做好檔案保護(hù)工作的途徑

丁敬霞

摘要：檔案是記錄和證明基本信息和過往資料的重要載體，無論是個人還是企業(yè)都必須盡可能保護(hù)檔案的完善，如此才能幫助人們正確地做出決策。然而如果失去對檔案應(yīng)有的保護(hù)，導(dǎo)致檔案資料遺失或泄漏，則會對日常工作造成極大的損失，本文就針對檔案保護(hù)問題和改進(jìn)途徑做出了簡要介紹。

關(guān)鍵詞：檔案管理 保護(hù) 解決途徑

當(dāng)前企業(yè)根據(jù)不同的性質(zhì)需要采取相應(yīng)的檔案管理工作，保證資料采集的準(zhǔn)確和保存的完善等要求，其涵蓋內(nèi)容包括人事資料、技術(shù)資料等重要財(cái)產(chǎn)信息，對于指導(dǎo)各部門的高效率工作具有重要的意義，所以我們必須積極正視檔案保護(hù)中存在的問題，并以正確的工作手段推動管理質(zhì)量的大幅度提升。

一、檔案在我國的歷史變遷

現(xiàn)代意義上的檔案管理是經(jīng)過長久歷史積淀下來的產(chǎn)物，為更好地明確檔案管理的相應(yīng)內(nèi)容，需要對其歷史進(jìn)程有所認(rèn)知。作為記錄和整理信息的關(guān)鍵方法，早在我國商朝就已經(jīng)有了扎制成冊的甲骨資料，其后各朝各代均有自身的文件檔案工作形式，唐代劉禹錫所寫的《陋室銘》中一句“無案牘之勞形”，“案牘”指的就是工作過程中的文書檔案，繼而時間推移到清朝以后，便出現(xiàn)了“檔案”這一名詞，并沿用至今，并在18世紀(jì)和19世紀(jì)就初步形成了系統(tǒng)科學(xué)的檔案工作體系，這為現(xiàn)代的工作提供了良好的發(fā)展開端。

通過分析各朝各代的檔案工作形式，我們可以總結(jié)歸納出雖然檔案工作的應(yīng)用形式有所不同，但是對于各種社會活動都能進(jìn)行完整的歷史信息記錄，并能夠隨著時間的推移使工作任務(wù)化繁為簡，逐漸提升其內(nèi)在應(yīng)用價值，這既能夠?qū)Ξ?dāng)時的人們提供工作幫助，又能夠使信息資料延遞至未來后代，成為極具價值的重要?dú)v史參考資料，在這一點(diǎn)上相較于書籍、報刊等紙質(zhì)材料，其內(nèi)容更加客觀，流傳更加久遠(yuǎn)。

二、檔案管理保護(hù)工作存在的問題

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門對保護(hù)工作重視程度不高

檔案是企業(yè)重要的財(cái)富和價值體現(xiàn)，以某企業(yè)的檔案管理為例，在工作過程中，往往存在工作人員不夠?qū)I(yè)，管理說明含糊不清的問題，造成此類現(xiàn)象的原因之一就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作部門并沒有在主觀意識上加大對檔案保護(hù)工作的重視，導(dǎo)致檔案的完整性和保密性均呈現(xiàn)出了不同程度的損失。從檔案管理的角度而言，無論是對于擺放在庫房之中的紙質(zhì)檔案還是儲存于電腦之中的電子檔案，都缺乏專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的工作管理辦法，一些關(guān)于保護(hù)工作的制度規(guī)定往往不夠全面，且不利于實(shí)際執(zhí)行。面對暫時未發(fā)生檔案問題的狀態(tài)，許多管理者認(rèn)為過度投入的檔案管理保護(hù)工作往往收獲不到應(yīng)有的價值，因而對預(yù)防和保護(hù)工作的重視程度有限，故而也就容易因此催生許多檔案問題，引發(fā)較為嚴(yán)重的工作后果。

