如何規(guī)范管理疾病預(yù)防控制中心的檔案工作

閆愛軍

摘 要：疾病預(yù)防控制中心的主要工作職責是對疾病進行預(yù)防和實時監(jiān)測，在監(jiān)測的過程中要根據(jù)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進行有效的分析，根據(jù)分析結(jié)果制定相應(yīng)的防治措施。在這個過程中，疾病預(yù)防控制中心需要收集大量的文件資料和數(shù)據(jù)，而檔案資料能夠為疾病預(yù)防控制中心的疾病監(jiān)測、疾病防治、疾病分析等工作提供數(shù)據(jù)信息，可見檔案管理工作在疾病預(yù)防控制中心所發(fā)揮的作用，而疾病預(yù)防控制中心檔案工作管理是否規(guī)范決定著該中心工作的效率，因此加強對疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的規(guī)范研究具有現(xiàn)實性意義。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制中心；檔案管理；規(guī)范化

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作的有序開展，可以提高檔案的利用效率，對于疾病預(yù)防中心各項工作的開展具有良好的促進作用。但是從目前來看，疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作面臨一些問題，諸如有的疾控中心對檔案管理不夠重視，沒有設(shè)置單獨的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案存放歸類混亂；還有的疾控中心檔案管理人員能力不足，不能為各科室快速有效地提供各種檔案信息。這些問題都直接導(dǎo)致檔案管理的實際效率低下，嚴重影響疾控中心工作的開展。為了改善這樣的狀況，疾控中心有必要采取一些針對性的措施規(guī)范檔案管理工作。

1 疾病預(yù)防控制中心檔案管理規(guī)范化的重要意義

在我國的疾病預(yù)防控制中心中，檔案管理的規(guī)范化具有重要的意義。首先，對于檔案管理人員工作內(nèi)容和工作職責的規(guī)范化，能夠保證把檔案管理人員的變動對檔案使用造成的負面影響降到最低，也能避免各個科室的檔案管理人員不固定導(dǎo)致的檔案管理過程不一致等問題。其次，疾病預(yù)防控制中心的很多工作人員為了便于開展工作，經(jīng)常將檔案保存在自己手中，這樣就會導(dǎo)致檔案管理的混亂，降低檔案的使用效率，因此對于檔案的分類和存放要規(guī)范化，這樣能夠有效解決檔案管理存在的漏洞，使檔案工作得以系統(tǒng)化。再次，在檔案管理規(guī)范化的過程中，相關(guān)的管理部門會對檔案內(nèi)容進行細化，也會對檔案管理的工作制度進行完善，這樣能夠客觀真實地反映出疾病預(yù)防控制中心的工作內(nèi)容、工作進度，以及對于疾病預(yù)防工作的重視程度，為醫(yī)療機構(gòu)疾病工作的順利進行提供保障，推動健康事業(yè)的發(fā)展。

2 疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

當前疾病預(yù)防控制中心存在的最大問題是檔案管理意識薄弱。一方面，很多疾病預(yù)防控制中心甚至沒有專門的檔案管理中心，也沒有專門的檔案管理人員，有的設(shè)置是一人兼顧多職，因此對于檔案的歸類、存放、查錄等工作十分混亂，缺乏檔案管理意識導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范，這也就直接導(dǎo)致疾病預(yù)防控制中心不能高效開展工作。另一方面，許多疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作也沒有給予實際的重視，更別談什么檔案管理意識。上面的人不重視，導(dǎo)致下面的人只是把檔案管理作為某個科室的附屬工作，管理技能和相關(guān)的管理知識更無從談起，如此一來，檔案管理效率就十分低下，檔案的實際作用沒能得到充分發(fā)揮。

2.2 管理人員能力不足

實際上，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作沒有那么簡單，所涉及的文檔資料繁雜，種類也較多，因此對檔案管理人員的專業(yè)知識和工作技能都有一定的要求。但很多疾控中心一開始對檔案管理并不重視，任用的檔案管理人員也是非專業(yè)性人員，很多甚至沒有接受過檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)，對于檔案的分類、存放、查錄等更是不熟悉，不但導(dǎo)致工作效率低下，而且對于檔案文件的真實性也有很大程度的影響，這樣會造成檔案的缺失，無法為疾病醫(yī)療機構(gòu)提供充足的檔案資料，導(dǎo)致醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的嚴重滯后。

