探討如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校人事檔案管理工作

詹曉敏

摘 要：隨著我國科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都離不開信息化技術(shù)的應(yīng)用。信息化的發(fā)展與應(yīng)用，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展水平的標(biāo)志。信息化已經(jīng)融入我們的日常工作與生活。學(xué)校的人事檔案管理工作，也同樣離不開信息化。作為未來的發(fā)展方向，信息化在學(xué)校人事檔案管理中的普及也是學(xué)校整體管理水平的一個(gè)體現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新；信息化時(shí)代；人事檔案管理

檔案是我們保存信息的一種媒介，這種媒介的管理就是我們現(xiàn)在的檔案管理。檔案管理經(jīng)歷了不同的發(fā)展時(shí)期，在我們現(xiàn)在的科技進(jìn)步高速發(fā)展時(shí)期，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。傳統(tǒng)的檔案管理都是基于紙質(zhì)媒介的。這種紙質(zhì)媒介的檢索，傳遞，保護(hù)，修復(fù)等，都存在著各種各樣的問題，為后人的繼承和使用都帶來了不同程度的困難。而信息化已經(jīng)普遍應(yīng)用的今天，使檔案管理也迎來的本質(zhì)的改變。檔案管理的媒介不再是傳統(tǒng)的紙，而是基于電子技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)及電子設(shè)備。這些信息化的新的媒介的產(chǎn)生，解決了原來傳統(tǒng)的檔案管理中出現(xiàn)的問題，使檔案管理不僅方便了使用，也適應(yīng)了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展。

1 信息化的檔案管理的重要作用

人事檔案管理是學(xué)校整體管理的重要組成部分，人事檔案管理的質(zhì)量，影響到學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步。檔案是記載學(xué)校各方面重要信息的一個(gè)媒介。對學(xué)校而言，在對過去工作的總結(jié)時(shí)，離不開檔案記載的信息的查閱，在對未來工作的計(jì)劃中，離不開對檔案的數(shù)據(jù)的分類匯總，以便預(yù)測發(fā)展趨勢，能夠更好的幫助計(jì)劃的有效制定和實(shí)施?？梢姡瑱n案管理是非常重要的。在現(xiàn)代社會(huì)對人事檔案管理提出更高要求的同時(shí)，發(fā)展信息化成為推動(dòng)人事檔案管理的重要方法[1]。

隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案信息數(shù)量越來越多，檔案信息的劃分也越來越精細(xì)。傳統(tǒng)的人工檢索的方式，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在這種復(fù)雜的數(shù)據(jù)環(huán)境。信息化的人事檔案管理技術(shù)，通過先進(jìn)的人事檔案管理系統(tǒng)，能夠在極短的時(shí)間內(nèi)，完成原來很多人的工作量，既節(jié)約了時(shí)間，也節(jié)省了人力成本。傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)，不但耗費(fèi)時(shí)間，也不能夠保證檢索出的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。由于是人工分類及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，工作人員不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些差錯(cuò)[2]。但通過信息化的數(shù)據(jù)采集，可以準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)所要檢索的信息，保證了信息的準(zhǔn)確性。信息化在人事檔案管理中的應(yīng)用，還解決了信息傳遞的不方便。原始的檔案的傳遞是通過借閱或者抄錄的方式來傳遞的。這種傳遞也會(huì)產(chǎn)生一些問題。比如，在借閱的過程中，可能會(huì)造成原始資料的遺失或者是損壞。而抄錄雖然不存在上述問題，但是抄錄非常的占用時(shí)間和精力。尤其是當(dāng)時(shí)間緊迫時(shí)，抄錄就更無法滿足要求了。但在信息化的檔案管理模式下，這些都是完全無需擔(dān)心的。信息化的檔案數(shù)據(jù)，會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，直接被人們查詢和傳遞。人們看到和使用的，都是信息化的檔案數(shù)據(jù)，不會(huì)對原始的資料產(chǎn)生破壞，也更節(jié)省精力。原始的檔案管理方式，還存在著一個(gè)問題，那就是檔案的老化和難以保存的問題。例如，由于時(shí)間太久，紙張的老化問題和損壞問題都比較嚴(yán)重，如果無法保存這些，將使我們失去很多重要的資料和無法連續(xù)的記錄歷史。而信息化的應(yīng)用，也完美的解決了這一問題。現(xiàn)在的資料數(shù)據(jù)，都可以保存的網(wǎng)絡(luò)媒介中，這些媒介沒有老化的問題。只要妥善管理這些信息化系統(tǒng)，我們就不用再擔(dān)心資料的無法長期保存的問題。

