探究工程檔案的整理保存與應(yīng)用

彭會(huì)

摘 要：隨著中國(guó)建筑施工行業(yè)的不斷發(fā)展，其正在朝著越來(lái)越規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向進(jìn)步，各類管理工作也都逐漸走上正軌，無(wú)論是施工管理還是人員管理亦或是材料管理，其質(zhì)量都較過(guò)去有了巨大的改變，但是在這個(gè)過(guò)程中，仍然有一種管理工作被人們所忽略，那就是工程檔案的整理與保存工作。本文首先簡(jiǎn)單分析了提升工程檔案資料管理質(zhì)量的方法，而后從建立健全保管體系、應(yīng)用整理原則兩個(gè)角度加以詳細(xì)探討。

關(guān)鍵詞：工程檔案；整理；應(yīng)用

工程檔案的重要性無(wú)需多言，其對(duì)于建筑工程順利建設(shè)有著十分可觀的積極作用，因此我們必須要盡快認(rèn)識(shí)到這種重要性，并且對(duì)其價(jià)值和作用進(jìn)行分析。在此基礎(chǔ)上，還需要對(duì)工程檔案的重要性、保管必要性等進(jìn)行分析，并且據(jù)此做好工程檔案的整理保存與應(yīng)用，才能促進(jìn)工程建設(shè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

1 優(yōu)化現(xiàn)代工程檔案資料管理的方法

第一，要堅(jiān)持全面管理方法。為了盡可能的提升現(xiàn)代工程檔案資料的管理質(zhì)量，把工程檔案資料更好的應(yīng)用到建設(shè)施工管理中去，我們必須要提升工程檔案整理應(yīng)用的范圍和普適性，使之貫穿到工程建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中去，從工程立項(xiàng)審批開始，到施工方案設(shè)計(jì)、施工管理、竣工驗(yàn)收等，都需要做好全程式檔案整理，只有做到了這一點(diǎn)，工程檔案的整理應(yīng)用才能真正發(fā)揮作用。第二，務(wù)必要確保工程檔案的系統(tǒng)性。為了盡可能保障工程檔案的整理應(yīng)用質(zhì)量，我們就需要從其系統(tǒng)性和完整性入手，避免出現(xiàn)資料的損毀以及遺漏。更重要的是，務(wù)必要對(duì)工程檔案文件的分類和排布進(jìn)行仔細(xì)的考量，使之貼合材料分類的邏輯理論，這樣一來(lái)就能有效的提升工程檔案資料的反饋效果，更好的體現(xiàn)不同材料檔案之間存在的內(nèi)在聯(lián)系，為后續(xù)工作提供便利，使工程檔案資料管理的作用充分發(fā)揮出來(lái)。最后，我們必須要采取各種措施確保工程檔案的真實(shí)性和規(guī)范性。工程檔案資料的整理和應(yīng)用中，想要確保應(yīng)用效率及整理效果，就必須要提升工程資料檔案的規(guī)范性，對(duì)檔案內(nèi)所存檔的數(shù)據(jù)信息加以準(zhǔn)確的概括和標(biāo)注，同時(shí)要注意檔案資料的嚴(yán)肅性，避免一而再再而三的修改。除此之外，想要提升工程檔案的真實(shí)性，就必須要第一時(shí)間記錄和整理工程建設(shè)中發(fā)生的變化，并且做好統(tǒng)計(jì)工作保證各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，讓檔案資料成為反映工程建設(shè)質(zhì)量的重要憑證，如實(shí)的記錄工程建設(shè)中技術(shù)指標(biāo)、質(zhì)量審核、工期長(zhǎng)短等信息的變更情況，讓工程檔案資料的記錄進(jìn)度和工程實(shí)際建設(shè)保持一致，將工程檔案資料發(fā)生誤差的可能性降到最低。

