新形勢下高校繼續(xù)教育教學檔案優(yōu)化管理策略研究

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，人們逐漸認識到不斷學習的重要性，越來越多的人開始重新走進校園，參加繼續(xù)教育。高等學校中的繼續(xù)教育為需要再學習、再提升專業(yè)技術能力的人員提供了繼續(xù)學習深造的機會，繼續(xù)教育教學檔案的管理是影響高校教學質(zhì)量評價的重要因素。在本篇文章中，通過分析高校繼續(xù)教育教學檔案管理的特點和存在的主要問題，研究優(yōu)化繼續(xù)教育教學檔案管理的有效方法，提高高校的整體教學水平。

關鍵詞：新形勢;高校繼續(xù)教育;教學檔案;優(yōu)化管理

在高校的教學質(zhì)量考核中，檔案管理水平是非常重要的參考依據(jù)之一，教學檔案管理主要包括了學生學籍、學生學習、招生、學生生活、教師履歷、畢業(yè)生信息等復雜的內(nèi)容。繼續(xù)教育的教學工作與普通教學相比具有特殊性，其教學檔案管理更加的復雜、難度更大。當前，高校繼續(xù)教育教學檔案存在一些比較突出的問題，進而學校及其檔案管理人員應該針對具體問題具體分析，采用有效的方法優(yōu)化繼續(xù)教育教學檔案管理。

一、高校繼續(xù)教育教學檔案管理的工作內(nèi)容和特點分析

1.工作內(nèi)容

繼續(xù)教育教學檔案的管理內(nèi)容同普通高校的教學檔案管理內(nèi)容差別不大，都是高校在科學研究、日常教學、黨政管理等工作過程中保留下來的重要歷史記錄，檔案管理主要負責保存一些具有留存價值的資料。資料的形式是多種多樣的，不僅有文字資料、圖像資料，還有音頻、視頻等電子資料，主要可以分為學籍檔案、教務檔案和教師檔案等幾項管理內(nèi)容。

學籍檔案管理方面主要負責記錄高校繼續(xù)教育新生的錄取信息、學員管理制度、不同類別學生的詳細名單、畢業(yè)生信息登記、學生評優(yōu)等;教務檔案管理方面主要包括學生選課課表、教學計劃、教學管理方法、考試安排等;教師檔案管理方面主要包括教師的履歷表、教師住房信息、教師績效考核信息、教學質(zhì)量評估等。有效提高高校繼續(xù)教育教學檔案管理水平是繼續(xù)教育教學工作有序開展的重要保證，是提高高校教學管理質(zhì)量的重要途徑。

2.特點

（1）檔案來源分散性高。高校的繼續(xù)教育教學模式與普通的全日制教學模式存在一定差別，普通的全日制教學在教學方式、教學時間等方面具有非常高的一致性，可以進行大量處理。然而，繼續(xù)教育的教學方式存在一定的不同，包括短期培訓和脫產(chǎn)學習等，教學形式的復雜性導致了教學檔案產(chǎn)生時間和形式具有較高的復雜性，檔案來源分散性高。

（2）檔案內(nèi)容復雜。繼續(xù)教育的學生在社會地位、工作領域、工作地區(qū)等多個方面差別比較大，學習形式主要以自學為主，集中學習為輔;培養(yǎng)的方式包括校企聯(lián)合培養(yǎng)、學校教學以及函授教學等;學生所要獲取的學歷也存在?？坪捅究频膮^(qū)別。高校繼續(xù)教育教學在學生來源、培養(yǎng)方式、學習形式、學歷類型等方面的多樣性，以及高校教學規(guī)模的逐漸擴大，使得繼續(xù)教育教學檔案管理內(nèi)容非常的復雜。

（3）檔案形式多樣。繼續(xù)教育教學檔案管理不僅要對教學過程中產(chǎn)生的文件資料、照片、圖片等紙質(zhì)形式的資料進行保存，還需要對活動中產(chǎn)生的視頻、音頻等電子信息進行保存，并且隨著大數(shù)據(jù)技術和云計算的發(fā)展，高校的教學資料更加豐富，檔案的形式也更加豐富。

