高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高對(duì)策分析

摘 要：進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的高等教育事業(yè)得到了進(jìn)一步的發(fā)展，學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，高校檔案管理工作也突顯出更重要的作用，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)也提出了更高的要求。本文主要對(duì)高校檔案管理人員應(yīng)有的基本工作素養(yǎng)和工作品質(zhì)進(jìn)行了分析，并分析了當(dāng)前高校檔案管理人員素養(yǎng)及品質(zhì)的現(xiàn)狀，得出結(jié)論，找出不足，最終提出有針對(duì)性的提高對(duì)策。從而加強(qiáng)高校檔案管理人員的素質(zhì)持續(xù)提升，促進(jìn)高校檔案管理水平的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理人員;素質(zhì)

一、高校檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

1.具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。檔案管理的工作非常繁瑣，不僅要對(duì)全校的各種資料進(jìn)行收集、整理，還需要完成對(duì)檔案的鑒定、立卷、歸檔和服務(wù)利用等，加強(qiáng)檔案管理最終就是要利用檔案。所以對(duì)檔案管理人員來(lái)講，要對(duì)檔案管理全部工作環(huán)節(jié)和流程非常熟悉，并具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)管理能力和素質(zhì)，例如，檔案的搜集本領(lǐng)、歸檔本領(lǐng)等，每個(gè)關(guān)鍵的事情都要熟習(xí)把握，熟習(xí)各類(lèi)檔案管理的先進(jìn)方法和理論知識(shí)，還需要有深層開(kāi)發(fā)利用檔案資源的本領(lǐng)，做好檔案的相關(guān)事情。在高校進(jìn)行檔案管理工作，目的就是要充分利用檔案，如果檔案管理過(guò)程中只是收集一堆的資料然后讓其沉睡，就沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，前期的檔案管理工作也就徒然，失去了其重要的意義。所以，在檔案管理工作過(guò)程中，應(yīng)該找出和發(fā)現(xiàn)檔案的作用，讓檔案可以為高校服務(wù)。因此建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，并且使其具有超強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)是非常必要的。

2.掌握現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)。近年來(lái)我國(guó)教育體制不斷改革，高校學(xué)生數(shù)目越來(lái)越多，檔案管理的工作內(nèi)容也在不斷增多，若是采取之前的檔案管理方式和搜集、歸檔的制度，不但要花費(fèi)很多的人力和精力，在不斷操作繁瑣的事情過(guò)程中還易出現(xiàn)各種問(wèn)題。檔案的歸檔和查找操作十分繁瑣，并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的方式需要承擔(dān)非常大的風(fēng)險(xiǎn)，經(jīng)過(guò)一定時(shí)間之后，紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)破損，或者字跡不清;人們?cè)诶煤筒檎覚n案的過(guò)程中，也容易對(duì)檔案造成損壞。紙質(zhì)檔案在保存上要求比較高，要求將其保存在干燥和整潔的環(huán)境中，避免出現(xiàn)發(fā)霉的情況。隨著新時(shí)期的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適用，高校的檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理，提升檔案管理的效率和質(zhì)量。采用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)工作，不僅可以大大提升工作效率，使工作管理的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)便捷化，同時(shí)也縮小了紙質(zhì)檔案所占的巨大空間。因此，新時(shí)期，高校對(duì)檔案管理人員的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)水平提出了更高的要求。

3.具備政治素質(zhì)和高尚的職業(yè)道德。檔案管理是一項(xiàng)很?chē)?yán)肅的事情，在現(xiàn)實(shí)的檔案管理過(guò)程當(dāng)中必然要加強(qiáng)檔案管理人員的政治素質(zhì)，要有法制觀念和紀(jì)律性，具有高度的政治敏銳性和政治責(zé)任心。在工作期間，要加強(qiáng)對(duì)《檔案法》的學(xué)習(xí)，依法管理。學(xué)習(xí)黨和國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)及政策，使自己的思想覺(jué)悟得到不斷提升。檔案是歷史的記錄，檔案管理人員需要靜下心來(lái)整理數(shù)量龐雜的檔案資料，這就注定了檔案管理工作是默默無(wú)聞的。因此，檔案管理人員要具備無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，要忠于職守和愛(ài)崗敬業(yè)，在繁瑣的工作中勤于探索，默默勞作，不斷總結(jié)成功的經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，高校的檔案管理人員，一定要加強(qiáng)其道德情操建設(shè)，為檔案用戶(hù)提供高質(zhì)量的檔案信息，提高為群眾服務(wù)的水平。

