人事檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

齊昕

[摘 要] 現(xiàn)階段，人事檔案管理工作開展的過程中出現(xiàn)了各種各樣的問題。文章針對(duì)人事檔案管理中的問題，提出了應(yīng)對(duì)措施，希望以此推進(jìn)人事檔案管理效率提升。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案管理 存在問題 應(yīng)對(duì)策略

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

社會(huì)持續(xù)發(fā)展，國民經(jīng)濟(jì)在不斷增長，在這樣的背景下，人力資源對(duì)企業(yè)在市場中的生存與發(fā)展發(fā)揮著非常重要的作用。企業(yè)人力管理中的人事檔案管理是非常關(guān)鍵的一個(gè)管理內(nèi)容，其對(duì)企業(yè)職工的基本面貌與工作狀態(tài)等做了客觀記錄，是企業(yè)職工績效考核的憑證。因而，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理問題的研究是很有必要的。

一、人事檔案特點(diǎn)與管理現(xiàn)況

（一）特點(diǎn)

目前，人事檔案管理中存在很突出的特點(diǎn)，在客觀性與動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)上表現(xiàn)明顯。根據(jù)客觀角度而言，人事檔案是對(duì)職工的工作狀態(tài)與個(gè)人經(jīng)歷等進(jìn)行客觀登記，是對(duì)職工的個(gè)人反映。因而，在用人時(shí)應(yīng)當(dāng)對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行檢查，雇用人員的時(shí)候人事檔案可起到十分關(guān)鍵的作用，且可以為職工找到合適的工作崗位，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更高的價(jià)值。

（二）管理現(xiàn)況

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展過程中，人事檔案管理系統(tǒng)與管理機(jī)制已經(jīng)逐步構(gòu)建且構(gòu)成了對(duì)應(yīng)規(guī)模，并且還配置了專業(yè)人員與兼職檔案人員，人事部制定了相應(yīng)的檔案管理?xiàng)l例等，如此有益于人事檔案管理。在干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理層面取得了很好的成績，且流動(dòng)人員人事檔案管理也在進(jìn)行中，由此可知，人事檔案現(xiàn)代化建設(shè)成效顯著[1]。

二、人事檔案管理中的問題分析

（一）流動(dòng)人員人事檔案管理滯后

由于市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，使得社會(huì)人才資源配置方式出現(xiàn)了翻天覆地的變化，人員流動(dòng)性大，在這樣的情況下，人事檔案管理中產(chǎn)生了帶檔與扣檔、檔案遺失與重建檔案等現(xiàn)象。近期，由于高校擴(kuò)大招生范圍，使得每年的大學(xué)畢業(yè)生均在增加，畢業(yè)生的就業(yè)方向多樣，同時(shí)選擇非公單位與外資企業(yè)等的學(xué)生增加，這部分企業(yè)在選人的時(shí)候通常無需個(gè)人檔案，僅需要應(yīng)聘崗位人員的學(xué)歷證明以及身份證即可，在一定程度上嚴(yán)重削弱了人事檔案社會(huì)功能，造成人們?cè)桨l(fā)不注重人事檔案管理[2]。

（二）人事檔案管理人員不具備科學(xué)的認(rèn)識(shí)

和別的業(yè)務(wù)管理工作比較，人事檔案管理牽涉企業(yè)的發(fā)展，可是人事檔案管理部門和別的專業(yè)技術(shù)部門不同，其無法為企業(yè)的發(fā)展在技術(shù)層面提供直接性的支持，僅僅是為企業(yè)提供服務(wù)，易于被企業(yè)忽略，甚而一些管理層認(rèn)為人事檔案管理是不具備技術(shù)含量的工作，僅需要保存好檔案即可，保證檔案不會(huì)出現(xiàn)遺失與泄露的情況，就可以將人事檔案管理工作處理好，比如檔案查詢與外調(diào)工作等。實(shí)際上，人事檔案涉及到個(gè)人與企業(yè)的長期發(fā)展，人事檔案管理工作發(fā)揮著非常重要的作用，應(yīng)當(dāng)引起更多人的關(guān)注，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)交給專業(yè)人士進(jìn)行，且積極遵從合理且規(guī)范化的制度正常開展。

（三）人事檔案管理缺乏規(guī)范性，未能構(gòu)建完整的制度

中國現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)的人事檔案依舊使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有很多缺陷，檔案信息不但容易失真，同時(shí)還易丟失。人員在個(gè)人檔案填寫時(shí)，因?yàn)樽舟E不清晰造成無法辨認(rèn)，一些信息填寫不完善以及描述不到位的情況經(jīng)常出現(xiàn)。另外，個(gè)人的證書有丟失與失效等情況，造成紙質(zhì)人事檔案管理無效或者檔案管理工作停滯不前。人事檔案管理工作人員對(duì)上述情況缺乏合理監(jiān)管，沒有在第一時(shí)間補(bǔ)全個(gè)人資料、沒有補(bǔ)全并存檔因繼續(xù)學(xué)習(xí)的學(xué)歷更新情況，這些都是人事檔案管理工作不規(guī)范的表現(xiàn)，對(duì)企業(yè)與個(gè)人未來發(fā)展毫無益處[3]。

