淺談機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究

卜麗娜

摘 要：目前，隨著科學技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，政府檔案管理也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變，并結(jié)合新修訂的地方標準。本文簡要分析了辦公室數(shù)字檔案館建設(shè)的內(nèi)容和存在的問題。

關(guān)鍵詞：機關(guān)數(shù)字；檔案室建設(shè)；面臨問題

隨著科學和技術(shù)的迅速發(fā)展，作為整個計算機網(wǎng)絡(luò)的核心和基礎(chǔ)的數(shù)字技術(shù)已在社會生活的所有領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，這自然對傳統(tǒng)的檔案管理產(chǎn)生重大影響。當然，這些標題將根據(jù)當時的需要創(chuàng)建。目前，許多檔案館已經(jīng)開始建造數(shù)字檔案，并取得了相當大的進展。鑒于數(shù)據(jù)時代的機遇和挑戰(zhàn)，各機構(gòu)必須努力建立數(shù)字檔案，以滿足信息社會發(fā)展的需要。

1 機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的背景與意義

隨著科學和技術(shù)的發(fā)展以及一個廣泛的數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到很大的沖擊，公共檔案的管理從傳統(tǒng)的紙面檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字管理。為確定今后建設(shè)數(shù)碼檔案的目標和任務(wù)，組織了國家數(shù)碼檔案建設(shè)工作。各區(qū)及國家檔案基本上是數(shù)字化的，可以接收和保存檔案服務(wù)處存檔的電子檔案，電子檔案也可以存檔和保存。傳統(tǒng)存檔檔案系統(tǒng)允許數(shù)字化使用存檔檔案、在線使用開放的存檔檔案、安全保存和長期使用電子存檔檔案。中國共產(chǎn)黨中央局和國務(wù)院辦公廳發(fā)表了一份關(guān)于在新環(huán)境下加強和改進檔案工作的公告，加強了總體協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導。將檔案計算機化納入該股自動化總計劃，使部署和同步標準化，確保檔案服務(wù)遵循整個過程中檔案培訓準則，并積累電子檔案。辦公場地是一個信息平臺，利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)將檔案數(shù)字化，以傳統(tǒng)方式提供，并確保電子文件的存檔、儲存和使用。

2 機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 組織管理建設(shè)

明確界定數(shù)字檔案的方向和職能權(quán)威，將數(shù)字檔案的建設(shè)納入本組織信息化總計劃年度審查的主要指標，建立一個先進的數(shù)字檔案系統(tǒng)，如管理系統(tǒng)員額、人事管理系統(tǒng)、財產(chǎn)管理系統(tǒng)等，并在年度預算中列入若干次檔案的業(yè)務(wù)經(jīng)費，包括媒體數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)以及各種電子文件的存檔和分類。電子檔案系統(tǒng)的備份、開發(fā)和維護由經(jīng)常預算提供經(jīng)費，并得到長期財政保護。

2.2 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)充分自動化，從記錄收集到使用。應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)包括數(shù)據(jù)接收、檔案前管理、檔案材料管理、檔案使用管理和記錄管理等內(nèi)容。在線ORTS系統(tǒng)和接口管理包括八個功能模塊，滿足收集、存檔、處理、儲存和使用電子文件或多個文件的功能要求。使用.數(shù)字資源的真實性、完整性和可用性的目標是確保安全。在這方面，在線存檔和在線使用的實施是實現(xiàn)檔案自動化的一個重要指標。

3 建設(shè)機關(guān)數(shù)字檔案室需要注意的幾點問題

3.1 室藏檔案數(shù)字化要嚴格遵循相關(guān)標準

在將內(nèi)部檔案數(shù)字化的過程中，應(yīng)嚴格遵守紙面檔案數(shù)字化的標準，為損壞較少的物理檔案選擇一個掃描儀，并盡可能使用一種顏色模式和更高的分辨率。在技術(shù)規(guī)格中統(tǒng)一存儲，如TFF、EG等，應(yīng)遵守或界定電子文件元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標準、數(shù)據(jù)存儲和交換格式等技術(shù)標準，以確保發(fā)展的一致性。數(shù)字存檔系統(tǒng)的對接。