二、目前高校檔案管理人員的素質(zhì)情況分析

1.隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定。檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的事情，它對(duì)檔案管理人員的要求很高，需要工作隊(duì)伍具備穩(wěn)定性和連續(xù)性的特色。但是從實(shí)際的情況來(lái)看在很多高校，檔案管理人員都由部門(mén)人員兼任，專(zhuān)職的檔案管理人員很少。高校大部分基層單位，兼職檔案管理員的本職工作內(nèi)容非常多，在檔案管理工作上花費(fèi)的時(shí)間和經(jīng)歷十分有限;并且因?yàn)槁殑?wù)的頻繁調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致檔案管理人員的流動(dòng)性非常大。同時(shí)，他們也沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案管理僅是做好重要資料的收集工作和整理工作即可，沒(méi)有從充分發(fā)揮檔案作用、價(jià)值等層面開(kāi)展工作;檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，嚴(yán)重影響了檔案資料的收集完整和集中統(tǒng)一。在管理過(guò)程中常常出現(xiàn)資料收集不齊、檔案管理隨意等情況，以至于很多部門(mén)的立卷歸檔工作沒(méi)有落到實(shí)處。

2.缺乏檔案管理的法律意識(shí)。檔案工作是“替黨管檔”，是一項(xiàng)政策性非常強(qiáng)的工作，因此檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的法律意識(shí)。首先，應(yīng)該嚴(yán)格遵照國(guó)家制定的相關(guān)管理辦法和法律法規(guī)，并以此指導(dǎo)檔案管理的日常工作。但實(shí)際情況卻是，高校檔案管理人員的基礎(chǔ)專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較薄弱，理論水平參差不齊，思想政治覺(jué)悟有待提高，“依法治檔”沒(méi)有落實(shí)到工作中去。這些情況嚴(yán)重影響了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3.信息技術(shù)能力較差。進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，信息技術(shù)在很多領(lǐng)域和行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，將信息技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理等管理過(guò)程中，可以大大提高工作效率，改變了人們的思維方式和生活方式，為人們的生活和工作帶來(lái)了很大的便捷，因此高校檔案管理過(guò)程中也應(yīng)該充分利用信息管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的信息化和數(shù)字化。但從實(shí)際的情況來(lái)看，很多高校的檔案管理人員的素質(zhì)有待提高，高校檔案管理工作缺乏專(zhuān)業(yè)的復(fù)合型人才。受到經(jīng)費(fèi)和編制等方面的限制，一些高校的檔案管理人員都是由內(nèi)勤人員或者行政部門(mén)人員兼職的，且并沒(méi)有掌握相關(guān)的理論基礎(chǔ)，也沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)的素質(zhì)較低。檔案管理工作人員中的信息技術(shù)水平也普遍偏低，無(wú)法熟練的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作。

4.缺乏創(chuàng)新精神。創(chuàng)新是新時(shí)期的重要要求，在高校的檔案管理工作中，要求檔案管理人員也具備一定的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力。但是目前檔案管理人員大多都受到傳統(tǒng)思想的影響：滿(mǎn)足現(xiàn)狀、不思進(jìn)取、采用的檔案管理手段非常落后、檔案服務(wù)的效率較低。由于檔案管理人員不能掌握最新的檔案管理理論和檔案管理方法，依然沿用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，導(dǎo)致工作缺乏熱情，這些同樣不利于高校檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策

1.強(qiáng)化政治思想建設(shè)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性和政治性非常強(qiáng)的工作，涉及到一些國(guó)家的機(jī)密和黨的機(jī)密，這些信息絕對(duì)不能泄露，否則將會(huì)影響我國(guó)社會(huì)的安全和穩(wěn)定。這就要求檔案管理人員具備較高的思想政治素質(zhì)，如果沒(méi)有較高的責(zé)任心是不能勝任檔案管理工作的。同時(shí)，檔案管理人員還要樹(shù)立為人民服務(wù)的意識(shí)，要熱愛(ài)檔案管理的工作，耐得住寂寞，甘于清貧和樂(lè)于奉獻(xiàn)。在實(shí)際工作中，自覺(jué)學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，提高“依法治檔”的意識(shí)，促進(jìn)高校檔案管理的正常持續(xù)發(fā)展。

