淺談檔案管理中的電子檔案管理

魯娜

摘 要：電子檔案利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，使所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)能夠長(zhǎng)期安全保存，已成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要部分。本文主要通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行概述，對(duì)電子檔案的特點(diǎn)及在檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行分析，指出電子檔案以其高效、便捷的特點(diǎn)被廣泛應(yīng)用到我們的生產(chǎn)生活中，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比電子檔案更具優(yōu)勢(shì)，同時(shí)指出電子檔案在實(shí)踐中存在的困難，立足于這些困難提出相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理制度

一、電子檔案管理概述

電子檔案的使用在一定程度上提高了檔案信息的質(zhì)量。所謂的電子檔案管理是將存儲(chǔ)的文檔轉(zhuǎn)換為信息網(wǎng)絡(luò)媒體，存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的辦公設(shè)備中。存儲(chǔ)內(nèi)容形式多樣，能有效地保存聲音、文件、圖像、圖形、圖表和數(shù)據(jù)。以其高效、便捷的存儲(chǔ)形式逐漸進(jìn)入到檔案管理工作中。電子檔案管理的實(shí)際應(yīng)用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是當(dāng)前檔案管理工作的重要任務(wù)。

二、電子檔案管理特點(diǎn)

電子檔案的管理是通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，通過(guò)建立包含不同檔案類(lèi)別的公共的、獨(dú)立的檔案信息管理平臺(tái)，將電子檔案信息云儲(chǔ)存于檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久有效保存。它規(guī)范了電子信息和數(shù)據(jù)文檔的管理，提高了檔案管理的效率。電子檔案的管理具有高效性和服務(wù)性的特點(diǎn)。所謂高效性是指通過(guò)在檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)電子檔案，根據(jù)不同的類(lèi)別和屬性對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)編碼。基于數(shù)據(jù)編碼的檔案檢索過(guò)程可以快速找到需要檢索的檔案。可以減輕檔案管理人員的整理繁雜檔案的壓力。電子檔案服務(wù)性特點(diǎn)是指基于電子檔案的結(jié)構(gòu)化管理模式，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)載體存儲(chǔ)不同類(lèi)別的檔案文件，使電子檔案能夠長(zhǎng)期安全保存。在需要查閱檔案時(shí)，可以通過(guò)一鍵化的管理形式，及時(shí)提取檔案，更好的服務(wù)于檔案保管及查閱工作[1]。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。電子檔案在檔案查詢(xún)信息查詢(xún)及檔案的提取方面節(jié)省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶(hù)可以更快地獲取檔案中的要點(diǎn)和重要信息，為檔案用戶(hù)提供全方位、多角度的信息服務(wù)。同時(shí)，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統(tǒng)就能實(shí)時(shí)了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅繁瑣、復(fù)雜，而且在發(fā)生火災(zāi)等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風(fēng)險(xiǎn)。電子檔案通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，通過(guò)建立高效、完整的檔案管理系統(tǒng)，使歸檔過(guò)程方便快捷，通過(guò)不同的網(wǎng)絡(luò)媒體存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，有效防止數(shù)據(jù)在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機(jī)密文件電子檔案時(shí)，需要提供相應(yīng)證明手續(xù)，能夠有效防止重要信息外泄，保障機(jī)密文件等一些特殊文件的安全。

四、電子檔案管理中面臨的問(wèn)題

（一）網(wǎng)絡(luò)因素

電子檔案雖然已為人們所熟悉，但由于科學(xué)技術(shù)的限制和電子檔案管理系統(tǒng)的不健全，導(dǎo)致電子檔案的歸檔軟件不完善，導(dǎo)致電子檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中出現(xiàn)丟失或滅失的現(xiàn)象。同時(shí)，電子檔案的產(chǎn)生、管理、存儲(chǔ)和存儲(chǔ)離不開(kāi)信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。電子檔案的安全在很大程度上取決于管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的有效保障。由于信息網(wǎng)絡(luò)的虛擬性和不可預(yù)測(cè)性，復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得電子檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)。建立一個(gè)、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保電子檔案的安全是十分必要的。

