信息時代背景下高校學籍檔案管理之我見

高芮

摘 要：學籍檔案是高校檔案管理不可或缺的重要環(huán)節(jié)，在當今信息時代的大背景下，學籍檔案的管理也面臨了新的機遇和挑戰(zhàn)。本文從高校學籍檔案管理的意義出發(fā)，詳細分析了當前環(huán)境下高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀，并提出了學籍檔案管理的解決路徑。

關鍵詞：管理；學籍檔案；高校；信息化

1 信息時代背景下高校學籍檔案管理的意義

高校學籍檔案是學生從入學到畢業(yè)期間反應其學習、生活、獎懲、實習等各項狀況的綜合記錄，為學生未來的職業(yè)規(guī)劃，包括就業(yè)、升學、晉升等提供了重要的依據(jù)，也為用人單位對其入職評定、留學機構的資格審查提供了重要參考，同時也真實的反應了高校辦學質量和教學水平，為高校各部門的教學管理提供了重要的參考意義。

在當今信息時代背景下，學籍檔案傳統(tǒng)的管理模式已經不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展，由于學籍檔案真實的反映了在校生的綜合狀況，其真實性和權威性不僅成為高校辦學質量的重要參考。 如何將傳統(tǒng)模式與現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理模式相結合也為信息時代背景下高校學籍檔案管理提出了新的機遇與挑戰(zhàn)。

2 信息時代背景下高校學籍檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 學籍檔案信息化程度不高

學籍檔案信息化建設有賴于軟件和硬件的支撐。就高校而言，學籍的檔案管理受重視程度不高，軟件和硬件的配置跟不上現(xiàn)代化的信息需求。然而學籍檔案信息化的建設依賴于安全性能較高的存儲介質、像素較高的掃描儀器以及較為完善的檔案管理系統(tǒng)、防火墻等軟件輔以支持。與此同時，各大高校由于人員緊張、經費的不足，學籍檔案的整理還僅僅停留在紙質文件的層面上，這些不僅使得查找利用率低下，且反復翻閱不利于原件的保存，一旦紙質檔案遭遇到丟失或損毀等極端情況，后果不堪設想。

2.2 學籍檔案系統(tǒng)性架構有待完善

由于學籍檔案自身的時間跨度長，涉及的相關教學部門眾多，使得學籍檔案的系統(tǒng)性架構缺乏統(tǒng)一標準。一是學籍檔案存在多頭管理，各部門協(xié)調性差。學生的學籍檔案涉及的內容廣泛，涉及的行政部門和教學部門繁多。例如學生錄取名冊、實習生鑒定表歸口招生就業(yè)部門；學生的學籍卡、成績單等歸口各個二級院系管理；學生的畢業(yè)驗印名冊屬于教務處管理；學生征兵入伍、開學典禮等活動歸屬于學工處管理。這種多頭管理的結果容易造成數(shù)據(jù)上的多源異構，若需獲取一個學生的所有學籍信息，需要各個部門相互配合。如若各方協(xié)調性較差，很難獲取完整的學籍信息。

二是學生動態(tài)性信息更新不及時。很多高校學籍信息是在畢業(yè)年歸檔，檔案部門無法及時更新學生在大學期間的動態(tài)信息，如其入伍參軍、休學、退學等動態(tài)信息等。

2.3 檔案管理專業(yè)人才匱乏

一是學籍檔案的歸檔整理通常都是各二級院系的教學秘書兼職擔任，工作重心并不在此，所以缺乏對學籍檔案歸檔重要性的認知，意識性和主動性有待加強。其次，由于非檔案管理的專業(yè)性人才缺乏對學籍檔案的整理、歸檔的相關培訓，專業(yè)知識薄弱，也影響了學籍檔案的歸檔進程。

二是隨著信息技術的發(fā)展，學籍檔案的數(shù)字化需求日益迫切，而各大高校的從業(yè)人員信息化意識淡薄，信息化建設力度薄弱。資歷較深的學籍檔案管理員對紙質的學籍檔案的歸檔整理顯得駕輕就熟，由于年齡的限制，對于學籍檔案數(shù)字化管理顯得力不從心。因此學籍檔案的管理性人才出現(xiàn)人員斷層、青黃不接的現(xiàn)象在各大高校屢見不鮮。

三是由于學籍檔案涉及的學生量大、內容眾多，裝訂和掃描的繁瑣工作很容易造成檔案員的職業(yè)倦怠，形成抵觸情緒，再加之學籍檔案不似高校其他工作，容易出工作成果，所以檔案管理工作很難得到領導的重視，導致晉升通道和學習通道的不暢通，因此這種激勵機制的缺乏，極易使檔案管理人員產生負面情緒，影響工作的主動性和創(chuàng)造性。

