企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究

【摘要】在企業(yè)針對(duì)整體展開管理時(shí)，最為關(guān)鍵的一部分就是對(duì)于檔案的實(shí)際管理。因?yàn)樵谄髽I(yè)檔案中蘊(yùn)含的不僅是企業(yè)的核心數(shù)據(jù)，也蘊(yùn)含了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)時(shí)所有的信息資料，因此，企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展而言有著至關(guān)重要的作用?；诖?，在本篇文章中先針對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的主要問題展開全面研究，進(jìn)而提出企業(yè)檔案的管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新措施，旨在為企業(yè)檔案工作提供參考幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 ?管理創(chuàng)新 ?服務(wù)模式

目前，我國(guó)在社會(huì)發(fā)展與科技研發(fā)方面的速度一直處于不斷加速的狀態(tài)，這就導(dǎo)致如今時(shí)代已經(jīng)徹底轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r(shí)代，在這種信息化時(shí)代下，也開始逐漸出現(xiàn)諸多問題，例如企業(yè)中的檔案部門。檔案部門主要是儲(chǔ)存企業(yè)發(fā)展過程中的所有信息數(shù)據(jù)，如果檔案部門沒有跟上如今時(shí)代的發(fā)展腳步，就非常容易出現(xiàn)處理效率較低、信息數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此，針對(duì)這種狀況，一定要針對(duì)企業(yè)檔案的管理展開不斷的創(chuàng)新，并針對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)模式展開創(chuàng)新研究，從而為企業(yè)的整體發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

一、企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

（一）缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解

目前，在企業(yè)檔案管理中最為關(guān)鍵的問題就在于，無論是管理人員還是工作人員都缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解。有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層過于注重企業(yè)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)收益，卻忽略了檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性，而且在很多企業(yè)內(nèi)部中的工作人員，都會(huì)認(rèn)為檔案部門并沒有實(shí)質(zhì)性的工作，并認(rèn)為那是檔案管理人員的工作，與自身的工作之間沒有任何關(guān)聯(lián)，在工作人員需要某份檔案時(shí)才會(huì)想起檔案部門的重要，但也會(huì)感覺檔案部門的各項(xiàng)手續(xù)過于復(fù)雜。

（二）缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度

在很多企業(yè)對(duì)檔案管理展開立卷、保管與銷毀等工作時(shí)，缺少相應(yīng)的規(guī)范制度能夠依據(jù)，如果在檔案立卷與歸檔的過程中，缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)過程中過于混亂;如果在保管檔案的過程中缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話，就會(huì)導(dǎo)致由檔案部門所保管的相關(guān)檔案，不能在第一時(shí)間得到整理和入庫(kù)，甚至有大部分檔案的裝訂過于敷衍，蒙混在其他檔案中進(jìn)入到保管庫(kù)內(nèi);如果在檔案查閱與銷毀的過程中，缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話，就會(huì)出現(xiàn)手續(xù)不全、交接不清等狀況，這在日后對(duì)企業(yè)檔案展開查詢時(shí)會(huì)較為困難。

二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解

當(dāng)企業(yè)內(nèi)部中出現(xiàn)相關(guān)人員對(duì)于檔案管理的了解不足時(shí)，就可以通過加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解，從而科學(xué)、合理的解決這類問題。主要可以根據(jù)以下幾方面所展開：第一，需要針對(duì)檔案部門的所有員工展開檔案管理工作的專業(yè)培訓(xùn)，還可以將檔案的管理內(nèi)容與操作過程等加入到檔案部門的崗前培訓(xùn)中，或是將其納入到繼續(xù)教育的培訓(xùn)中，從而確保檔案部門的工作人員能夠深入了解到檔案管理的重要性，并主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)整理、業(yè)務(wù)與操作等知識(shí)，從根本上開展企業(yè)檔案的管理工作。第二，在企業(yè)檔案管理部門中的相關(guān)人員，自身一定要找好對(duì)于管理工作的理解，并規(guī)范自身在檔案管理中所有環(huán)節(jié)的行為舉止，從而不斷提高自身對(duì)企業(yè)檔案的管理水平。第三，在企業(yè)檔案管理部門中的相關(guān)人員，一定要將自身所具備的管理意識(shí)、技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)和其他人員之間展開交流，這樣不僅可以將自身的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)傳授給其他人員，還可以在其他人員身上學(xué)到更多的技術(shù)知識(shí)，從而確保企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度

在構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度時(shí)，一定要按照管理內(nèi)容所展開。在針對(duì)企業(yè)檔案展開立卷與歸檔時(shí)，需要將企業(yè)檔案與業(yè)務(wù)的數(shù)量相互結(jié)合，以此來制定出最為合理的科學(xué)方案，還需要定期對(duì)企業(yè)檔案展開整理，將企業(yè)運(yùn)行過程中的各項(xiàng)信息資料，展開統(tǒng)一的整理與封貼，在經(jīng)過全面檢查并確定所有環(huán)節(jié)后就可以展開統(tǒng)一的裝訂工作，當(dāng)裝訂完成后再把所有檔案根據(jù)順利放到檔案盒之中，以免出現(xiàn)企圖蒙混其中的檔案。除此之外，在企業(yè)檔案管理工作中如果是采用手工記錄的話，需要在活頁(yè)空白處按照順序?qū)n案的賬頁(yè)編號(hào)寫下目錄，在開始裝訂工作時(shí)還需要在封粘處標(biāo)出簽章，如果是采用網(wǎng)絡(luò)記錄的話，就需要打印出所有類型檔案的案頁(yè)，并對(duì)其展開整理后根據(jù)時(shí)間順序打出相應(yīng)的序號(hào)，再按照序號(hào)編出的目錄展開裝訂封粘，這樣在日后查詢或銷毀企業(yè)檔案時(shí)，就能夠根據(jù)裝訂所貼的簽章找到所需檔案，從而使企業(yè)檔案的管理工作更加規(guī)范。

三、企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新措施

在針對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)模式展開創(chuàng)新時(shí)，主要可以通過以下幾點(diǎn)所展開：第一構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。自計(jì)算機(jī)、智能化等技術(shù)涌入到企業(yè)檔案管理中后，企業(yè)檔案的管理人員就能夠在網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建網(wǎng)站，對(duì)檔案展開收集與整理，而且還可以將自己的萬盞與政府部門的網(wǎng)站相互鏈接，從而提升網(wǎng)站中檔案資源的搜索效率。第二構(gòu)建電子版檔案。以往較為傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的，并需要將檔案歸檔展開保存，電子版也需要?dú)w檔保存，但這種電子版檔案可以構(gòu)建屬于企業(yè)的檔案庫(kù)，其中只存放企業(yè)較為關(guān)鍵的檔案資料，而且這種檔案庫(kù)還可以設(shè)定密碼，這樣不僅能夠起到一定程度的保密作用，有效預(yù)防企業(yè)核心檔案泄漏，還能夠在確保企業(yè)檔案的管理效率同時(shí)，為企業(yè)發(fā)展奠定較為堅(jiān)固的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，如今在企業(yè)檔案的管理工作中還存有諸多問題，例如：缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解、缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度，這些問題不僅會(huì)降低檔案部門處理信息數(shù)據(jù)的實(shí)際效率，也會(huì)對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展造成一定的影響。因此，一定要針對(duì)企業(yè)檔案的管理與服務(wù)模式展開創(chuàng)新，并通過加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度等創(chuàng)新措施，有效提升檔案部門處理信息數(shù)據(jù)的實(shí)際效率，并以此為企業(yè)發(fā)展起到一定程度的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]張靜.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017，（29）.

[2]彭敏珍.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息服務(wù)模式創(chuàng)新探討[J].城建檔案， 2018.

[3]崔慧.計(jì)劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題探討[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2017，（6）.

作者簡(jiǎn)介：鄭微（1981-），漢族， 女， 重慶南川人，本科，中級(jí)職稱：檔案館員，重慶涪陵能源實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司。