（二）環(huán)境因素

目前的辦公環(huán)境一直朝著人工智能和信息網(wǎng)絡(luò)的方向發(fā)展。 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)和生活中。 傳統(tǒng)文件管理在管理中的弊端逐漸凸顯出來(lái)。電子文件管理將逐漸滲透到文件管理的整個(gè)過(guò)程中。但是，電子檔案的發(fā)展環(huán)境并不樂(lè)觀。實(shí)踐中的突出情況是，一些檔案管理者沒(méi)有轉(zhuǎn)變一直以來(lái)的傳統(tǒng)思想，不愿意去接受新型的檔案管理方式。缺乏對(duì)電子檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，不適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的變化。電子檔案的重要性被忽略了，一些只能存儲(chǔ)在信息媒體中的檔案文件因?yàn)闊o(wú)法及時(shí)存儲(chǔ)而丟失。即使明白電子檔案的是當(dāng)前檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)，他們也不愿意使用電子文檔在日常工作中整理和存檔收集的數(shù)據(jù)。許多電子文檔在存儲(chǔ)過(guò)程中，由于沒(méi)有管理人員將其收集組織起來(lái)。缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)和認(rèn)真的態(tài)度去對(duì)待電子檔案管理流程，使得電子文檔有被篡改的可能性且很容易被黑客竊取。同時(shí)，許多檔案管理部門(mén)的負(fù)責(zé)人員雖然管理經(jīng)驗(yàn)豐富，但對(duì)現(xiàn)代普遍應(yīng)用的新型檔案管理模式缺乏認(rèn)識(shí)。雖然在檔案管理中心配備了先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，卻無(wú)法真正將其應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，現(xiàn)代管理技術(shù)無(wú)法在檔案管理中發(fā)揮全部作用。同時(shí)，由于電子檔案自身屬性與傳統(tǒng)檔案存有很大的不同，電子文檔存儲(chǔ)載體的物理壽命很短，對(duì)儲(chǔ)存環(huán)境要求較高，存儲(chǔ)環(huán)境也會(huì)影響電子文件的管理。存儲(chǔ)環(huán)境不達(dá)標(biāo)，過(guò)高的溫度或濕度會(huì)導(dǎo)致電子文件信息內(nèi)容的破壞或丟失。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全，也是保障電子文檔不容易滅失的重要因素，系統(tǒng)存在安全隱患，電子信息檔案也會(huì)丟失。這些因素都是在管理實(shí)踐中容易被忽視的地方，應(yīng)加以重視。

（三）缺乏電子檔案管理制度

電子檔案應(yīng)用于檔案管理過(guò)程中的事實(shí)已不斷被社會(huì)大眾所認(rèn)可。但由于相關(guān)法律文件不完善，缺乏電子檔案管理制度，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)管理的電子檔案的社會(huì)組織，對(duì)于普通檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案沒(méi)有具體明確的規(guī)定，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案的文檔存儲(chǔ)形式存在爭(zhēng)議;電子檔案實(shí)際應(yīng)用在檔案管理過(guò)程中的時(shí)間較短，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)電子檔案的規(guī)定不完善，缺乏科學(xué)有效的管理方法，沒(méi)有系統(tǒng)的去界定電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的聯(lián)系，不能形成統(tǒng)一的檔案管理體系;電子檔案管理不嚴(yán)謹(jǐn)、不規(guī)范的情況時(shí)有出現(xiàn)，迫切的需要檔案管理部門(mén)建設(shè)完善的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的管理模式，將科學(xué)有效的檔案管理方法融入檔案管理進(jìn)程中，使電子檔案管理制度能夠更加完善、具體，為電子檔案的實(shí)際應(yīng)用提供參考的標(biāo)準(zhǔn)。在利用電子檔案提高檔案管理效率，減輕檔案整理壓力的同時(shí)，逐漸提高社會(huì)文化生產(chǎn)水平。 因此，不同單位檔案管理部門(mén)需要結(jié)合各單位的檔案管理實(shí)際情況，訂立系統(tǒng)化、完整化、規(guī)范化的電子檔案管理制度，統(tǒng)一紙質(zhì)文檔管理與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