（4）檔案管理具有社會性。參加繼續(xù)教育的學員大多是社會上已經(jīng)參加工作的人員，其參加繼續(xù)教育的主要目的是進一步提高自己專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能，對于促進社會和經(jīng)濟的發(fā)展發(fā)揮著重要作用。從功能上看，高校的繼續(xù)教育教學檔案管理工作具有一定的社會性。

二、高校繼續(xù)教育教學檔案管理存在的主要問題

1.對檔案管理的重視程度不高。我國雖然已經(jīng)開始重視繼續(xù)教育教學工作，但是大多數(shù)高校仍然以普通全日制教學為主，對繼續(xù)教育教學工作以及檔案管理的重視程度普遍不高，繼續(xù)教育工作得不到足夠的重視，也導致繼續(xù)教育教學檔案管理工作同樣得不到應有的重視。學校領導以及從事繼續(xù)教育教學檔案管理的工作人員沒有更深入、更充分的意識到檔案管理工作對學校整體教學質(zhì)量和科研工作的影響，很多學校并沒有專人負責繼續(xù)教育教學的檔案管理，使得很多重要的檔案信息沒有進行歸檔保存或者是遺失了。

2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高。目前，很多高校的檔案管理隊伍中工作人員的管理水平參差不齊，學校培養(yǎng)出的專業(yè)檔案管理人員非常少，很難滿足繼續(xù)教育教學檔案管理的需求。很多學校根本沒有聘用專業(yè)的檔案管理人員，有些檔案管理員是由教師兼職或者是不適應教學崗位的教師轉(zhuǎn)到檔案管理崗位上的。這些檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不是很高，在上崗之前以及平時的工作中也沒有得到定期的培訓。新形勢下，尤其是信息技術和網(wǎng)絡技術的廣泛應用，對繼續(xù)教育教學檔案管理員提出了更高的要求，不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，也要熟練的應用計算機、大數(shù)據(jù)、云計算等現(xiàn)代化手段有效的管理教學檔案。

3.缺乏完善的檔案管理機制。新形勢下，社會和經(jīng)濟的發(fā)展需要更多的專業(yè)人才，繼續(xù)教育成為社會關注的熱點之一，與之相關的檔案管理也逐漸引起各大高校的重視。雖然各大高校都有一套自己的檔案管理機制，但是隨著高校繼續(xù)教育辦學規(guī)模的不斷擴大和形式的多樣化，已有的檔案管理機制已經(jīng)不能適應更加復雜的管理狀況，新的管理機制還沒有對舊的管理機制進行完善和修訂，繼續(xù)教育教學檔案管理工作質(zhì)量的提高受到嚴重制約。一些高校的檔案管理機制內(nèi)容不夠全面，比如，有些歸檔資料只有復印件卻沒有原始文件;有些文件經(jīng)過批復之后沒有及時的歸檔保存。

4.檔案管理的資金投入低。很多高校在檔案管理方面投入的資金比較低，硬件和軟件設施均比較落后，滿足不了新形勢下繼續(xù)教育教學檔案管理工作的要求。比如，有些學校分配給檔案管理科室使用的用房面積達不到要求，紙質(zhì)資料的存檔和信息化設備雜亂的存放在一起;檔案管理室的環(huán)境條件達不到要求，防高溫、防潮、防蟲、防火、防塵、防盜等措施做的不到位;檔案管理設備落后，沒有購進先進的管理設備;設備系統(tǒng)和軟件得不到及時的更新和維護。