2.3 檔案管理缺乏信息化

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)運用在各行各業(yè)。疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作比較復(fù)雜，很多疾控中心還是采用傳統(tǒng)的人工管理的方式，工作效率不高，總而言之，疾病預(yù)防控制中心對信息技術(shù)的利用程度過低。盡管有些疾控中心也意識到信息技術(shù)對于檔案管理的重要性，但是并沒有投入一定的資金建立檔案信息管理系統(tǒng)；有些疾控中心雖然已經(jīng)建立了信息管理系統(tǒng)，但是還沒有運營到實際工作中，還沒有形成系統(tǒng)化的電子檔案數(shù)據(jù)庫，很多管理人員還是利用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行查閱，沒能充分發(fā)揮信息技術(shù)在疾控中心檔案管理工作的實際效用，影響疾控中心工作的開展。

3 疾病預(yù)防控制中心規(guī)范檔案工作管理的措施

3.1 完善檔案管理工作機制

要想完善檔案管理工作機制，疾病預(yù)防控制中心首先要加強對檔案管理工作的重視，從中心的高層領(lǐng)導(dǎo)到基層的一線工作人員、管理人員，都要做好相關(guān)的檔案管理重要性的思想意識宣傳工作，讓整個疾控中心上上下下的力量都凝聚起來，為檔案管理工作的開展提供良好環(huán)境。其次，建立檔案管理工作機制，制定檔案管理者責任落實制，只有以嚴格的管理工作機制進行制約，保障管理者的利益，檔案管理機制才能被遵守與落實。再次，疾控中心高層領(lǐng)導(dǎo)要定期對檔案管理者進行考核，對檔案工作進行檢查與評估，并實施獎罰制度，這樣一方面可以不斷對檔案整理和管理模式進行優(yōu)化調(diào)整，另一方面，也能夠提高檔案管理者的工作積極性，這無疑也能夠增強管理者對檔案管理工作的重視意識，在完善檔案管理工作機制的同時，也提高了檔案管理工作的科學(xué)有效性。

3.2 提高檔案管理者的職業(yè)技能

隨著社會節(jié)奏的加快，各行各業(yè)的加快發(fā)展，疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作相比于傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了很大改變，因此檔案管理人員除了加強對檔案管理工作的重視外，還要自覺提高檔案管理工作的職業(yè)技能。這就需要疾控中心招聘一些專業(yè)性的檔案管理人才，促進檔案管理工作的規(guī)范化，并且還要定期對這些管理人員展開各個方面的培訓(xùn)，比如對于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的技能，建立檔案數(shù)字化系統(tǒng)技能，還要提高管理者的道德素質(zhì)和綜合實踐能力，這樣有助于提高管理者的工作效率，檔案管理工作也能夠更加科學(xué)地為疾控開展提供助力，推動檔案管理水平的提升。

3.3 健全檔案管理的信息化水平

信息技術(shù)屬于檔案管理水平提高的保障措施，因此，檔案管理工作也要緊跟時代發(fā)展的步伐，將信息技術(shù)運用到疾控中心的檔案管理工作中，因此疾控中心需要加大對資金的投入，引入先進的檔案管理電子化設(shè)備，完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)等基礎(chǔ)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，并建立數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)，用網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)對檔案信息進行處理，還可以通過高級檢索、分類查詢等多種功能，提高疾控中心檔案的利用率，同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用簡化了繁瑣的管理流程，也大大提高了檔案管理的工作效率，使疾控中心各項工作能夠事半功倍。

4 結(jié)語

疾病預(yù)防控制中心的檔案管理涉及的材料和信息龐雜，不僅檔案種類繁多，而且內(nèi)容廣泛，使用的周期也比較長。而檔案資料能夠為疾病預(yù)防控制中心的各項疾病研究工作提供數(shù)據(jù)參考，因此，任何疾控中心都要對檔案管理的規(guī)范化引起足夠的重視，完善疾控中心檔案管理制度，注重對檔案管理者專業(yè)能力和素質(zhì)的培養(yǎng)，重要的是，要與時俱進，利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展提高檔案管理的水平，更有效便捷地促進疾病預(yù)防控制中心工作的順利進行。

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