（二）檔案保護(hù)管理規(guī)范難以滿足當(dāng)代企業(yè)需求

企業(yè)檔案管理在我國已經(jīng)發(fā)展了數(shù)十年，工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)和管理制度規(guī)范也經(jīng)過了幾次修訂，但是時至今日，一些企業(yè)管理辦法仍然存在過于老舊化的問題，無法跟上當(dāng)前新時代的市場發(fā)展需求，不利于企業(yè)內(nèi)部檔案的保護(hù)與管理。我國于2002年頒布的《企業(yè)檔案管理辦法》仍然是許多企業(yè)的宏觀調(diào)整依據(jù)，且往往因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)內(nèi)容無法做出較大的改變或沒有較重要的建設(shè)性意見，使得五年復(fù)審期限的實(shí)際間隔時間更加久遠(yuǎn)，影響了企業(yè)內(nèi)部的職責(zé)劃分、機(jī)構(gòu)設(shè)定和管理內(nèi)容。比如，對檔案儲存室內(nèi)部環(huán)境條件和有害物質(zhì)控制的工作標(biāo)準(zhǔn)，往往不符合當(dāng)前的環(huán)境質(zhì)量變化，不利于紙質(zhì)檔案的長久儲存。

（三）檔案保護(hù)工作專業(yè)能力有限

企業(yè)檔案保護(hù)也是一項(xiàng)具有技術(shù)含量的專業(yè)科研工作，但是一些企業(yè)內(nèi)部的科研人員自身專業(yè)能力有限，無法真正科學(xué)地提升檔案保護(hù)工作的實(shí)際價值，使保護(hù)工作的落實(shí)成果得到凸顯，工作內(nèi)容指導(dǎo)不能符合企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際情況。

三、檔案保護(hù)工作的改進(jìn)途徑

（一）強(qiáng)化專業(yè)工作人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視程度

企業(yè)內(nèi)部要積極地以國家頒布的《檔案法》等有關(guān)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定作為工作管理的重要指導(dǎo)手段，通過對保護(hù)工作積極作用的宣傳，讓工作人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在思想意識上形成基本的認(rèn)知，并通過適當(dāng)?shù)馁Y金成本投入，逐漸完善企業(yè)內(nèi)部檔案保護(hù)工作。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要指示工作人員科學(xué)謀劃檔案保護(hù)措施，工作人員也要向領(lǐng)導(dǎo)反饋當(dāng)前工作的狀態(tài)信息，從企業(yè)上層出發(fā)，引領(lǐng)檔案管理工作走向正確積極的方向。

（二）企業(yè)檔案保護(hù)管理規(guī)范的科學(xué)調(diào)整

規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是指導(dǎo)檔案保護(hù)工作的重要參考，要在國家法律規(guī)定的宏觀指導(dǎo)下，依據(jù)實(shí)際情況靈活地調(diào)整企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)范，要從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀和未來的保護(hù)出發(fā)，完善和調(diào)整原有的技術(shù)規(guī)定，比如針對紙質(zhì)文件袋、檔案裝具、檔案載體等都要進(jìn)行科學(xué)的技術(shù)調(diào)整，使技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠處于當(dāng)前市場的領(lǐng)先位置。此外，要針對檔案的審核審查工作做出規(guī)范化的科學(xué)調(diào)整，工作過程要加大投入力度，減少錯誤的發(fā)生，進(jìn)而確保檔案資料的完整性與嚴(yán)密性，使其能夠得到安全和長久的保護(hù)。

（三）企業(yè)檔案保護(hù)能力的提升

專業(yè)技術(shù)手段是提升檔案保護(hù)成果的硬性指標(biāo)，企業(yè)內(nèi)部要重視人才的培養(yǎng)和技術(shù)的研究，以個人專業(yè)素質(zhì)能力的提升和團(tuán)隊(duì)協(xié)調(diào)合作能力的完善，改善不足的檔案保護(hù)技術(shù)問題。另外，要確立正確的科研方向，使其能夠符合企業(yè)檔案管理的未來規(guī)劃，通過科研成果的質(zhì)量切實(shí)提升檔案保護(hù)工作能力，最終充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用和價值。

結(jié)語：綜上所述，檔案對于企業(yè)發(fā)展和建設(shè)是極具價值的重要材料，記錄和體現(xiàn)了圖紙、設(shè)備、工程等等重要的基本信息，為此，企業(yè)管理者就要以思想意識和專業(yè)能力的提升保護(hù)檔案價值，確保檔案的完整性、客觀性、保密性。