2 信息化的檔案管理的實(shí)現(xiàn)方法

1）完善信息化檔案管理制度。由于檔案資料的特殊性，在我們的信息化的人事檔案管理中，對于檔案的保密性和安全性，都需要得到極大的重視。我們的國家首先就要從法的層面上，去建立一套完善的檔案管理法規(guī)，只有這樣，我們的各級(jí)單位，在制定自己的檔案管理制度時(shí)，才能夠有法可依，有據(jù)可查[3]。而我們的學(xué)校，在國家法律法規(guī)的框架下，要結(jié)合自己的管理目標(biāo)和特點(diǎn)，建立詳細(xì)的人事檔案管理制度，使學(xué)校的檔案管理者、教職員工及其他相關(guān)的人事檔案使用者，能夠在使用學(xué)校人事檔案的時(shí)候，按照制度的要求，確保人事檔案的安全和保密，從而促進(jìn)學(xué)校人事檔案管理工作的健康有序進(jìn)行。

2）加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。加強(qiáng)學(xué)校的人事檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人才，也是學(xué)校的一項(xiàng)重要任務(wù)。首先，我們要提高檔案管理人員的專業(yè)水平，招聘具有專業(yè)學(xué)科基礎(chǔ)知識(shí)的人員，保證學(xué)校人事檔案管理人員的基本素質(zhì)。其次，學(xué)校要定期開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使其能夠不斷的進(jìn)步和提升。專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，可以使檔案管理人員能夠及時(shí)的了解新的信息化技術(shù)，使自己的業(yè)務(wù)能力跟得上科技的進(jìn)步和發(fā)展[4]。檔案管理是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的職業(yè)，這就要求我們的管理人員，不能有懈怠懶惰的思想。而專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，也是貫穿了檔案管理的始終。第三，還要求我們的檔案管理人員有主動(dòng)學(xué)習(xí)的精神，在一切可以了解信息化的機(jī)會(huì)中，要自覺主動(dòng)的去獲取相關(guān)的知識(shí)，而不是把學(xué)習(xí)信息化的檔案管理知識(shí)當(dāng)做一種被動(dòng)的要求。最后，我們的檔案管理人員，還要熟練操作信息化檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)校人事檔案管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能模塊要能夠熟記于心。

3）加大信息化基礎(chǔ)建設(shè)。在信息化的檔案管理中，信息化的基礎(chǔ)建設(shè)是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的物質(zhì)條件基礎(chǔ)。這種信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，是從信息化管理平臺(tái)建設(shè)中反映出來的。我們的檔案管理人員要通過信息化管理平臺(tái)，來綜合管理學(xué)校的人事檔案資料。檔案管理人員使用信息化平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)檢索資料，可以使資料的檢索更加快捷方便，無需手工記錄，就可以把檢索到的資料保存記錄下來。檔案管理人員也是通過信息化平臺(tái)，來實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案資料的分類管理的。原始的管理方法，需要占用大量的空間去分別存放這些不同類型的檔案，但有了信息化平臺(tái)后，可以在平臺(tái)的虛擬空間中進(jìn)行不同類別的檔案的分類保管，不但節(jié)省了空間的占用，還使分類工作更加簡單化，規(guī)范化。通過信息化平臺(tái)的建設(shè)，還能實(shí)現(xiàn)資料的共享[5]。這種共享的實(shí)現(xiàn)，從根本上改變了傳統(tǒng)的信息分離的局面，使檔案信息可以為不同的使用人帶來工作和學(xué)習(xí)的便利。檔案管理人員使用信息化平臺(tái)傳遞資料時(shí)，是通過平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的。學(xué)校的信息化人事檔案管理平臺(tái)是與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合使用的。信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，也要求對學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行改良和建設(shè)，使網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)分布的合理性以及網(wǎng)絡(luò)的速度等方面，都能達(dá)到信息化管理的要求，使我們的信息化平臺(tái)能夠更好的發(fā)揮作用。

3 結(jié)束語

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法必然被先進(jìn)的信息化管理所替代[6]。為了滿足社會(huì)及學(xué)校對檔案管理提出的更高要求，我們必然的要加強(qiáng)我們的檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)、提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，從而提高在我們的檔案管理工作的水平。還要不斷加強(qiáng)信息化的基礎(chǔ)建設(shè)，使我們的檔案管理平臺(tái)，能夠達(dá)到我們當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展要求。我們在把信息化管理融入到學(xué)校的人事檔案管理中，還要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的進(jìn)行創(chuàng)新研究，借鑒先進(jìn)的管理模式，改變我們的管理方法，及時(shí)、徹底、有效的解決現(xiàn)階段人事檔案管理中存在的一些問題，使我們的人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率不斷提升。

參考文獻(xiàn)

[1]王劍.淺析信息化時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（20）：111.

[2]王敏.淺析信息化時(shí)代的學(xué)校人事檔案管理工作[J].中國管理信息化，2018，21（20）：175-176.

[3]徐悅雋.如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：141+144.

[4]郭少卿.淺談如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（01）：72+74.

[5]谷怡風(fēng).如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校人事檔案管理工作[J].才智，2016（35）：75.

[6]李莉.如何創(chuàng)新信息化時(shí)代的學(xué)校人事檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際，2016（02）：123+122.