新形勢(shì)下國(guó)企外事管理模式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化

許曉靜

[摘 要] 近年來(lái)，國(guó)家推行“走出去”戰(zhàn)略，國(guó)有企業(yè)大力拓展海外業(yè)務(wù)、承攬海外項(xiàng)目，國(guó)際交流也日趨頻繁，龐大的出國(guó)人員數(shù)量要求國(guó)企必須優(yōu)化外事管理模式，規(guī)范因公出國(guó)審批制度，避免違規(guī)現(xiàn)象，規(guī)避海外業(yè)務(wù)的外派勞務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。文章結(jié)合國(guó)企外事管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出了在新形勢(shì)下國(guó)企外事管理模式的轉(zhuǎn)變和優(yōu)化，并提出建設(shè)性建議

[關(guān)鍵詞] 新形勢(shì)下 國(guó)企 外事管理模式 轉(zhuǎn)變 優(yōu)化

中圖分類號(hào)：F276.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

一、規(guī)范國(guó)企外事管理工作的意義

國(guó)企外事管理部門(mén)高效、合規(guī)地解決問(wèn)題，可以促進(jìn)企業(yè)更好地拓展海外市場(chǎng)，提高綜合實(shí)力。另外，通過(guò)充分發(fā)揮外事部門(mén)的窗口作用，可以讓中國(guó)企業(yè)在世界范圍拓展、傳播企業(yè)文化，建立良好的企業(yè)聲譽(yù)。遵守國(guó)家及企業(yè)內(nèi)部的外事紀(jì)律，尊重并遵守目的國(guó)的外交、外事法律法規(guī)，保證外事工作的合規(guī)性，不容忽視。違紀(jì)、違規(guī)行為不僅會(huì)給中國(guó)企業(yè)內(nèi)部的公務(wù)派遣出國(guó)工作帶來(lái)影響，還會(huì)給海外項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)甚至整個(gè)國(guó)家的外事工作帶來(lái)潛在的、不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)。

二、國(guó)企外事管理難題

（一）人才儲(chǔ)備問(wèn)題和團(tuán)隊(duì)建設(shè)問(wèn)題

同樣是阿爾及利亞的例子，為了在短時(shí)間內(nèi)完成談判以及其他準(zhǔn)備工作，只能讓持有因公護(hù)照的工作人員解決此問(wèn)題，但是持有因公護(hù)照的工作人員，并不一定勝任項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作，他們可能是翻譯或不具有相應(yīng)決定權(quán)力的基層人員。而其他項(xiàng)目談判人員因沒(méi)有持有因公護(hù)照，還需要花費(fèi)一段時(shí)間辦理因公護(hù)照。這一工作安排體現(xiàn)了國(guó)企人才儲(chǔ)備及團(tuán)隊(duì)建設(shè)問(wèn)題，凸顯了人才結(jié)構(gòu)不合理，在發(fā)生人力緊張的情況下，沒(méi)能做出人力調(diào)整。并且個(gè)別工作人員不能成功辦理因公護(hù)照，在與其他國(guó)企競(jìng)爭(zhēng)中帶來(lái)不利影響。此外，國(guó)外派遣的工作人員，還需要考慮政治審查問(wèn)題，以及是否符合阿國(guó)的勞務(wù)人員規(guī)定和配額，若是不符合相關(guān)規(guī)定，還要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。這就需要外事管理掌握一定的可派遣員工數(shù)據(jù)信息，當(dāng)一名工作人員不能向外派遣時(shí)，應(yīng)及時(shí)尋找另一位頂替。對(duì)于外事管理部門(mén)而言，由于缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在出現(xiàn)人力緊張的情況下，不能及時(shí)調(diào)配人力資源。這體現(xiàn)了國(guó)企信息化不強(qiáng)，管理運(yùn)行效率不高的問(wèn)題，外事管理人員不懂得采取網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)指揮等信息化手段來(lái)消除部分員工不能出國(guó)談判的影響。由此體現(xiàn)了國(guó)企外事工作信息化程度低，工作創(chuàng)新思維弱的缺陷[1]。

（二）傳統(tǒng)外事管理制度適應(yīng)性問(wèn)題

外事管理主要包括工程項(xiàng)目人員派遣，因公出國(guó)境管理，護(hù)照管理、境外公共安全管理等工作內(nèi)容。在某海外項(xiàng)目運(yùn)行之前，會(huì)由外事管理人員考察，決定員工到國(guó)外負(fù)責(zé)此項(xiàng)目，并根據(jù)海外合作項(xiàng)目立項(xiàng)組建團(tuán)隊(duì)。外事管理基于此項(xiàng)目及其團(tuán)隊(duì)，合理安排和分配人員動(dòng)遷行程。但是在工作過(guò)程中，出現(xiàn)了一些問(wèn)題。以阿爾及利亞管道項(xiàng)目為例，項(xiàng)目成立初期需要一定的管理人員和法語(yǔ)翻譯，前往阿國(guó)進(jìn)行前期準(zhǔn)備，但是限于時(shí)間緊急未能合理安排工作人員合理動(dòng)遷。部分外事管理人員沒(méi)能根據(jù)外事項(xiàng)目變動(dòng)，進(jìn)行針對(duì)性調(diào)整，受到傳統(tǒng)外事管理制度適應(yīng)性差的限制，在制度范圍內(nèi)可操作的空間較小。