（四）人事檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍匱乏

人事檔案不但涵蓋了基層職工人事檔案，也涵蓋了干部與優(yōu)秀職工人事檔案，是企業(yè)選人用人的依據(jù)，檔案失真與丟失會(huì)給企業(yè)造成很大的影響。人事檔案如若進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證人事檔案的準(zhǔn)確性，必須要有檔案管理專人進(jìn)行檔案管理，經(jīng)過調(diào)研達(dá)到去偽存真的目的，讓檔案可以發(fā)揮其最大作用。根據(jù)現(xiàn)階段情況看來，一些企業(yè)并沒有依據(jù)國家規(guī)定配置人事檔案管理人員，一部分企業(yè)僅設(shè)置了一名檔案管理人員，該人員管理著幾百或幾千人的檔案，并且還有部分企業(yè)使用了兼職人員進(jìn)行檔案管理，這部分兼職人員對(duì)于檔案管理知識(shí)知之甚少，在上崗前沒有對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，僅具有整理與保存檔案的能力，不具備去偽存真的專業(yè)技能。

三、人事檔案管理問題應(yīng)對(duì)舉措

（一）強(qiáng)化流動(dòng)人員檔案管理

現(xiàn)代社會(huì)受各種因素影響，人員流動(dòng)性逐步增大，因此，需要強(qiáng)化對(duì)流動(dòng)人員人事檔案信息的管理，在人事檔案管理制度構(gòu)建且快速完善這一基礎(chǔ)之上，構(gòu)成流動(dòng)人員檔案信息的完整采集網(wǎng)絡(luò)，在第一時(shí)間歸檔與更新構(gòu)成的檔案信息。在短時(shí)間內(nèi)健全人事檔案采集與識(shí)別、歸檔與保存、借閱與查找等制度與步驟，開展人事檔案管理工作，從而將人事檔案管理信息健全化，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息客觀性與動(dòng)態(tài)性、高效性與規(guī)范化。

（二）提升人事檔案管理科學(xué)認(rèn)識(shí)

人事檔案中有人才的基本信息，是企業(yè)選人的參考依據(jù)，對(duì)個(gè)人與企業(yè)均有著非常關(guān)鍵的作用。企業(yè)需要提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注力度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理各方面的投資，持續(xù)健全對(duì)應(yīng)的軟硬件設(shè)備，增加人事檔案管理宣傳力度，組織所有職工共同參加到檔案管理工作中，積極配合檔案管理工作人員做好檔案管理工作，以此提升人事檔案管理效率。

（三）構(gòu)建健全的人事檔案管理制度，進(jìn)行規(guī)范化管理

人事檔案管理要提升管理效率與水平，節(jié)省人力、物力、財(cái)力，就需要構(gòu)建科學(xué)健全的管理制度，達(dá)到制度化與規(guī)范化的管理目的。第一，人事檔案管理制度在融合當(dāng)前的用人機(jī)制與代理機(jī)制等基礎(chǔ)之上進(jìn)行創(chuàng)新與整合，構(gòu)成統(tǒng)一且集中的管理制度，同時(shí)持續(xù)進(jìn)行完善，提升人事檔案管理效用，為社會(huì)查找與使用檔案提供便捷，促進(jìn)人事檔案信息集中化，提升人事檔案信息利用率。第二，加速人事檔案信息化建設(shè)，人事檔案關(guān)系到企業(yè)所有職工的信息，有著各種各樣的特征，如復(fù)雜多變、數(shù)量龐大等，如果只是依靠人工進(jìn)行處理非常耗費(fèi)時(shí)間與精力，無法有效提升人事檔案信息利用率。要實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的管理，需要構(gòu)建且持續(xù)健全人事檔案管理系統(tǒng)，借助新的科技與設(shè)備，把個(gè)人檔案信息輸入系統(tǒng)中，提升檔案的持續(xù)性，利用掃描儀與相機(jī)等把檔案信息與圖片進(jìn)行保存，使檔案信息更形象與直觀。第三，要?jiǎng)?chuàng)新人事檔案管理，管理工作人員需要發(fā)揮出現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作用，在遵守保密原則的基礎(chǔ)上，做到非保密信息的資源共享，給社會(huì)提供真實(shí)有效的檔案管理信息。

（四）構(gòu)建專業(yè)化人事檔案管理人才隊(duì)伍

人事檔案管理質(zhì)量與管理效率取決于檔案管理工作人員素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力的高低，因此，構(gòu)建綜合素養(yǎng)高與專業(yè)水平高的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)是做好人事檔案管理工作的核心保障。第一，加強(qiáng)入門關(guān)，在雇用檔案管理人員的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，設(shè)定檔案管理人員崗位要求與數(shù)目。第二，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，該培訓(xùn)包含了上崗前的培訓(xùn)與不定期業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)等，持續(xù)提升檔案管理工作人員專業(yè)技能與業(yè)務(wù)水平，讓其可以在提高人事檔案管理水平的同時(shí)還可以持續(xù)改革與創(chuàng)新，促進(jìn)人事檔案管理有效進(jìn)行。除此以外，人事檔案管理工作人員需要持續(xù)更新觀念，促進(jìn)人事檔案管理水平提升。

四、結(jié)語

伴隨社會(huì)的不斷進(jìn)步與企業(yè)的高速發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理工作人員對(duì)人事檔案管理工作的價(jià)值有了新的認(rèn)識(shí)，以往的人事檔案管理方法對(duì)提高管理水平與促進(jìn)企業(yè)發(fā)展是不利的。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理人員與設(shè)施等方面的建設(shè)，使人事檔案管理更好地促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[3]程路.人力資源開發(fā)中人事檔案管理的價(jià)值思考[J].人才資源開發(fā)，2019（6）：27- 28.