公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究

王放心

摘要：隨著近年來(lái)我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，依法進(jìn)行檔案管理，著力深化公安檔案數(shù)字化建設(shè)，以信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)為手段，推進(jìn)公安檔案管理資源共享，促進(jìn)公安檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，成為公安檔案管理部門(mén)提高公安檔案管理效率的重要路徑。要確保公安檔案有效的服務(wù)公安事業(yè)，就要保障公安檔案管理的各項(xiàng)工作落到實(shí)處，更好的服務(wù)公安信息資源中心建設(shè)工作和其他業(yè)務(wù)的開(kāi)展。鑒于此，本文就公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型展開(kāi)詳細(xì)研究，并提出具體的研究思路，供廣大讀者借鑒。

關(guān)鍵詞：公安檔案;數(shù)字化轉(zhuǎn)型;問(wèn)題研究

一、公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要意義

在當(dāng)前我國(guó)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代，公安檔案管理人員必須認(rèn)識(shí)到公安檔案進(jìn)行信息化建設(shè)的重要意義，了解公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極作用，認(rèn)識(shí)到當(dāng)前公安檔案管理存在的不足和缺陷。當(dāng)前公安檔案建設(shè)的不足主要存在三個(gè)方面。一是思想上的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，很多人將檔案管理員當(dāng)做是“倉(cāng)庫(kù)保管員”，即使檔案管理人員再努力的工作，也認(rèn)為他沒(méi)有刑警同志做出的貢獻(xiàn)大，致使一些人在思想認(rèn)識(shí)上存在偏差，很大程度上打擊了檔案工作者的積極性，使檔案工作者產(chǎn)生了消極情緒。其次是檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的軟硬件設(shè)備較為落后，檔案系統(tǒng)中的大多數(shù)檔案管理人員由內(nèi)勤民警擔(dān)任，平時(shí)沒(méi)有固定的時(shí)間整理檔案，到了檢查的關(guān)鍵時(shí)刻，就請(qǐng)幫手搞突擊，再加上平時(shí)對(duì)檔案管理系統(tǒng)維護(hù)較少，沒(méi)有很好的應(yīng)用檔案系統(tǒng)收集資料，造成檔案管理效率較低，檔案資源質(zhì)量較差，檔案管理的程序和流程不夠規(guī)范科學(xué)。最后缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施支持。基礎(chǔ)設(shè)施一定程度上制約著公安檔案事業(yè)的發(fā)展，受辦公條件、資金和人力物力的限制，公安系統(tǒng)大多數(shù)檔案資源管理室與其他科室混在一起辦公，存儲(chǔ)檔案的庫(kù)房里沒(méi)有安裝專(zhuān)業(yè)的除濕設(shè)備，且計(jì)算機(jī)配備也不夠齊全，檔案管理系統(tǒng)也缺乏必要的防火墻設(shè)置，造成檔案管理安全問(wèn)題叢生。

解決當(dāng)前公安檔案管理存在的多種問(wèn)題，最重要的方法就是推進(jìn)公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，通過(guò)建立規(guī)范化的公安檔案數(shù)字化管理體系，推動(dòng)公安檔案管理工作發(fā)展，借助數(shù)字技術(shù)與信息網(wǎng)絡(luò)分享檔案數(shù)字化資源，確保公安檔案管理更好的為公安系統(tǒng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展服務(wù)。

二、普及公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念

推進(jìn)公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，首先要普及公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型理念，樹(shù)立整體思維，統(tǒng)籌謀劃，通過(guò)建立集中的數(shù)字化管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案資源的有效搜集、匯聚、共享，這也就決定了公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要方向，在于實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理系統(tǒng)融合，對(duì)公安系統(tǒng)產(chǎn)生的各種文件、數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理。其次是要拓寬檔案資源利用范圍，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，追求高效的答案應(yīng)用效果。因?yàn)楣矓?shù)字化檔案資源的重要價(jià)值就在于服務(wù)和利用，若缺失了檔案資源的應(yīng)用環(huán)節(jié)，那么檔案資源也無(wú)法深度共享。由此在公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，要以提高公安檔案資源利用效率為根本，針對(duì)各類(lèi)公安檔案資源分門(mén)別類(lèi)的處理。三是要循序漸進(jìn)推進(jìn)公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。公安檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不可能快速落實(shí)，需要事先做好準(zhǔn)備。最后要建立便捷的檔案資源利用平臺(tái)，方便各部門(mén)檢索查詢，根據(jù)公安檔案的特點(diǎn)，建立適用于整個(gè)公安系統(tǒng)的檔案資源檢索系統(tǒng)，依靠多種信息管理軟件，為用戶檢索利用公安檔案信息資源創(chuàng)造有利條件。

