新媒體環(huán)境下檔案管理與服務(wù)策略優(yōu)化

鄧晶

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，以網(wǎng)絡(luò)為載體的QQ、微信等平臺(tái)快速發(fā)展，不僅極大的促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，同時(shí)也極大的改變了檔案管理與服務(wù)工作模式。本文再此背景下結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)分析了新媒體環(huán)境下檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新途徑，寄希望通過本文的分析為檔案管理工作效率的提升提供富有建設(shè)性的建議。

關(guān)鍵詞：新媒體；檔案管理；檔案宣傳；檔案服務(wù)

新媒體是伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與傳播市場發(fā)展而出現(xiàn)的新興傳播媒體，在數(shù)字化時(shí)代中廣泛影響著人們的工作、生活乃至思想、價(jià)值和觀念等各個(gè)方面，同時(shí)對檔案工作帶來了影響。

傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)形式，檔案的管理工作主要是將這些紙質(zhì)的文件進(jìn)行梳理、歸納、保存，以供有關(guān)部門或人員查閱，數(shù)字化的應(yīng)用使得檔案從收集到存儲(chǔ)的整個(gè)過程都發(fā)生了變化，檔案管理方式已經(jīng)發(fā)生了顛覆性的變化，新媒體的出現(xiàn)更是引發(fā)了檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新變革，使得檔案管理方法更加有效，檔案宣傳模式更加豐富，檔案服務(wù)途徑更加寬廣。

1 新媒體優(yōu)化了檔案管理方法

檔案管理與服務(wù)方面的技術(shù)在信息化條件下發(fā)生了直接的改變，如今的檔案管理工作正在逐漸向無紙化辦公轉(zhuǎn)變，不僅僅是文字內(nèi)容的檔案，圖片、視頻等形式的檔案也越來越多，以往紙質(zhì)化的檔案收集、存儲(chǔ)形式，將逐漸被信息化所代替，給檔案工作帶來了很多便捷，在很大程度上簡化了檔案工作流程，降低人力物力的消耗，提高檔案管理工作效率。檔案管理者運(yùn)用新媒體手段，可以從以下幾點(diǎn)做起優(yōu)化自己的工作方法，也能夠取得更好的管理成效。

1.1 利用微信、微博等新媒體手段，實(shí)現(xiàn)和用戶的有效溝通

檔案服務(wù)是檔案管理員一項(xiàng)重要職責(zé)，但是由于檔案是專室存儲(chǔ)，大多數(shù)檔案用戶想要查詢檔案記錄的話就只能在特定時(shí)間特定地點(diǎn)專門跑一趟，極大降低了檔案服務(wù)效率。檔案管理員作為檔案資料和用戶之間的紐帶，如果能夠建立專為檔案服務(wù)的微信公眾號或微博，不僅可以利用公眾號第一時(shí)間發(fā)布檔案資訊，還可以在微信公眾號或微博上和用戶進(jìn)行互動(dòng)交流，使得檔案服務(wù)更及時(shí)有效。

新媒體時(shí)效性強(qiáng)、滲透性廣，其及時(shí)性和便捷性為檔案管理員與用戶間的有效溝通創(chuàng)設(shè)了更多的時(shí)空可能性，有效克服了傳統(tǒng)溝通模式時(shí)空分隔的缺點(diǎn)，提高了溝通效率。

1.2 運(yùn)用新媒體資源，助力檔案文化建設(shè)

新媒體與傳統(tǒng)期刊雜志相比，傳播速度更快表現(xiàn)形式更多樣，從而為檔案文化建設(shè)注入了新鮮的血液。一方面要充分發(fā)揮新媒體平臺(tái)的優(yōu)勢，運(yùn)用新媒體資源宣傳檔案文化，保證用戶及時(shí)獲取校園文化信息；另一方面可以通過新媒體平臺(tái)更有效地提高檔案業(yè)務(wù)的影響力，例如，檔案的服務(wù)可以做成案例分享出去，讓更多的人認(rèn)識到檔案價(jià)值。

2 新媒體優(yōu)化了檔案宣傳模式

在新媒體環(huán)境下，檔案管理人員通過采取以新媒體作為核心載體進(jìn)行多元化檔案信息的傳播，不僅能夠提高檔案信息宣傳的工作效率，還能夠有效降低宣傳成本，方便檔案信息在不同渠道的快速傳遞。新媒體給檔案帶來的宣傳模式最為顯著的特征就是簡單易行，能夠幫助檔案機(jī)構(gòu)節(jié)省更多的檔案宣傳費(fèi)用支出。其次相較于傳統(tǒng)媒體，新媒體信息傳播手段更加多樣化，應(yīng)用范圍更為廣泛，運(yùn)用新媒體進(jìn)行檔案傳播能夠讓用戶方便從不同渠道獲取檔案信息，并且還可以增加檔案文化宣傳的趣味性，激發(fā)用戶檔案信息獲取的潛在需求。再次，通過新媒體平臺(tái)檔案管理員可以充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)信息共享平臺(tái)的優(yōu)勢作用，充分挖掘自定義菜單功能，促使從不同方面和角度展開檔案宣傳工作。比如，在檔案宣傳公眾號中科學(xué)設(shè)置檔案查詢欄目，通過開展網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的檢索、咨詢等功能，以此吸引更多檔案學(xué)習(xí)需求者。最后，新媒體可以促進(jìn)檔案部門之間加強(qiáng)協(xié)作，注重檔案資源的傳播共享，最大限度發(fā)揮檔案資源的作用。檔案管理部門要明確不同崗位分工，科學(xué)制定符合本單位的宣傳檔案方案，引導(dǎo)檔案宣傳人員以多樣化的方式開展檔案宣傳活動(dòng)，滿足用戶從不同渠道獲取檔案信息。

3 新媒體優(yōu)化了檔案服務(wù)途徑

新媒體的應(yīng)用不僅使檔案服務(wù)工作效率大大提升，更是拉近了檔案工作者與用戶之間的距離，而隨著用戶對檔案信息在認(rèn)識和需求方面的改變，必然會(huì)對檔案服務(wù)提出更高的要求，檔案服務(wù)途徑也需要?jiǎng)?chuàng)新。例如，通過與用戶交流過程中收集和分析用戶查詢檔案的特點(diǎn)和偏好，改善檔案服務(wù)內(nèi)容，在檔案歸類、存檔等方面，也做出相應(yīng)修改，便于永固查詢提取檔案信息，提高服務(wù)效果。檔案管理員也可以借助新媒體平臺(tái)來收集用戶的意見和建議，從而更好地完善檔案服務(wù)方式。

4 結(jié)束語

綜上所述，在新媒體環(huán)境下，檔案管理員的工作方式方法已經(jīng)得到了改善，在實(shí)際工作中，檔案管理員在開展檔案工作時(shí)候要充分結(jié)合新媒體的時(shí)代特點(diǎn)，提高信息素養(yǎng)，不斷地優(yōu)化自己的工作方法，才能取得更好的管理成效。

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