3.2 集成信息化管理技術(shù)，解決技術(shù)異構(gòu)問題

現(xiàn)如今，在政府常用的OA系統(tǒng)中，由于軟件的開發(fā)，文件管理模塊的功能較差，更新不及時，無法實現(xiàn)文件流系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的在線傳輸功能，不能滿足實際文件T的需要。由于技術(shù)等原因，它不能與其他文件管理系統(tǒng)無縫連接，從而在一定程度上增加了工作負載，降低了工作負載。它融合了現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)。確保不同管理平臺下檔案數(shù)據(jù)的性質(zhì)、安全性和可讀性，實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)類型檔案的綜合管理，解決異構(gòu)接口和異構(gòu)平臺的問題。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與穩(wěn)定性

目前，政府檔案管理仍然是檔案的“兩大體系”，即紙質(zhì)檔案和電子檔案都是婦女檔案，工作量大大增加。檔案部門往往被機構(gòu)忽視，從業(yè)人員往往沒有專業(yè)知識，甚至沒有非正式的工作人員。因此，在數(shù)字檔案的建設(shè)中，應(yīng)優(yōu)先培養(yǎng)人才，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，機關(guān)應(yīng)配備適合數(shù)字檔案工作的專門（兼職）檔案員。具備相關(guān)檔案專業(yè)理論和檔案信息知識，并保持相對穩(wěn)定。通過定期培訓，不斷更新知識體系，培養(yǎng)一批懂理論、能管理的復合型檔案人才。

4 做好機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的策略

4.1 提高認識，加大對數(shù)字化檔案室建設(shè)的重視程度

數(shù)字檔案建設(shè)是關(guān)系檔案信息化大局的一項重要工作，涉及部門多、投資大、建設(shè)周期長、工作難度大。這項工作沒有主人的支持是不能完成的，領(lǐng)導的支持是建立在理解的基礎(chǔ)上的。要做好數(shù)字檔案的建設(shè)，必須結(jié)合工作的重要性，宣傳和引導，使他們真正了解工作，明確數(shù)字檔案建設(shè)的必要性和可行性。將數(shù)字檔案的建設(shè)納入機關(guān)的整體信息工作，在人員培訓、設(shè)備配置、資金分配等方面提供支持。本單位的預算將包括歸檔、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源備份管理、數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)運行維護升級等費用，并給予長期、昂貴的支持和保障。

4.2 健全法規(guī)，使數(shù)字檔案室建設(shè)走上法制軌道

根據(jù)本單位的具體情況，制定數(shù)字檔案建設(shè)的法律意見，指導有關(guān)部門制定和完善本部門數(shù)字檔案建設(shè)的規(guī)章制度。如各類電子檔案管理系統(tǒng)、人員配置與籌資系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源備份管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案應(yīng)用系統(tǒng)運行與維和安保管理系統(tǒng)、機關(guān)檔案管理部門、電子文件形成部門、信息部等。實行責任劃分和獎懲制度，進一步規(guī)范數(shù)字檔案的建設(shè)，使其制度化、規(guī)范化。為進一步規(guī)范數(shù)字檔案的建設(shè)，應(yīng)掃除法律法規(guī)綜合運用的障礙，開展有效的數(shù)字檔案建設(shè)。

4.3 創(chuàng)造條件，完善數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了保證數(shù)字檔案建設(shè)的順利進行，需要建設(shè)一個相對獨立、穩(wěn)定、兼容的數(shù)字檔案基礎(chǔ)設(shè)施，以滿足數(shù)字檔案資源管理和政府機構(gòu)共享利用的需要。主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五部分?；A(chǔ)設(shè)施應(yīng)盡量采用國產(chǎn)產(chǎn)品，尤其是具有自主知識產(chǎn)權(quán)的國有品牌產(chǎn)品。支持建設(shè)涉密數(shù)字檔案資源管理基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)當符合國家有關(guān)保密的規(guī)定。尤其應(yīng)采用統(tǒng)一的文件管理軟件。文檔處理和文檔管理需要選擇功能齊全的軟件。在機構(gòu)檔案中歸檔電子文件時，確保電子文件轉(zhuǎn)換為文本格式，以消除技術(shù)進步的影響，使其適應(yīng)各種平臺。

5 總結(jié)語

綜上所述，數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項長期的系統(tǒng)工程。數(shù)字檔案資源的收集需要多個部門的聯(lián)合建設(shè)。經(jīng)過周密的規(guī)劃和實施，不斷積累檔案管理經(jīng)驗，挖掘檔案的社會價值。只有這樣，政府檔案才能更好地為決策者和公眾服務(wù)。

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