（三）外事檔案管理意識(shí)淡薄

企業(yè)對(duì)外事檔案管理意識(shí)淡薄，對(duì)外事管理工作檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，只注重外事活動(dòng)的結(jié)果，對(duì)于檔案的收集和管理只是簡(jiǎn)單走一個(gè)過(guò)場(chǎng)，從而導(dǎo)致外事檔案不健全。與此同時(shí)，在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)中，外事管理工作缺少信息化管理手段的支持，得不到基本的發(fā)展和進(jìn)步，加之企業(yè)對(duì)外事檔案管理硬件設(shè)施投入資金不夠，缺乏計(jì)算機(jī)檢索的高效率手段，僅依靠人工儲(chǔ)存和查詢，增大了工作難度，增加了工作量，降低了工作效率。此外，企業(yè)的外事檔案管理僅處于檔案材料收集、整理和保存的簡(jiǎn)單模式中，在檔案的利用上更是長(zhǎng)期處于一種被動(dòng)狀態(tài)，降低了外事檔案的利用價(jià)值[2]。

三、新形勢(shì)下國(guó)企外事管理模式的轉(zhuǎn)變與優(yōu)化措施

（一）建立健全外事管理制度

近年來(lái)，外事管理工作已經(jīng)從國(guó)家層面得到了充分的重視。外交部啟用并推廣“護(hù)簽上報(bào)系統(tǒng)”“APEC卡上報(bào)系統(tǒng)”“邀請(qǐng)函管理系統(tǒng)”以及“因公電子護(hù)照管理系統(tǒng)”，通過(guò)技術(shù)手段規(guī)范、約束企事業(yè)單位外事部門(mén)的日常工作。各大國(guó)企也紛紛行動(dòng)起來(lái)，優(yōu)化升級(jí)企業(yè)內(nèi)部《外事管理辦法》，建立自己的“外事管理系統(tǒng)”，與外交部相關(guān)管理平臺(tái)充分對(duì)接。國(guó)企還針對(duì)所屬成員企業(yè)眾多、駐外機(jī)構(gòu)分散等特點(diǎn)，建立內(nèi)部監(jiān)督審查機(jī)制，定期對(duì)下屬成員企業(yè)的外事規(guī)定實(shí)施落地、外事操作合法合規(guī)等工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。另外，大部分國(guó)企還定期組織外事培訓(xùn)，宣貫國(guó)家及企業(yè)內(nèi)部的外事紀(jì)律，剖析外交部通報(bào)的不合規(guī)外事案例，分享成員企業(yè)成功的外事管理經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題，修訂完善外事管理制度及操作手冊(cè)。

（二）在外事管理上引入?yún)f(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)機(jī)制

根據(jù)當(dāng)前國(guó)內(nèi)外形勢(shì)發(fā)展，立足本企業(yè)自身情況，不斷創(chuàng)新外事管理理念，建立健全涉外工作協(xié)調(diào)與聯(lián)動(dòng)機(jī)制，建立健全應(yīng)急工作機(jī)制。牢固樹(shù)立外事一盤(pán)棋意識(shí)，通過(guò)對(duì)外事、外經(jīng)等各種對(duì)外資源的科學(xué)整合，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，構(gòu)建高效的對(duì)外開(kāi)放與合作平臺(tái)，努力形成部門(mén)互動(dòng)、上下聯(lián)動(dòng)的大外事格局。一方面，包括外事在內(nèi)的企業(yè)各職能部門(mén)圍繞海外業(yè)務(wù)和對(duì)外合作建立橫向的合作管理機(jī)制，明確各自職責(zé)，在具體業(yè)務(wù)中密切配合，及時(shí)協(xié)調(diào)，確保企業(yè)的國(guó)際合作決策有效執(zhí)行，促進(jìn)管理提升和降本增效；另一方面，國(guó)內(nèi)外的各外事部門(mén)之間應(yīng)形成縱向的穩(wěn)定互動(dòng)關(guān)系，拓寬溝通渠道，強(qiáng)化各外事部門(mén)、機(jī)構(gòu)之間的良性互動(dòng)，充分發(fā)揮作用，有效推進(jìn)企業(yè)國(guó)際合作進(jìn)程。

（三）外事管理途徑創(chuàng)新

1.建立外事信息數(shù)據(jù)庫(kù)