3 信息時代背景下高校學籍檔案加強管理的解決路徑

3.1 加強學籍檔案的信息化建設

學籍檔案的信息化建設體現(xiàn)在以下四個方面。一是學籍檔案信息化的建設離不開軟硬件的購置，其中硬件設施包括檔案專用掃描儀、打印機、數(shù)碼攝像機、數(shù)碼照相機、磁盤陣列等基礎性設備，軟件包括安全性能較高的防火墻、與自身學校相適應的檔案管理系統(tǒng)等。

二是加強學籍檔案雙軌制的構建，在紙質檔案與電子檔案互為鏡像的大前提下，各高?？梢詮淖陨淼膶嶋H出發(fā)，明確先后順序，以年代久遠、有所損害的紙質檔案開始，對其優(yōu)先進行數(shù)字化處理。

三是加強對傳統(tǒng)紙質目錄的信息化處理，構建學籍檔案的體系化、標準化的全目錄庫，排除因異構數(shù)據(jù)產生的“信息孤島”效應的不利影響[1]，以方便學籍檔案資源檢索和共享。

四是建立師生/服務器相支撐的檔案管理結構系統(tǒng)。高校檔案信息管理系統(tǒng)能通過師生/服務器將高校檔案信息管理體系、高校檔案管理結構體系進行銜接，并將其分成客戶機/服務器的結構模式處理共享型檔案信息，在執(zhí)行各自任務的同時，完成檔案信息的管理與共享工作[2]。

3.2 健全完善學籍檔案系統(tǒng)性構架

一是建立并完善數(shù)字化學籍檔案的共享體系，加強檔案系統(tǒng)與學校OA系統(tǒng)、教務系統(tǒng)等的對接，通過與各部門系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫之間的對接，實現(xiàn)電子檔案的實時更新，以此降低高校由于各職能部門的拆分及合并，或者因歸檔分工不明確，造成學籍檔案的遺漏和混亂的風險。同時通過學籍檔案共享模式的構建，形成了數(shù)據(jù)的共享，節(jié)省了人力成本和物力成本。

二是為在校生和畢業(yè)生提供個性化的查檔服務，如定制各種個性化的借閱模塊，以往為學生只是單純的提供成績單的復印件，不提供英文的翻譯件，然而一般查詢成績單的學生都是以留學為目的，許多國外高校以及中介機構需要英文版的成績單做支撐材料。另外可以通過增加水印的方式，以規(guī)避電子文檔借出時另作他用等不良風險。

三是加強紙質檔案與電子檔案的安全性。首先是加強對檔案庫房防火防潮防蟲蛀的日常維護，以保證紙質檔案的安全性。其次是重視電子檔案安全的管理，可以通過磁盤陣列、NAS等設備確保數(shù)據(jù)的安全，對數(shù)據(jù)安全要求高的學校亦可通過異地備份的措施，建立容災系統(tǒng)以進一步提高數(shù)據(jù)的安全性。最后是有條件的高?？蓪⒚烤頇n案添加電子標簽，通過FRID射頻識別，追蹤到每卷檔案的位置以保證檔案的安全性。

四是明確學籍檔案制度化的管理，明確各職能部門及二級院系的職責和關系，從根本上明確各部門相關學籍檔案的歸檔工作的義務和責任，明確學籍檔案的時序性，加強各二級院系學籍檔案的協(xié)作以提高學籍檔案歸檔的及時性和準確性。

3.3 重視檔案管理專業(yè)技術性人才的培養(yǎng)

檔案資源信息化的建設離不開對高素質的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)[3]，其又涵蓋了以下三個方面。

一是拋棄落后守舊的固化思維，具有主動學習和接受新知識、新技能的動力，同時要具備信息時代背景下檔案數(shù)字化的全局觀，有數(shù)字檔案開放與共享的新意識，真正做到從檔案管理員轉換為信息管理者。

二是加強學籍檔案相關人才的梯隊建設，加強對各二級院系和各教學部門兼職檔案員相關技能的培訓，總結經驗教訓，取各家之所長，以增強學籍檔案歸檔的系統(tǒng)性和整體性。

三是加強檔案管理人員的激勵機制以提高其工作的主動性。首先是申請相關經費，以補貼的發(fā)放形式來肯定各二級院系和各教學部門兼職檔案員的辛勤勞動。此外，各二級院系兼職檔案員，職稱評審時大多為管理崗，鼓勵其走檔案系列的專業(yè)技術的職稱路線，為其創(chuàng)造職業(yè)生涯的多種可能性，使其在平時的歸檔工作中得以學以致用，化被動為主動，以提高工作效率。

參考文獻

[1]楊旭中.信息化視域下的高校檔案管理創(chuàng)新[J].山西檔案，2018（06）：48.

[2]楊桂蓮.人力資源檔案信息化建設策略研究[J].黑龍江檔案，2015（4）：106.

[3]吳華影.館藏檔案資源共享技術路徑與建設策略研究[D].哈爾濱：黑龍江大學，2012.