三、優(yōu)化高校繼續(xù)教育教學檔案管理的有效措施

1.提高對檔案管理的重視程度。高校的教育工作不僅包括普通的全日制教學，還包括繼續(xù)教育教學管理。要想有效的提高繼續(xù)教育教學檔案管理的質(zhì)量，學校領導和從事檔案管理的工作人員就要首先從思想上意識到繼續(xù)教育教學檔案管理工作對于學校教學質(zhì)量和科研工作的重要性。學校可以適當提高對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，以顯示出對繼續(xù)教育教學檔案管理工作的重視，檔案管理人員也要認真的對待自己的工作，保證重要的信息資料都能歸檔保存、不遺失。

2.提高繼續(xù)教育教學檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理員專業(yè)素養(yǎng)的高低直接關系到繼續(xù)教育教學檔案管理工作的質(zhì)量，學校應該一方面培養(yǎng)更多高素質(zhì)的檔案管理人才，另一方面要提高檔案管理隊伍工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。學校要聘用專業(yè)的檔案管理員負責繼續(xù)教育教學檔案管理工作，改變以往檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)參差不齊的狀況;檔案管理員在上崗之前必須經(jīng)過嚴格的崗前培訓;科學技術日新月異，新的檔案管理手段不斷出現(xiàn)，學校要定期開展培訓工作，提高檔案管理員的專業(yè)技能。在信息化時代，學校要保證檔案管理員不僅能夠根據(jù)資料的保存價值應用傳統(tǒng)的管理手段對繼續(xù)教育教學檔案進行收集、整理和保存，還要熟悉計算機技術，能夠熟練的使用掃描儀、計算機等現(xiàn)代化設備。高校的檔案管理人員不僅要不斷學習新技術和管理手段，增強自己的專業(yè)技能，還要提高自己的職業(yè)道德素養(yǎng)，要熱愛自己的崗位，認真的做好自己的本職工作，要有服務意識，保證高效率、高質(zhì)量的完成各項繼續(xù)教育教學檔案管理工作。

3.完善檔案管理機制。繼續(xù)教育教學檔案管理工作需要一套完善的管理機制作為指導，高校的繼續(xù)教育管理部門應該將《普通高等學校檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)作為參照，依據(jù)新形勢下繼續(xù)教育教學的特點和要求制定一套完善的檔案管理機制，即通過完善檔案管理機制來規(guī)范檔案管理員的工作流程，保證檔案管理工作的質(zhì)量。同時，高校應該建立一套監(jiān)督管理機制，保證歸檔資料的完整和準確性。對于歸檔資料存在收集不完全、存檔不及時、資料不準確、重要資料丟失等現(xiàn)象，依據(jù)情節(jié)的嚴重性，給予檔案管理員相應的處罰。檢查存檔資料的完整性和準確性工作不僅要包括紙質(zhì)版的文字、圖片等，還要包括視頻、音頻資料以及信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

4.增加檔案管理資金投入。各大高校要根據(jù)自己學校繼續(xù)教育教學檔案管理的現(xiàn)狀適量的增加檔案管理的資金投入，改善檔案管理用房條件、硬件及軟件設備。學校要明確的劃分檔案管理用房，將存檔的紙質(zhì)資料和信息化設備分開，并且要保證資料室具有良好的防潮、防高溫、防蟲、防盜、防火等性能;要根據(jù)科學技術的發(fā)展情況及時的更新設備，開發(fā)高效、便利的檔案管理系統(tǒng)和軟件，對已有的先進設備和軟件進行定期的維護，保證其正常運行。

四、結(jié)語

高校繼續(xù)教育教學在最近幾年受到社會各界的廣泛關注，對于提高人均知識水平、構建學習型社會、為社會培養(yǎng)更多專業(yè)人才等方面具有重要意義。繼續(xù)教育教學檔案管理工作得不到重視、管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高、檔案管理機制不夠完善等問題普遍存在，高校相關負責人員應該從改變意識、加強檔案管理隊伍建設、完善檔案管理機制等方面有效的提高繼續(xù)教育檔案管理水平。

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作者簡介：梁艷（1987-），女，碩士研究生，館員，研究方向：高校成人繼續(xù)教育檔案管理，