電力工程項目檔案管理的難點及對策

劉偉

摘 要：檔案對于一個企業(yè)有著重要的意義，其中涵蓋的內(nèi)容廣泛。檔案管理工作就是負責對檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開發(fā)編研等，是一個重要又繁瑣的工作。當前電力工程建設(shè)發(fā)展迅速，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著越來越不可忽視的作用。作為一項專業(yè)性強、內(nèi)容復雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規(guī)范化，本文對電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進電力企業(yè)改革，加快電力工程行業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程項目；檔案管理；難點；對策

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設(shè)成果及榮譽，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設(shè)工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設(shè)完工質(zhì)量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。

1 檔案管理概念

檔案是反映黨和國家及各級地方組織，以及企事業(yè)單位的真實面貌的工具，它同時也是科學技術(shù)、經(jīng)濟建設(shè)等活動歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項集專業(yè)技術(shù)性、科學管理性與服務性的工作，需要按照一定原則科學地進行管理，為科研、生產(chǎn)、基建等服務。具體的內(nèi)容包括檔案的收集整理、分類編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導工作，歸檔后對檔案的更改、補充以及監(jiān)督檢查等。

2 當前電力工程項目檔案管理中存在的不足

2.1 電力工程項目檔案工作不規(guī)范

首先，在電力工程項目檔案制度上存在缺失，原有的制度殘缺陳舊，無法適應新時期電力工程項目檔案的需要，而制度的缺失使得檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象嚴重，各部門的檔案不能實現(xiàn)統(tǒng)一管理，且歸檔方式不一，這種分散、獨立的保管方式使得檔案丟失、殘缺的現(xiàn)象嚴重，同時也制約了各部門之間對檔案信息的充分利用，影響了檔案管理的經(jīng)濟效益。其次，電力企業(yè)發(fā)展中形成的電力檔案數(shù)量會越來越多，這為電力實務提供了豐富的參考資料，是一筆重要的財富。但是目前檔案管理工作的理論研究和電力實務沒有充分結(jié)合在一起，使得電力工程項目檔案與新時期的業(yè)務脫軌，制約了電力檔案充分發(fā)揮自身價值，影響了經(jīng)濟效益的實現(xiàn)。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設(shè)歷史時間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時調(diào)用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學、合理有序地展開。同時，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節(jié)，無法驗證上報文件材料真實性，甚至導致檔案信息源丟失。

2.3 檔案信息化管理水平較低

在信息時代，實現(xiàn)電力檔案的信息化、數(shù)字化管理是必然趨勢，目前大多數(shù)電力企業(yè)都實施了電力檔案信息化管理模式，但普遍投入力度較小，面臨資金短缺的情況，基礎(chǔ)設(shè)施無法成套配置，甚至只是配備了幾臺計算機而已。缺乏健全完善的檔案管理信息系統(tǒng)以及相關(guān)管理制度，導致檔案信息化建設(shè)進程緩慢，并未使檔案信息資源得到充分利用。即便是有些電力企業(yè)構(gòu)建了電力工程項目檔案ARIS電力工程項目檔案流程管理平臺，但也由于工作人員信息素養(yǎng)較低，操作不熟練而無法充分發(fā)揮平臺的作用。另外，電力企業(yè)已經(jīng)建成的其他信息管理系統(tǒng)與檔案信息管理沒有充分結(jié)合起來，給檔案信息化管理帶來一定的難度。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 規(guī)范電力工程項目檔案工作

首先，對現(xiàn)有的電力工程項目檔案制度進行改進完善，保留符合當前電力工程項目檔案需求的內(nèi)容，刪除已經(jīng)落后過時的內(nèi)容，并重新添加具有現(xiàn)代檔案管理特點的相關(guān)制度。同時，根據(jù)國家檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案的實際特點，制定新的檔案信息化管理制度，使電力檔案信息化管理有章可循、有據(jù)可依，提高檔案的信息化管理水平。其次，在規(guī)范電力工程項目檔案制度的基礎(chǔ)上，實行部門立卷責任制和責任分工制，將電力工程項目檔案落實到各個崗位，加強對檔案的過程管理，將檔案管理融入電力企業(yè)的工作流程中。要求各個部門做好輔助工作，促使電力檔案管理走向規(guī)范化管理道路。值得一提的是，完善后的制度必須要確保能夠在實踐中落實。最后，電力工程項目檔案工作不能閉門造車，而是要從檔案室中走出去，參與到電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營中，為其提供重要的信息資源，促進電力工程項目檔案工作與電力企業(yè)同步發(fā)展，積極掌握企業(yè)發(fā)展的核心信息，并將為企業(yè)發(fā)展服務作為電力工程項目檔案工作的宗旨，構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，將有助于提升企業(yè)經(jīng)濟效益的所有信息進行篩選分類，幫助企業(yè)領(lǐng)導做出正確決策，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的經(jīng)濟效益。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時，應選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓的專業(yè)人員，能夠運用專業(yè)理論進行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學的檔案管理體系。同時，在正式開展工作前，企業(yè)單位還應集合新進人員進行短期崗前培訓，針對本單位具體情況進行系統(tǒng)學習，從而讓檔案管理人員能夠結(jié)合實情開展工作，避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。其次，在工作管理中，檔案管理部門應定期開展培訓交流會，總結(jié)當前檔案管理工作中存在問題并進行有效研討，根據(jù)同期行業(yè)內(nèi)檔案管理變革發(fā)展提出結(jié)合本單位實情提出解決辦法，并形成規(guī)范文件在部門內(nèi)瀏覽傳達，從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設(shè)有利于推動企業(yè)檔案管理工作，促進電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設(shè)中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進電力工程檔案資料管理工作開展。一方面，在檔案管理中，企業(yè)應建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設(shè)過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進行備份記錄，同時附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應實時監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實性和有效性。另一方面，企業(yè)還應加強檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎(chǔ)上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進行信息檢索，且利于保護檔案資料信息安全，不易造成信息遺失。

4 結(jié)語

總之，在現(xiàn)代電力企業(yè)的發(fā)展進程中，電力檔案有著重大的經(jīng)濟價值，但卻由于被忽視而無法充分發(fā)揮作用。在今后的發(fā)展中，電力企業(yè)應當在電網(wǎng)升級優(yōu)化的同時完善電力工程項目檔案工作，加強信息化建設(shè)，規(guī)范電力工程項目檔案制度，盡快將電力檔案編研成果轉(zhuǎn)化為可增加企業(yè)經(jīng)濟效益的生產(chǎn)力，實現(xiàn)電力檔案管理工作的經(jīng)濟效益最大化。

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