gòu)在對檔案管理工作方面不夠重視。由于醫(yī)療機(jī)構(gòu)從事的是醫(yī)療工作，因此對其檔案管理工作方面仍是不夠重視，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，工作壓力相對來講是比較大，很多人認(rèn)為相對于醫(yī)療工作而言，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作是比較損耗勞動價(jià)值的工作，對整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展及運(yùn)營并沒有很大的作用，因此，有一部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)為了減少損耗，對檔案管理工作所需的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施甚至是人員進(jìn)行不合理的壓縮，因此很大程度上影響了檔案管理工作的開展，造成了檔案無人來管理，各項(xiàng)檔案的資料也比較凌亂，無法再查詢以往較為精細(xì)的檔案記錄，最終也導(dǎo)致了整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中檔案管理工作的混亂。

2.醫(yī)療機(jī)構(gòu)在對檔案管理工作方面的管理不足。醫(yī)療機(jī)構(gòu)對檔案管理工作方面管理的不足不僅能夠表現(xiàn)在對檔案管理工作不夠重視，還表現(xiàn)在對檔案管理工作管理方面投入的不足，隨著人口老齡化問題逐漸加深，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也將很大一部分的精力放在了醫(yī)療工作方面，因此對檔案管理工作的管理方面投入不足，雖然我們在醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中都能看到檔案室，但是在檔案室中也缺乏較為合理的空間規(guī)劃和區(qū)域規(guī)劃，多種不同類型的檔案往往都亂放在一起，并沒有進(jìn)行精細(xì)的分類，因此在找尋起來也是很費(fèi)功夫;有些醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至將存放檔案的區(qū)域當(dāng)作了倉庫，存放各種物資和醫(yī)療用品，完全違背了檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);另一方面，對檔案管理方面的設(shè)備和設(shè)施投入太少，如一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)連檔案管理工作必備的滅火器都沒有進(jìn)行投入，更別說空調(diào)和除濕機(jī)等一些檔案管理工作的設(shè)備。

3.醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理制度不健全。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作是依靠檔案管理相關(guān)的制度及規(guī)范來實(shí)行的，因此對檔案管理相關(guān)的制度及規(guī)范進(jìn)行建設(shè)及健全是很有必要的，是醫(yī)療工作進(jìn)行檔案管理工作的制度基礎(chǔ)。目前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理相關(guān)的制度及規(guī)范仍然不是很健全，對檔案管理工作方面的相關(guān)崗位的設(shè)置也比較欠缺，往往設(shè)置的不是很合理，而且對檔案管理工作相關(guān)崗位的職能行使的權(quán)利和責(zé)任不明確，各種崗位的責(zé)任往往只由一個(gè)或兩個(gè)人來承擔(dān)，出現(xiàn)問題后，往往還會出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，對這些崗位所設(shè)置的獎懲情況也不明確，因此也很大程度上打消了工作人員對檔案管理工作的積極性;另一方面，醫(yī)療機(jī)構(gòu)往往對自身的檔案管理工作上的保密工作不夠重視，檔案資料最重要的就是其保密性，有些醫(yī)療機(jī)構(gòu)甚至對保密工作方面并沒有做出明確的規(guī)定，因此總會導(dǎo)致檔案資料的泄密，這會給醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來不可估計(jì)的損失。

4.醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，所有的具體工作都是要落實(shí)到個(gè)人，其檔案管理工作也是一樣，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的實(shí)施和管理水平。據(jù)新醫(yī)改要求，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作要實(shí)行改革。實(shí)行改革的具體工作還是要落實(shí)到檔案管理人員身上。目前，我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人力資源管理方面對檔案管理工作的人力資源的相關(guān)配置仍然是不夠完善的，忽略了醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員對檔案管理工作的重要性。目前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員一般都較缺乏檔案管理相關(guān)的學(xué)歷背景，其他專業(yè)背景的人員居多，這些檔案管理人員往往較缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識;另一方面，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)中有很大一部分檔案管理人員比較缺乏職業(yè)素養(yǎng)，往往都是抱著不作為的態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，但醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中的檔案資料往往比較繁雜，這就需要檔案管理的工作人員對其進(jìn)行比較合理的分類規(guī)劃，更需要檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

三、新醫(yī)改背景下提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作水平的對策

1.加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作方面的管理意識。要提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作方面的管理意識要從提高管理者的思想意識上入手，思想意識是提高管理意識的基本條件。具體來說，一方面，在一定程度上對醫(yī)療機(jī)構(gòu)中管理的思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使其認(rèn)識到醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作的重要性，其后在整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中進(jìn)行影響及宣傳，提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)全員對檔案管理工作的重視程度，這樣從一定程度上來說能夠降低醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的難度，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理人員可以從舉辦一些宣講活動入手，如專題講座、醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳演出等活動，可以在思想意識方面提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的全體成員對檔案管理工作的重視程度。另一方面，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者可以從自己機(jī)構(gòu)目前具體的檔案管理工作入手進(jìn)行分析，并對檔案管理的相關(guān)崗位人員進(jìn)行合理的配置，對每個(gè)人員所負(fù)責(zé)的工作和職責(zé)進(jìn)行合理的分配，完善檔案管理人員的獎懲機(jī)制，提高檔案管理人員工作的積極性。

