如何有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平

高陽

摘 要：人力資源檔案管理是事業(yè)單位開展管理工作的重要組成部分，通過加強(qiáng)人力資源檔案管理來有效提升人員價(jià)值水平的發(fā)揮?，F(xiàn)階段大量事業(yè)單位開始進(jìn)行人力資源管理制度的創(chuàng)新和優(yōu)化，但仍然在管理中存在一定的問題。本文簡單介紹了人力資源檔案管理工作的必要性，結(jié)合現(xiàn)狀提出一系列解決措施，希望對相關(guān)事業(yè)單位有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；檔案管理；必要性；問題及措施

1 前言

隨著我國現(xiàn)階段的發(fā)展?fàn)顩r的不斷變化，事業(yè)單位要想真正實(shí)現(xiàn)內(nèi)在的突破就一定要加強(qiáng)對于人力資源的有效開發(fā)和管理，從而有效提升企業(yè)的核心競爭力。過去事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源檔案管理工作存在著大量的問題，所以說只有認(rèn)清并有效解決問題，才能從根本上提升人力資源的檔案管理工作的質(zhì)量。

2 提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的必要性

1）有利于促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源檔案管理工作有著十分重要的作用，甚至?xí)苯佑绊懼聵I(yè)單位的發(fā)展水平，而有效工作的開展能夠幫助管理者更加準(zhǔn)確的了解工作人員的具體狀況，從而制定符合其自身發(fā)展特征的發(fā)展計(jì)劃。因?yàn)橹挥型ㄟ^最大化的開發(fā)人力資源，才能有效提升企業(yè)的核心水平。同時(shí)在進(jìn)行相關(guān)檔案查詢時(shí)，能夠最快的了解工作人員的具體水平及能力，以便對其有一個(gè)更好的認(rèn)知和定位，而這一切源于人力資源檔案管理工作的有效性。由于事業(yè)單位在運(yùn)行過程中會(huì)出現(xiàn)一定的人員流動(dòng)或者崗位變化，所以為了充分發(fā)揮工作人員的內(nèi)在價(jià)值，就一定要加強(qiáng)推動(dòng)人力資源檔案的共享，進(jìn)而能夠保證人員的合理浮動(dòng)，確保事業(yè)單位內(nèi)部人力資源的配置最優(yōu)化。所以可以說合理的人力資源檔案管理在一定程度上能夠推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2）有利于挖掘出員工身上更大的潛力。事業(yè)單位在穩(wěn)定運(yùn)行過程中，高層人員為了有效提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，就一定會(huì)加強(qiáng)對于人力資源的有效刺激，在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)時(shí)也會(huì)充分考慮工作人員的素質(zhì)水平。人力資源檔案管理能夠?qū)T工的具體工作情況有著綜合全面的記錄，所以可以說人力資源檔案在個(gè)人職業(yè)生涯中有著重要的地位，因此加大對人力資源檔案管理力度，是企業(yè)單位高層管理人員的必要措施。人力資源檔案管理的有效開展在某種程度上是對員工的工作行為的一種約束，能夠提高工作人員的操作規(guī)范，帶來更大的價(jià)值。

3 事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的問題

1）重視程度不夠，信息化意識滯后。過去傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作只是簡單的將其看作接收和保存兩個(gè)主要環(huán)節(jié)，而且多為手工操作的模式，這種方法使其效率低下且容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，無法進(jìn)行整體性的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，因此相對來說該方法并不適用。而且，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式無法發(fā)揮其人員價(jià)值的有效性，相關(guān)工作人員往往在工作中具有一定的惰性，不會(huì)主動(dòng)使用信息化管理手段。人力資源檔案管理的信息化建設(shè)要求相關(guān)工作人員能夠?qū)n案進(jìn)行統(tǒng)一化數(shù)據(jù)處理，而這一標(biāo)準(zhǔn)在短時(shí)間內(nèi)無法看到作用，相對來說任務(wù)量較大且對人員素質(zhì)要求較高，造成檔案信息化建設(shè)沒有進(jìn)展。

2）系統(tǒng)建設(shè)不完善，信息化程度不高?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位的人力資源檔案信息化管理工作并沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，造成數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏一定的統(tǒng)一性，不同事業(yè)單位之間所開展的檔案管理工作依據(jù)也不相同，進(jìn)而使得整個(gè)檔案管理系統(tǒng)規(guī)模小、功能少、網(wǎng)絡(luò)化水平低，無法真正實(shí)現(xiàn)資源的傳輸共享，不能使得檔案管理工作得到質(zhì)的提升。另外，因?yàn)橄到y(tǒng)安全性無法得到保障，使得檔案管理系統(tǒng)目前仍處于相對封閉的狀態(tài)，信息化無法發(fā)揮其特征優(yōu)勢，減少了檔案管理工作的有效性。