2 完善和健全工程檔案收集整理保存體系

工程檔案的整理和應(yīng)用工作絕非易事，僅僅憑借過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理很難取得實(shí)際成效，只有建立健全相關(guān)的管理體系和制度，才能以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的條款保障檔案資料整理及應(yīng)用的效果。在制訂相關(guān)工作體系的時(shí)候，務(wù)必要始終堅(jiān)持分工明確、責(zé)任落實(shí)、條款細(xì)化制訂原則，詳細(xì)的規(guī)定建筑工程設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段、正式施工階段以及竣工收尾階段各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案資料整理及應(yīng)用策略。在開始正式施工以前，不同部門負(fù)責(zé)制作本部門工作涉及到的準(zhǔn)備資料，并且及時(shí)的上交給上級(jí)管理人員盡心歸檔；工程監(jiān)理方面的工程檔案資料則由監(jiān)理單位出具并且進(jìn)行歸檔；施工及最后結(jié)算階段也是如此，所需要的材料一律由職能部門進(jìn)行制作，最后統(tǒng)一進(jìn)行保存和整理。另外，還應(yīng)該關(guān)注工程檔案資料的長(zhǎng)期保存和儲(chǔ)存工作，建立健全長(zhǎng)效保存機(jī)制，加大資金投入力度，建立檔案資料保存室，并且引進(jìn)工程檔案資料電子化檢索系統(tǒng)，這樣一來(lái)才能確保工程檔案資料的保存效果，并且提升其總體的應(yīng)用價(jià)值，使之成為后續(xù)工程項(xiàng)目的可參考信息。

3 應(yīng)用按批次整理的原則和方法

首先，要準(zhǔn)確界定工程檔案的批次，工程檔案資料的批次劃分往往是整理及應(yīng)用的第一步，只有在前期準(zhǔn)備工作中確定好不同資料的劃分，在之后的工作中才能更好的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，在沒(méi)有特殊情況的時(shí)候單份文件可作為一批次進(jìn)行整理，而一些相關(guān)性比較強(qiáng)的文件則可以多個(gè)組成一批次進(jìn)行保存。第二，要確定歸檔范圍和檔號(hào)編制具體方法。工程檔案資料的整理工作十分重要，工作人員需要牢牢把握住工程檔案歸檔的原則和規(guī)定，一般情況下比較常見(jiàn)的工程檔案號(hào)編制次序?yàn)槿谔?hào)-項(xiàng)目編號(hào)-歸檔單位編號(hào)-保管期限-件號(hào)。第三，要做好工程檔案資料編號(hào)的監(jiān)督。工程項(xiàng)目的檔案整理工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)的工程編號(hào)方式，結(jié)合建筑工程施工的實(shí)際情況和進(jìn)度，做好檔案信息的歸檔和整理，另外還需對(duì)一個(gè)施工步驟中的不同分類工程進(jìn)行處理，使之存在明顯的連貫性，不能出現(xiàn)順序雜亂等問(wèn)題。第四，要確保檔案順序的標(biāo)準(zhǔn)化。具體來(lái)說(shuō)可以按照以下方式進(jìn)行：對(duì)檔案進(jìn)行分類處理，并且做好目錄設(shè)置，檔案管理人員需要根據(jù)不同許可證號(hào)分辨工程單位，而后以此為基礎(chǔ)確定檔案材料的歸類標(biāo)準(zhǔn)，并且將檔案材料的名稱和序號(hào)記錄在冊(cè)形成目錄；而后需要對(duì)檔案材料進(jìn)行整體性的處理，根據(jù)檔案上交的時(shí)間和內(nèi)容，進(jìn)行仔細(xì)的整理，對(duì)分散資料進(jìn)行排列和裝訂，使之成為標(biāo)準(zhǔn)化的檔案；最后就是要將整理結(jié)束的檔案做好信息錄入，盡最大可能保持檔案資料的狀態(tài)。第五，要盡快完善配套的檔案信息化系統(tǒng)。在信息技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，各種社會(huì)事業(yè)的發(fā)展都與信息技術(shù)相掛鉤，信息技術(shù)本身也確實(shí)發(fā)揮出了極其可觀的積極作用，尤其是在檔案管理中，工作人員借助信息技術(shù)的強(qiáng)大功能即可達(dá)到縮短時(shí)間、提高效率的工作目標(biāo)，毫無(wú)疑問(wèn)利用信息技術(shù)進(jìn)行工程檔案整理有著積極作用。因此，在今后的發(fā)展中，施工單位需要加大資金投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的軟件系統(tǒng)及硬件設(shè)備，保證檔案整理和應(yīng)用的便捷性。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，工程檔案管理對(duì)于企業(yè)管理的重要性不言而喻，我們要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，保證工程檔案的整理與保存的規(guī)范化，并不斷完善檔案信息的收集和管理體系，保證檔案信息的真實(shí)性，從而提高工程檔案的管理水平。

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