三、推進(jìn)公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的主要措施

（一）建立健全軟硬件設(shè)施體系

信息時(shí)代對(duì)公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提出了新的要求，首先，要建立功能完善的檔案信息管理系統(tǒng)，并保障該系統(tǒng)具有相關(guān)的文件目錄檢索、案件級(jí)別檢索功能，并能促進(jìn)各類(lèi)信息資源有效傳遞，確保信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)能高效接收各類(lèi)數(shù)字檔案資源。其次是要優(yōu)先建立全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)。伴隨著公安檔案管理信息化程度提升，民警越來(lái)越依賴(lài)檔案數(shù)字化系統(tǒng)辦公，并進(jìn)行各類(lèi)檔案信息查詢，為滿足檔案信息資源集中利用的需要，可基于PDF文檔建立全文檢索系統(tǒng)，逐步完善信息檢索機(jī)制，保障人們能高效的查詢檔案信息資源。三是要建立各類(lèi)專(zhuān)題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著公安檔案管理信息化水平不斷提升，應(yīng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際工作需求，針對(duì)不同的檔案文獻(xiàn)資源建立相應(yīng)的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，并提供關(guān)鍵詞檢索功能，方便人們快速查閱檔案資源。

（二）確定技術(shù)規(guī)范統(tǒng)一

保證檔案資源質(zhì)量是公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)，也是公安檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。保持良好的數(shù)字規(guī)范，秉持有效的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重點(diǎn)，不僅影響著公安檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量，也影響著公安檔案事業(yè)的發(fā)展。由此，要結(jié)合公安檔案建設(shè)的實(shí)際需求，遵循檔案資源的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，對(duì)于圖文檔案資源，可以采用計(jì)算機(jī)掃描技術(shù)，將其轉(zhuǎn)化為可供數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)的數(shù)字格式，壓縮存儲(chǔ)到相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中。紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化處理，要嚴(yán)格遵循檔案管理有關(guān)原則，不得改變實(shí)體檔案資源的原有面貌，要借助相關(guān)軟件技術(shù)處理好相關(guān)的元數(shù)據(jù)，并建立數(shù)字目錄，保障數(shù)據(jù)普通的元數(shù)據(jù)，可通過(guò)目錄檢索呈現(xiàn)出來(lái)，供人們查詢。

（三）加強(qiáng)檔案管理保障力度

公安檔案管理體系需要有相關(guān)的制度體系提供支持，既要滿足大數(shù)據(jù)集中處理、檔案資源集中管理、數(shù)據(jù)資源集中利用的需求，也要保障各類(lèi)檔案資源能夠分類(lèi)整合，同步歸檔的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，你確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性、規(guī)范性、真實(shí)性和有效性。二是要建立科學(xué)的檔案管理保障體系，不僅要加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案資源的物理管理，做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)工作，還要使用先進(jìn)的技術(shù)工具對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)和維護(hù)，對(duì)檔案信息資源及時(shí)更新，并建立安全防火墻，運(yùn)用多種信息加密技術(shù)和身份識(shí)別技術(shù)，對(duì)檔案信息資源加密，用戶身份識(shí)別，保障檔案信息資源的有效利用。最后要建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。公安檔案管理業(yè)務(wù)人員水平高低直接影響著公安檔案管理效率，隨著新理念、新技術(shù)的推廣應(yīng)用以及軟硬件設(shè)施的不斷更新，檔案載體和檔案種類(lèi)也發(fā)生了變化，更需要高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)技能型人才從事到檔案管理工作中，積極推進(jìn)公安檔案管理系統(tǒng)升級(jí)。在公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，要積極引導(dǎo)民警更新知識(shí)體系，培育信息化能力，能夠進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，結(jié)合專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員，建立起一支具有專(zhuān)業(yè)技能水平，技術(shù)過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，并建立起一套應(yīng)急、指揮、資源集中應(yīng)用的技術(shù)支持體系，在為用戶提供專(zhuān)業(yè)檔案服務(wù)的基礎(chǔ)上，積極推進(jìn)公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

四、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)時(shí)代，推進(jìn)公安檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是優(yōu)化公安檔案管理體系、提高公安檔案信息資源利用程度的重要方法。結(jié)合公安檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)，通過(guò)建立統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、資源存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)字信息管理系統(tǒng)，可全面推進(jìn)公安檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并建立專(zhuān)業(yè)的檔案服務(wù)隊(duì)伍推進(jìn)公安檔案資源高效利用，發(fā)揮公安檔案資源的數(shù)字信息價(jià)值。

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