五、電子檔案管理的對(duì)策

（一）確保電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)安全

為確保電子文件的安全性，避免電子檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)、查閱過(guò)程中出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，涉密等重要的的電子文件應(yīng)重點(diǎn)進(jìn)行標(biāo)注并進(jìn)行嚴(yán)格的審批程序[2]。在收集電子文件的過(guò)程中，應(yīng)確保傳輸電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，通過(guò)相對(duì)安全的單位局域網(wǎng)進(jìn)行傳輸、整理，防止一些重要文件存在泄露、滅失的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案設(shè)備維護(hù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備的日常維護(hù)工作，及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)、確保檔案從傳輸?shù)絻?chǔ)存整個(gè)過(guò)程的連續(xù)性、完整性。保障電子檔案安全完整儲(chǔ)存的同時(shí)，建立健全電子檔案管理制度。與此同時(shí)，我們需要加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)管理，建立一個(gè)集存儲(chǔ)、備份、和信息數(shù)據(jù)恢復(fù)功能的電子檔案管理平臺(tái)，通過(guò)云數(shù)據(jù)、云儲(chǔ)存的方式科學(xué)、高效實(shí)時(shí)進(jìn)行檔案管理。完善電子檔案管理平臺(tái)的防火墻設(shè)置，確保電子檔案系信息網(wǎng)絡(luò)安全，防止一些不法分子利用系統(tǒng)漏洞惡意入侵檔案管理系統(tǒng)，泄露重要信息給帶來(lái)的損失。

（二）培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人才

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷滲透到檔案管理的日常管理工作中，電子檔案歸檔過(guò)程工作任務(wù)重，對(duì)電子歸檔系統(tǒng)不熟悉等現(xiàn)象制約了電子檔案管理的開(kāi)展。電子檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為影響電子檔案管理工作進(jìn)程發(fā)展的一個(gè)重要因素。檔案管理人才的匱乏導(dǎo)致了電子檔案管理止步不前，培養(yǎng)掌握先進(jìn)信息技術(shù)的檔案管理人員，是電子檔案管理穩(wěn)步發(fā)展發(fā)展的關(guān)鍵。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)挑選符合條件的人員。對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)培訓(xùn)，熟系掌握電子檔案管理系統(tǒng)，熟練電子檔案操作流程。同時(shí)，轉(zhuǎn)變思想也是電子檔案管理工作正確開(kāi)展的關(guān)鍵?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)展有關(guān)電子檔案宣講會(huì)，幫助一些不能及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思路的管理人員正確認(rèn)識(shí)電子檔案管理的重要性。設(shè)立切實(shí)有效的電子檔案管理制度，并要求管理人員嚴(yán)格遵循，管理制度的有關(guān)規(guī)定科學(xué)合理的使用管理設(shè)備進(jìn)行點(diǎn)在檔案的管理，同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的管理，對(duì)于一些故意或重大過(guò)失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應(yīng)的處罰。逐漸規(guī)范電子檔案的管理。

（三）建立電子檔案管理制度

完善的電子檔案管理制度體系，是保障電子檔案能夠安全、完整保存的前提。在電子檔案管理過(guò)程中，應(yīng)建立完善的電子檔案管理制度體系，明確電子檔案管理規(guī)范、檔案管理人員實(shí)施細(xì)則、電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全保障措施、以及相關(guān)注意事項(xiàng)[3]。由于電子檔案的存儲(chǔ)離不開(kāi)紙質(zhì)檔案這個(gè)原載體，所以首先應(yīng)明確電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的關(guān)系，盡可能的實(shí)現(xiàn)電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的有機(jī)統(tǒng)一。建立科學(xué)合理的文檔管理分類(lèi)，明確歸檔范圍，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行統(tǒng)一明確的規(guī)定。減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，規(guī)范電子文檔歸檔過(guò)程，盡可能的保障電子文檔內(nèi)容的完整化、標(biāo)準(zhǔn)化。可以根據(jù)檔案建立的時(shí)間不同，將歸檔內(nèi)容分為階段歸檔和任務(wù)歸檔。階段歸檔主要用于檔案內(nèi)容不完整，需要分階段進(jìn)行整理的文件，其余普通文檔則可以根據(jù)類(lèi)別不同進(jìn)行整理歸檔;檔案管理者在收集好電子檔案信息后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，并及時(shí)做好檔案數(shù)據(jù)的檢測(cè)工作，確保檔案內(nèi)容以正確、完整的形式歸檔和儲(chǔ)存。在建立電子檔案管理體系的過(guò)程中，同時(shí)應(yīng)完善檔案管理的相關(guān)配套法規(guī)，對(duì)一些涉及國(guó)家、集體利益的機(jī)要文件，可以與借閱者簽訂相應(yīng)的保密協(xié)議，明確若是惡意將信息透露給第三人，或是散播信息，應(yīng)受到相關(guān)處罰措施，對(duì)這些重要機(jī)密性文件作出專(zhuān)門(mén)規(guī)定。建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，不斷完善檔案信息資源，保證數(shù)據(jù)資源的內(nèi)部共享。

參考文獻(xiàn)：

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