2.健全醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的相關(guān)制度與規(guī)范。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作需要以健全的檔案管理工作相關(guān)制度與規(guī)范作為依據(jù)和基礎(chǔ)。上文已經(jīng)提到，目前我國醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的相關(guān)制度與規(guī)范并不是很完善，因此，建立健全的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作相關(guān)制度與規(guī)范是目前進(jìn)行檔案管理工作的首要任務(wù)。具體來講，一方面，醫(yī)療機(jī)構(gòu)首先要了解自己單位內(nèi)部的情況，在進(jìn)行檔案管理工作相關(guān)制度的健全及完善的同時(shí)，要考慮到整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中每個(gè)部門、每個(gè)崗位的發(fā)展目標(biāo)及各方的權(quán)利和義務(wù)，設(shè)立自己公司的檔案管理部門，可采用與其他部門平行的方式進(jìn)行管理，建立科學(xué)且合理的制度與規(guī)范，并在制度及規(guī)范中對檔案管理工作的各個(gè)方面進(jìn)行明確，如崗位的設(shè)置、人員的準(zhǔn)入、各項(xiàng)管理常規(guī)制度等制度和規(guī)范;另一方面，從醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的角度來講，建立各種常規(guī)的制度和規(guī)范的同時(shí)，也要考慮到外部環(huán)境對檔案管理工作的影響，健全和完善應(yīng)急事務(wù)處理制度和規(guī)范，從內(nèi)部和外部共同對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范。

3.合理規(guī)劃醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員的配置。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作最終還是要落實(shí)到人，因此人才是檔案管理部門的基礎(chǔ)，是檔案管理部門不可或缺的部分，因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者要加強(qiáng)對檔案管理工作的人力資源管理方面的規(guī)劃，在本文中，筆者會通過人力資源的幾大模塊分別對醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作方面的人力資源管理進(jìn)行闡述。具體來講，第一，從招聘方面來說，要規(guī)范對檔案管理工作人員的準(zhǔn)入機(jī)制，規(guī)范學(xué)歷及所學(xué)專業(yè)方面的要求，可以在一定程度上提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的準(zhǔn)入門檻，從招聘方面來提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng);第二，從用人角度上來講，要具體分析每個(gè)檔案管理人員的個(gè)性、工作方式、專業(yè)素養(yǎng)、管理能力等各方面的能力，合理地將其能力與崗位進(jìn)行配置，這樣做不僅可以提高檔案管理人員地穩(wěn)定程度，也能在一定程度上減少檔案管理人員的流失;第三，從人力資源角度的專業(yè)培訓(xùn)方面來講，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理人員是需要進(jìn)行一系列的專業(yè)培訓(xùn)的，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者可以根據(jù)實(shí)際的工作需求對檔案管理人員進(jìn)行一些專業(yè)方面的培訓(xùn)安排，還可以多安排檔案管理方面的實(shí)踐課程，從而使檔案管理人員獲得更多的專業(yè)知識，在提高專業(yè)知識的同時(shí)，也能提高專業(yè)素養(yǎng)，在員工的體驗(yàn)方面也能起到很好的效果;第四，在留人方面，除了建立獎懲制度，還可以設(shè)置一些員工福利，來提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理人員工作的積極性，另一方面，還可以從完善職務(wù)職級制度和績效制度方面來提高其積極性，也能在一定程度上提高檔案管理人員的上進(jìn)心。以上就是從人力資源的招、用、育、留四個(gè)方面對醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作人員的人力資源配置進(jìn)行的分析。

4.提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的信息化水平。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)信息化的快速發(fā)展，各行各業(yè)都受信息化的影響較大，不論使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作還是高校的檔案管理工作，也離不開信息化對其的影響，這也給醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的機(jī)遇，從傳統(tǒng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作到現(xiàn)在的醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息化管理的發(fā)展，是我們提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作效率的趨勢，具體來講，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者應(yīng)該提供更多的現(xiàn)代化信息化的設(shè)備，在檔案管理的工作人員中也要培養(yǎng)具有相關(guān)專業(yè)知識的專業(yè)人員，在一定程度上來說，能夠很大程度的減少檔案管理工作人員的工作量，也能增加檔案管理的保密性，防止隨意篡改信息的情況發(fā)生。醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作所涉及的文字量較大，因此，醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理者們在增加計(jì)算機(jī)設(shè)備的同時(shí)，也可以增加一些影像設(shè)備和聲音設(shè)備的投入，從而提高檔案管理工作人員的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]王彥霞.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策研究[J].中國管理信息化，2018，21（6）：176-177.

[2]林 濤.現(xiàn)階段醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難點(diǎn)和加強(qiáng)措施分析[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017（1）.

[3]巴 坤.大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：85.

[4]劉 梅.意愿檔案現(xiàn)代化管理問題及對策分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（15）：149-150.