信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑的探討

凌靜

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-122-01

摘 要 隨著市場競爭關系的不斷加劇，企業(yè)競爭最終都歸結(jié)為人才之間的競爭。而人事檔案管理作為企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，必須做到與時俱進，及時引進先進的管理模式，檔案管理人員更要轉(zhuǎn)變管理理念，掌握科學的檔案管理方法，方可充分發(fā)揮出人事檔案管理在干部人事工作中的重要作用。本文針對信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑進行探討，并提出了一些觀點建議，供大家參考。

關鍵詞 信息化時代 人事檔案管理 模式創(chuàng)新路徑

隨著檔案信息數(shù)量的不斷增多，要想提高檔案資源的有效利用率，僅憑借傳統(tǒng)的人事檔案管理模式顯然無法滿足當前的工作需要。在當前的信息化時代，人事檔案管理工作要由原本的紙質(zhì)檔案向信息化、數(shù)字化檔案方向發(fā)展，由人工管理轉(zhuǎn)變成智能化、自動化管理，全面提高人事檔案管理水平。

一、轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念

在實施人事檔案信息化管理的進程中，要做好檔案管理人員的思想教育工作，同時注重整個信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)和應用。只有這樣，才能確保人事檔案管理工作的及時性和動態(tài)性等，真正實現(xiàn)人事檔案管理水平的全面提升。這里所說的管理理念主要包括以下三項工作：第一，檔案管理人員必須掌握檔案相關理論知識和操控檔案軟件的能力，例如檔案管理理論基礎、計算機操作技能、人事檔案管理軟件操作技能等等，這些都是實施人事檔案信息化管理的基本保證；第二，要注重提高檔案管理人員的責任意識。只有具備了這些基礎素質(zhì)，才能在日常工作中對檔案管理工作保持較強的敏感度，及時做好檔案資料收集、整理、存檔等一系列常態(tài)化工作，才能從根本上提高人事檔案管理工作的全面性與系統(tǒng)性；第三，要做好人事檔案信息化管理的培訓工作，不斷提高工作人員的崗位技能與理論知識水平。結(jié)合工作實際，列出培訓計劃，有針對性和計劃性的推進培訓工作，逐步提升檔案管理人員業(yè)務水平和綜合能力。同時，幫助檔案管理人員及時解決工作中遇到的問題，進一步推進人事檔案信息化建設的實施。

二、實施一體化的人事檔案信息化管理

在進行人事檔案信息化建設的過程中，不僅要實現(xiàn)電子檔案的有效管理，還要提高人事檔案的完整性、安全性和有效性，建立起一體化的人事檔案管理模式。與此同時，還要在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)的支撐下，做好檔案盤點、檔案信息庫建設、檔案綜合查詢、建檔綜合管理、檔案處理、檔案查借閱等工作，為最終實現(xiàn)人事檔案信息共享打下堅實的基礎，使人事檔案信息得到及時有效的整理與傳送，充分發(fā)揮出人事檔案信息化管理的作用與價值。

三、優(yōu)化人事檔案信息化管理運行環(huán)境

要想讓人事檔案信息化管理得到全面有效的實施，必須對其運行環(huán)境進行優(yōu)化，為檔案管理人員提供一個良好的工作氛圍。這里所說的運行環(huán)境，主要包括以下兩個方面：首先，不斷完善人事檔案管理制度，并且確定各項制度的可操作性。人事檔案管理制度主要包括人事檔案管理職責、收集歸檔制度、整理保管制度、查借閱制度、檔案審核和紀律處分制度等內(nèi)容。在這種完善的制度框架內(nèi)，使人事檔案管理工作得到規(guī)范化發(fā)展，與此同時，充分調(diào)動起檔案管理人員的工作積極性、主動性、自主學習意識以及自我約束能力，為人事檔案管理效率的提升提供驅(qū)動力，促進檔案管理人員綜合能力的全面提升；其次，為人事檔案信息化管理提供完善的軟件、硬條件。在硬件方面，要設立專門的檔案室（柜）和計算機；在軟件方面，要為檔案管理人員配備相應的管理軟件及辦公軟件。同時，確保檔案管理人員具備過硬的職業(yè)素養(yǎng)，不但能夠勝任本職工作，還可以在工作中進行創(chuàng)新，提出更加有效的管理方法。

四、提高人事檔案信息的安全防范水平

由于人事檔案信息化管理需要依托于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這就意味著人事檔案信息安全面臨著一定的風險性與不確定性。對此，可通過以下三種方式提高檔案信息的安全性：首先，采用有效的安全防范措施，防范網(wǎng)絡病毒、電腦黑客的侵入，避免檔案信息庫受到此類攻擊；其次，提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平。在進行人員聘用時，就要對應聘人員的道德修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)進行嚴格考核，提高準入標準，從源頭上把好檔案管理人員質(zhì)量關。在日常工作中，也要定期針對檔案管理人員的職業(yè)道德進行考核，本著“防微杜漸”的原則，避免出現(xiàn)檔案信息人為外泄的行為發(fā)生；最后，通過制度約束、崗位培訓等方式，提高檔案管理人員的信息安全意識，同時掌握信息安全相關知識，避免因知識水平不到位導致信息外泄現(xiàn)象的發(fā)生。

五、結(jié)語

人事檔案信息化管理在提高工作效率與管理效能方面發(fā)揮出了非常重要的作用。但是，由于這種管理模式的運行時間尚短，檔案管理人員的工作經(jīng)驗相對匱乏，在今后的工作中，還需要檔案管理人員及相關技術(shù)人員付出更大的努力，不斷提高信息技術(shù)在檔案管理工作中的應用水平，確保信息安全，提高人員管理軟件的更新速度，使其具備更加完善的管理功能，促進人事檔案管理工作效率的全面提升。

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