建筑企業(yè)合同履約管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

巢良存

摘要：建筑企業(yè)在經(jīng)營過程中與業(yè)主方及與各類合作單位會簽署多個主合同、次合同，這些合同的履約情況直接決定項目的施工成本，并最終決定了項目的盈虧。因此，了解、掌握項目主、次合同的履約情況對管控項目成本起到了關(guān)鍵性的作用。文章旨在研究一套建筑企業(yè)合同履約管理系統(tǒng)，用于解決建筑施工企業(yè)合同履約管理過程中的困惑與難點，實現(xiàn)項目主、次合同履約信息及時、準(zhǔn)確、安全、可靠、移動化管理，以滿足建筑企業(yè)項目部日常運(yùn)維參考，管理部門實時統(tǒng)計分析，企業(yè)經(jīng)營者智能決策分析的管控需求。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè);合同管理;履約管理;信息系統(tǒng);項目主合同;項目次合同

中圖分類號：TP315? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）16-0031-05

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

Abstract： In the process of projects operation management， the construction enterprise will sign several main contracts and sub-contracts with the owner and various cooperative units. The performance of these contracts directly determines the construction cost of the project and ultimately determines the profit and loss of the project. Therefore， understanding and mastering the performance of the main contracts and sub-contracts plays a key role in controlling the project cost. The purpose of the paper is to study a contract performance management system， in order to solve the construction enterprise confusion and difficulties in the contract performance management process， and to realize main contracts and sub-contracts performance information timely， accurately， safely， reliably and movably management， eventually reach to the goals which are daily operation and maintenance reference for construction enterprise project department， real-time statistical analysis for construction enterprise management department， management and business Intelligence analysis for enterprise operators.

Key words： construction enterprises; contract management; performance management; information systems; project main contract; project sub-contract

1 引言

建筑企業(yè)經(jīng)營管理的關(guān)鍵要素之一是動態(tài)、全過程的合同管理，分別包括與建設(shè)方的主合同管理及與合作方的次合同管理兩大塊內(nèi)容。整個過程從簽訂合同之前的招投標(biāo)階段到合同草稿審查階段，再到合同簽訂階段，直至合同履約階段結(jié)束，期間各階段都受時間、空間、政策、成本、人力等因素動態(tài)制約，會產(chǎn)生各種變動，導(dǎo)致建筑企業(yè)經(jīng)營管理出現(xiàn)各種不確定性因素，甚至風(fēng)險發(fā)生[1][2]。其中項目合同履約階段管理直接關(guān)系到企業(yè)的整體產(chǎn)值完成情況，是合同管理整體工作的重中之重，也是建筑企業(yè)經(jīng)營管理管控成本、提高效益、規(guī)避風(fēng)險的重要內(nèi)容[3]。

目前，越來越多的建筑企業(yè)都在運(yùn)用各種方法對合同履約進(jìn)行管理，對于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層來說，需要同時面對多個工程項目，與建設(shè)方簽署的項目主合同分別只有一個，但項目次合同根據(jù)每個項目工程量的不同，少則幾份，多則幾十、成百份。項目次合同的履約進(jìn)度直接影響到主合同的履約完成度，主合同的履約完成度直接與企業(yè)的實際總產(chǎn)值掛鉤。想要深入、直觀、動態(tài)、全面的了解企業(yè)項目合同履約情況，單靠原始的紙質(zhì)報送材料，手工統(tǒng)計，已經(jīng)難以支撐合同數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時性及全面性。因此，建立一套建筑企業(yè)合同履約管理系統(tǒng)，從企業(yè)經(jīng)營管理者的實際需求出發(fā)，分別對項目主合同、次合同進(jìn)行動態(tài)管控，既能集成企業(yè)全部項目合同信息進(jìn)行直觀展現(xiàn)，并且數(shù)據(jù)來源及時真實可靠，適應(yīng)移動端合同履約管理的需求，又能實時反映履約過程信息，供領(lǐng)導(dǎo)層、管理層決策分析使用，成為大勢所趨[4-5]。

2 研究背景及系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

由于現(xiàn)有的合同管理系統(tǒng)大多適用于某一類企業(yè)的單個應(yīng)用，信息系統(tǒng)的功能大多集中在合同登記、審批、流轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)事項中[6]，并不涉及多個類型的合同管理，也不適合企業(yè)作為甲方、乙方角色同時兼有的合同管理方式，并且合同履約階段的信息化管理手段較為缺乏。還有一些生產(chǎn)型企業(yè)或者設(shè)備裝備類企業(yè)，合同類型為采購或者服務(wù)類等，合同管理信息系統(tǒng)大多為信息存儲、調(diào)用、查詢使用，主要監(jiān)督采購或者服務(wù)的事后完成情況[7]，不同于工程項目合同管理全程監(jiān)管。其中，與建筑企業(yè)相關(guān)的工程項目合同管理系統(tǒng)有：針對工程項目分包管理設(shè)計開發(fā)的信息系統(tǒng)，研究的重點在勞務(wù)分包、專業(yè)分包管理上，履約的過程管理功能未能進(jìn)一步設(shè)計[4];建設(shè)行業(yè)主管部門開發(fā)的合同管理系統(tǒng)，主要用于監(jiān)管轄區(qū)內(nèi)的施工合同管理，監(jiān)管對象是建設(shè)方與施工方之間的大合同，不涉及建筑企業(yè)內(nèi)部的分包合同管理[3];水利建設(shè)監(jiān)管部門的合同信息管理系統(tǒng)，包括合同相關(guān)靜態(tài)信息的填報、審核、統(tǒng)計等，缺少實際履約過程性的監(jiān)管[8];高速公路企業(yè)的合同履約管理，采用人工統(tǒng)計模式，將合同履約的信息通過項目部上報到分公司，再通過匯總后，向總公司層級上報，最終匯總成臺賬，將信息呈現(xiàn)在決策者面前[9]，未能通過信息系統(tǒng)直取項目部第一手信息，可能導(dǎo)致時效性差或者信息失真。

4系統(tǒng)功能實現(xiàn)

4.1項目合同信息管理

建筑企業(yè)項目合同數(shù)據(jù)一經(jīng)填報錄入系統(tