學(xué)校檔案管理重要性及優(yōu)化措施

張華

[摘 要] 檔案管理工作是學(xué)校非常重要的基礎(chǔ)工作，可以為學(xué)校的發(fā)展提供數(shù)據(jù)參考，有提高領(lǐng)導(dǎo)決策水平，提高教學(xué)質(zhì)量等作用。所以要對(duì)學(xué)校的現(xiàn)實(shí)現(xiàn)況進(jìn)行分析，并提出一些解決措施，對(duì)學(xué)校的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)整以及優(yōu)化。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 學(xué)校發(fā)展 檔案應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案管理方法比較簡(jiǎn)單，容易出現(xiàn)問題，隨著網(wǎng)絡(luò)上信息的增多，在學(xué)校檔案管理中不僅要推廣電子信息化，還要靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的整理，創(chuàng)造出更好的資源信息環(huán)境，這是未來學(xué)校檔案管理的方向。

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)況

（一）對(duì)檔案管理不重視

學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息不看重，對(duì)學(xué)校檔案信息管理投放的資金過少，很多學(xué)校檔案管理設(shè)備過于單一和簡(jiǎn)單，有的學(xué)校沒有檔案管理設(shè)施，這使檔案管理工作沒有辦法施展，有學(xué)校有計(jì)算機(jī)、掃描儀，但能用的卻很少，不夠檔案管理信息的基本要求，很多學(xué)校沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)工作成員，老師對(duì)于電腦了解過于片面，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理只能夠用傳統(tǒng)的方式，還會(huì)出現(xiàn)一些重要文件的丟失。

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這種最新的科學(xué)技術(shù)不夠重視，在學(xué)校檔案管理上缺少認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案信息管理只需要專門的管理人去負(fù)責(zé)。很多管理層對(duì)檔案的重要性沒有明確的認(rèn)可，管理意識(shí)相對(duì)來說都比較淡薄，所產(chǎn)生的違規(guī)行為很多。比如學(xué)校的檔案并不是由專職檔案員管理的，有的會(huì)交給學(xué)生自行管理，也有的會(huì)交給其他工作人員來保管，這樣就沒有辦法保證檔案材料的完整性、安全性和規(guī)范性。管理人員對(duì)檔案管理的工作認(rèn)知范圍窄，認(rèn)為檔案內(nèi)容不缺少就可以。沒有獨(dú)立的檔案信息管理部門，只靠幾個(gè)人來管理檔案，對(duì)檔案管理工作缺乏重視，學(xué)校檔案管理很難開展[1]。

同時(shí)，學(xué)校在檔案管理工作中對(duì)機(jī)械投入的硬件不足，許多計(jì)算機(jī)搜索軟件缺少，計(jì)算機(jī)搜索的巨大優(yōu)勢(shì)不能有效發(fā)揮。很大程度影響機(jī)械檔案探索效率，學(xué)校檔案管理的開發(fā)與利用不合理。

（二）缺少經(jīng)驗(yàn)，電子檔案利用率不高

某些學(xué)校沒有電腦檔案室，電子檔案信息管理方面缺少經(jīng)驗(yàn)，有的學(xué)校成立了電子檔案室，檔案室卻是局域網(wǎng)，不能及時(shí)找尋外面的信息數(shù)據(jù)。

對(duì)檔案管理的利用非常的小。檔案信息每年都會(huì)增加，長(zhǎng)時(shí)間會(huì)有很多的檔案信息，當(dāng)前教育學(xué)校沒有重視檔案管理的利用，只會(huì)用一些普通的搜索能力，檔案信息缺少了更廣泛的用途。

我國(guó)學(xué)校在進(jìn)行檔案進(jìn)行管理時(shí)，重視檔案機(jī)關(guān)部門工作以及校領(lǐng)導(dǎo)決定的事情，沒有重視檔案管理工作的發(fā)展，無法滿足管理、科研、教學(xué)等方面的服務(wù)要求，檔案管理工作過于單一。同時(shí)檔案管理工作與師生并沒有直接聯(lián)系[2]。

（三）管理人員素質(zhì)不高

在檔案室管理工作中，工作人員的素質(zhì)不相同，很多工作人員屬于非專業(yè)人員，不熟悉信息化管理技術(shù)，沒有檔案管理的理論常識(shí)，導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作人員無法掌握專業(yè)的檔案管理細(xì)節(jié)，檔案管理工作的效率較低。同時(shí)，工作人員在檔案收集、整理、歸檔、運(yùn)用等各環(huán)節(jié)中缺乏專業(yè)性，沒有做好檔案管理工作，容易出現(xiàn)檔案錯(cuò)漏、丟失等情況，影響檔案管理的成果。

二、學(xué)校如何加強(qiáng)檔案管理

（一）增強(qiáng)檔案管理

伴隨著年時(shí)代的進(jìn)步，需要讓學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)學(xué)校檔案管理總體進(jìn)行優(yōu)化。增強(qiáng)對(duì)較舊信息的管理程度，改善對(duì)學(xué)校管理的一些觀念，更改檔案信息管理的方法，增強(qiáng)現(xiàn)在的信息技術(shù)，檔案管理加入學(xué)?？傮w計(jì)劃里。成立獨(dú)立的檔案管理部門，招收專業(yè)的檔案管理人員，增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員學(xué)歷要求，常對(duì)管理人員進(jìn)行突擊抽查，要與學(xué)校實(shí)際相結(jié)合，有相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)懲罰措施，對(duì)工作完成得好的人員給予經(jīng)濟(jì)上和精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，相反進(jìn)行一些懲罰。建立檔案管理小組，小組讓校長(zhǎng)直接管理，成員明確工作的目的。將檔案管理工作的進(jìn)度和質(zhì)量跟效率聯(lián)系起來，調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。增強(qiáng)對(duì)與檔案管理的重視，加強(qiáng)老師和學(xué)生的信息管理，每個(gè)部門配合好檔案管理的工作[3]。

（二）重視檔案管理的過程，提升檔案管理水平

學(xué)校定期的讓管理檔案人員參與檔案局的檔案知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，請(qǐng)專業(yè)的檔案員定期對(duì)全校的管理檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)資料鑒定、分類、編號(hào)、立卷、檢索工具的知識(shí)，提高管理檔案人員的工作水平，檔案人員做到持證上崗。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，檢查各類文件、材料能否齊全，完整地按期歸檔，是能否做好檔案工作的一個(gè)基礎(chǔ)。

（三）每半年搜集重要資料

檔案管理人員要有計(jì)劃、有重點(diǎn)的進(jìn)行編輯，認(rèn)真充分的編輯學(xué)校所有的重要檔案，讓學(xué)校檔案資源得到充分的利用，對(duì)學(xué)校有社會(huì)有用途、有價(jià)值的檔案認(rèn)真的編輯集合，采用實(shí)際效果的方法，讓學(xué)校的檔案材料更加便于管理?？梢悦堪肽晁鸭匾Y料，及時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行更新，促使檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。

（四）提高管理人員工作質(zhì)量，增加服務(wù)意識(shí)

檔案管理人員要改變本身的觀念，改變自身的態(tài)度。對(duì)自己本職工作的不重視，不能合理利用資源，將限制學(xué)校檔案的合理開發(fā)利用，學(xué)校的工作人員做好思想準(zhǔn)備，發(fā)揮自己的想象，與時(shí)代攜手同行。認(rèn)識(shí)新時(shí)代對(duì)檔案工作的重要性，積極探究檔案合理用途及優(yōu)化方法。招聘專門的檔案管理人員，實(shí)行檔案管理的專業(yè)管理與專門管理，促使檔案管理工作獨(dú)立化，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。檔案管理人員要有嶄新的思路、獨(dú)立的思想、積極開放的服務(wù)態(tài)度，盡全力的為學(xué)校進(jìn)步而努力，為老師和學(xué)生而努力。

（五）改造檔案信息安全設(shè)施，提升學(xué)校檔案管理設(shè)施

隨著新時(shí)代的進(jìn)步，檔案管理信息安全的問題每日增加，學(xué)校檔案信息要進(jìn)行保密，這讓學(xué)校檔案信息有被破壞的風(fēng)險(xiǎn)。改善信息安全是目前學(xué)校的重要任務(wù)之一。政府部門要完善檔案信息安全法律法規(guī)，能使得學(xué)校受到法律的保障。對(duì)檔案信息材料進(jìn)行運(yùn)用和建立網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的時(shí)候，加強(qiáng)安全保護(hù)設(shè)施，防止信息遺漏、損壞。

檔案管理人員需要有計(jì)劃有重點(diǎn)的進(jìn)行材料收集，合理的整合學(xué)校的檔案、事件、材料，充分發(fā)揮出學(xué)校檔案管理的用途。把學(xué)校和社會(huì)有價(jià)值的事件集中保存管理，改善學(xué)校的檔案內(nèi)容，讓檔案管理工作為學(xué)校的發(fā)展發(fā)揮出更高的價(jià)值。

（六）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

學(xué)校為加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的腳步，要引進(jìn)當(dāng)前先進(jìn)的信息設(shè)備和管理軟件，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理信息化建設(shè)納入整體校園信息化建設(shè)規(guī)劃中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與校園數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行，以國(guó)家規(guī)定的檔案信息化建設(shè)為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，構(gòu)建具有學(xué)校特點(diǎn)的信息化管理軟件。通過建立和不斷完善屬于自己的檔案資源信息庫(kù)和檢索系統(tǒng)，利用先進(jìn)的信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，滿足師生群體與往屆校友的需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

三、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)，各級(jí)黨委政府及高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，完善高校檔案信息管理各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案管理信息化硬件設(shè)備建設(shè)，提高高校檔案管理工作的高效化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化，加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和改變用人選擇途徑，為充分發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)對(duì)促使高校持續(xù)發(fā)展的推動(dòng)作用提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]程成，陳霞.軟件工程[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2013：5.

[2]舒紅平.Web數(shù)據(jù)庫(kù)編程[M].西安：電子科技大學(xué)出版社， 2006：4.

[3]周玉玲.紙質(zhì)與電子檔案共存及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國(guó)科技博覽，2009（6）：56.