3）檔案管理人員數(shù)量不足，素質(zhì)有待提高。提高檔案管理人員的信息化水平十分重要?，F(xiàn)階段我國事業(yè)單位的檔案管理人員規(guī)模和業(yè)務(wù)水平都亟需提升。因?yàn)橄嚓P(guān)檔案管理工作長期不受重視，造成相關(guān)工作人員素質(zhì)總體偏低，人員流動(dòng)性較大。而且很多工作人員并不是檔案專業(yè)出身，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的綜合培訓(xùn)，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)及軟件的應(yīng)用能力較差，這對于檔案信息化管理的發(fā)展是十分不利的。

4 提升人力資源檔案管理水平的對策

1）進(jìn)一步明確責(zé)任意識。為了進(jìn)一步有效保證檔案管理工作的順利開展，使其檔案管理工作能夠與事業(yè)單位工作的開展相一致，有必要成立專門的檔案管理部門及團(tuán)隊(duì)，選取具有一定管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，獨(dú)立整個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要加強(qiáng)其對自身責(zé)任的了解與掌握，明確其在具體工作中的職務(wù)，使其在檔案管理工作中做到不疏忽、無差錯(cuò)。由于檔案管理人員與其他工作人員薪資體系不同，所以可以考慮通過考核制的方式來提高檔案管理工作人員的積極性，進(jìn)而確保檔案管理工作的順利開展。

2）規(guī)范管理。事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的開展也要有著一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使得管理人員在開展工作時(shí)做到有據(jù)可依，也使其管理工作執(zhí)行力更強(qiáng)。因此必須根據(jù)行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及制度，制定科學(xué)合理的規(guī)章管理制度，其管理體系的建立要綜合而全面，并保證該管理體系可以全面落實(shí)到具體工作中，具有較強(qiáng)的可行性。同時(shí)高層管理人員要加強(qiáng)組織檔案管理人員對外進(jìn)行學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，并結(jié)合事業(yè)單位的具體情況進(jìn)行有效化管理，使得相關(guān)規(guī)范管理體系更加科學(xué)合理。管理體系的建立既是確保相關(guān)檔案管理工作的順利開展，又使得事業(yè)單位內(nèi)部的其他人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，有效配合檔案管理工作的開展。

3）提高思想意識。由于一直以來事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的不重視，使得人們的思想意識較差，一旦在檔案管理工作中遇到問題時(shí)也往往會(huì)忽略，各個(gè)部門在工作中也不會(huì)利用檔案的有效性來協(xié)助自身工作的開展，所以說必須要加強(qiáng)全體工作人員的檔案意識，充分提高其對于檔案資源的重視程度，使其能夠通過合理的方式來獲取檔案資源，進(jìn)而有效解決自身遇到的問題。而對于檔案思想意識的提高，相關(guān)管理人員要加強(qiáng)有此方面的培訓(xùn)，通過檔案資源的模擬應(yīng)用以及案例分析來提高人們對于檔案資源的認(rèn)知程度，組織安排工作人員進(jìn)行深度的檔案學(xué)習(xí)，另外還可以舉辦專家講座和檔案管理人員交流會(huì)的方式來加強(qiáng)檔案的學(xué)習(xí)及意識的提高，使得無論是管理人員還是其他工作人員都能夠深入提高思想意識，正確使用檔案的有效資源，也使其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人力資源工作提供幫助。

4）學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)。檔案管理技術(shù)的高低將會(huì)直接影響著管理工作的效率及水平，因此必須加強(qiáng)對于技術(shù)的引進(jìn)和學(xué)習(xí)，派遣人員向先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，同時(shí)并結(jié)合自身的具體情況進(jìn)行吸收和調(diào)整，使其能夠有效的應(yīng)用到具體工作中。另外，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，可以考慮引進(jìn)吸收信息化檔案管理技術(shù)，使得原本復(fù)雜的檔案管理工作變得簡單，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用還能夠使得檔案資料更容易被傳輸和共享，進(jìn)而有效提高檔案資源的利用率，加強(qiáng)其應(yīng)用效果，使得檔案管理工作更加現(xiàn)代化與信息化。

5 結(jié)語

綜上所述，由于我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中必然不成熟，尤其是針對人力資源檔案管理工作的開展必須引起足夠的重視，加強(qiáng)對資源檔案管理制度的完善和優(yōu)化。管理人員一定要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理信息手段，加強(qiáng)對人力資源管理模式的改進(jìn)和創(chuàng)新，事業(yè)單位要培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案管理人員，從而提高工作效率，為單位創(chuàng)造出更多的價(jià)值，提高企業(yè)的核心競爭力。

參考文獻(xiàn)

[1]孫萬和.有效提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報(bào)，2016，03：126.

[2]李楠.事業(yè)單位人力資源檔案管理效率及管理水平提升研究[J].經(jīng)營管理者，2016，11：117.

[3]王巒.基于均等化視角的上海市社區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)投入研究[D].復(fù)旦大學(xué)，2012.