外事工作涉及安全培訓(xùn)、護(hù)照管理等內(nèi)容，為了更好地將外派工作人員的信息整合和利用，利用信息技術(shù)構(gòu)建外事管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)，將員工的護(hù)照、簽證、工作能力等信息錄入到此數(shù)據(jù)庫(kù)匯總，從而提高信息的使用效率和質(zhì)量。除了員工信息之外，還將數(shù)據(jù)庫(kù)與國(guó)家外交部官方網(wǎng)站相連，將最新的出入境管理政策錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)時(shí)更新相關(guān)信息。外事工作人員根據(jù)最新的出入境管理政策，采取更加靈活的方法讓外派員工出境、入境。為了節(jié)約企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)中自動(dòng)連接航空公司官方網(wǎng)站，實(shí)時(shí)獲取最新的票務(wù)信息和航班信息，從而為制定境外出差計(jì)劃提供必要的信息支持，減少搜集信息的時(shí)間成本。構(gòu)建海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)。基于外事管理數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)，利用信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)構(gòu)建外事業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)工作人員可以獲知派遣員工的護(hù)照、簽證信息，并在有效期內(nèi)幫派遣員工辦理簽證延期手續(xù)，并通知外派員工及時(shí)回國(guó)更換護(hù)照等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有信息實(shí)時(shí)更新的功能，對(duì)于外派員工跨越多國(guó)的出差計(jì)劃，能夠根據(jù)錄入的航班信息以及員工通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的反饋，更新員工所在位置信息，更好地讓外事工作人員規(guī)劃出差線路。特別是面臨航班信息臨時(shí)變動(dòng)，能夠采取其他的備用計(jì)劃。根據(jù)海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)，改革外事管理工作制度，制定標(biāo)準(zhǔn)信息化工作流程，以適應(yīng)計(jì)算機(jī)化、電子化的工作環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)外事工作的監(jiān)督力度。借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息交互優(yōu)勢(shì)，將常規(guī)、不涉密的業(yè)務(wù)類型遷移到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如業(yè)務(wù)審批、護(hù)照信息管理、電子簽證申請(qǐng)等，減少紙質(zhì)文件的流通，便于信息整理、歸類和使用。通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，國(guó)外派遣人員進(jìn)行工作報(bào)告，同時(shí)也支持視頻會(huì)議的功能，方便國(guó)外工作團(tuán)隊(duì)與國(guó)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通交流。系統(tǒng)支持安裝安卓、iOS系統(tǒng)的移動(dòng)終端設(shè)備，國(guó)外派遣工作人員可以聯(lián)網(wǎng)登錄系統(tǒng)辦理簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)[3]。

2.建立外事管理信息集中管控機(jī)制

外事檔案是企業(yè)重要的組織過(guò)程資產(chǎn)，也是企業(yè)國(guó)際交流平臺(tái)的重要組成部分，不僅記錄了企業(yè)在外事的工作，還記載了各種外事交流的信息。外事部門(mén)應(yīng)花大力氣，加強(qiáng)對(duì)外事檔案資料的收集與整理，建設(shè)統(tǒng)一的外事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)?？梢愿鶕?jù)企業(yè)外事的實(shí)際情況，建設(shè)一套更加統(tǒng)一、更加規(guī)范的數(shù)據(jù)庫(kù)以及信息化的交流平臺(tái)，增加其的儲(chǔ)存功能以及分類利用的功能，使外事資料檔案得到充分利用。一方面，有利于為各子分公司及在建項(xiàng)目的對(duì)外交流工作提供經(jīng)驗(yàn)借鑒和資料查詢渠道，從而提高工作效率并節(jié)省費(fèi)用開(kāi)支；另一方面，有利于科學(xué)統(tǒng)計(jì)企業(yè)的國(guó)際交流活動(dòng)，找出規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)未來(lái)的對(duì)外交流活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化，并加強(qiáng)對(duì)外事活動(dòng)的費(fèi)用控制能力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于中石化大型跨國(guó)企業(yè)而言，外事工作是開(kāi)拓海外業(yè)務(wù)的關(guān)鍵。因此，為加強(qiáng)外事管理工作質(zhì)量，首先要?jiǎng)?chuàng)新外事管理工作理念；其次是創(chuàng)新工作途徑，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，建立外事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建海外業(yè)務(wù)系統(tǒng)來(lái)提高業(yè)務(wù)處理效率和質(zhì)量，提高護(hù)照、簽證信息的管理效率；最后再配以建立外事管理團(tuán)隊(duì)，定向儲(chǔ)備海外人才，將企業(yè)外事管理作為企業(yè)發(fā)展的重要推動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)：

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[3]翟建勇.某大型能源國(guó)企招標(biāo)采購(gòu)管理模式實(shí)踐與探討[J].物流技術(shù)，2015（9）：125.