2.加強(qiáng)信息技術(shù)處理能力。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，信息網(wǎng)絡(luò)也已經(jīng)非常普及。高校檔案信息化管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)，這要求檔案管理人員積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，包括信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等。在實(shí)際的檔案工作中能夠熟練應(yīng)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，在數(shù)字化環(huán)境下掌握檔案業(yè)務(wù)中各個(gè)環(huán)節(jié)和步驟的處理。采用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案工作進(jìn)行管理，提高工作效率，保障信息的全面性和真實(shí)性。充分利用信息技術(shù)挖掘信息資源，并建立各種不同類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將最有價(jià)值的檔案信息充分利用起來(lái)，讓檔案管理更好的為學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。

3.提高業(yè)務(wù)綜合能力。第一，要加強(qiáng)高校檔案管理人員基本業(yè)務(wù)知識(shí)的了解和培訓(xùn)，由于很多學(xué)校的檔案管理人員是兼職人員，缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，因此要通過(guò)學(xué)習(xí)，使其熟悉高校檔案管理工作的工作流程，做好每個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作。第二，鼓勵(lì)高校檔案管理人員參加繼續(xù)教育，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備和知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升業(yè)務(wù)水平。成為有理想信念、有職業(yè)操守、有創(chuàng)新意識(shí)、有專(zhuān)業(yè)能力的檔案管理人員。第三，加強(qiáng)高校檔案管理人員的業(yè)務(wù)交流和學(xué)術(shù)研究，積極參與各種學(xué)術(shù)研究和專(zhuān)家講座，參觀檔案管理先進(jìn)的單位，不斷開(kāi)拓思維、提高能力。最后，檔案管理是一項(xiàng)知識(shí)涉及面非常廣的工作，具有綜合學(xué)科性，因此檔案管理人員保持良好的學(xué)習(xí)積極性，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)與檔案相關(guān)的歷史、外語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，全面提升自己的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

4.建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制。目前，高校檔案管理人員的存在較高的流動(dòng)性和不穩(wěn)定性，大多數(shù)高校的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員都十分匱乏。針對(duì)這種情況，高校一定要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)檔案管理人才給予更高的重視。首先，是人才的引進(jìn)，為學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展注入新鮮的血液。其次，學(xué)校本身也要為檔案管理人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，積極鼓勵(lì)其繼續(xù)發(fā)展自己，參與各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流，鼓勵(lì)他們進(jìn)修相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理人員的服務(wù)水平和管理水平。最后，就是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)心，管理做到以人為本，為檔案管理人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。對(duì)專(zhuān)門(mén)從事檔案管理的工作人員一定要實(shí)行專(zhuān)業(yè)的職員職級(jí)制和職務(wù)聘任制，提高檔案管理人員的崗位自豪感和自信心，使其也能夠正常享受到學(xué)校教學(xué)人員和科研管理人員相同的待遇。人們的行為很大程度都要依賴(lài)制度進(jìn)行制約，因此在檔案管理人員的管理過(guò)程中，要做到：（1）加強(qiáng)高校檔案管理隊(duì)伍內(nèi)部的管理，建立健全問(wèn)責(zé)、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制;（2）通過(guò)合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高工作效率。（3）建立完善的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，不斷激發(fā)檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，更好的完成檔案管理工作。

高校檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率具有重要的作用，因此，在實(shí)際的工作中，需要持續(xù)的提升高校檔案管理人員的工作素質(zhì)、不斷加強(qiáng)政治思想素質(zhì)、穩(wěn)步提高業(yè)務(wù)綜合能力、建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，才能得到一支高素質(zhì)的高校檔案管理人員隊(duì)伍，推動(dòng)高校檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：郭玥杝（1982-），女，漢，湖北浠水，檔案助理館員，大學(xué)本科，武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案管理。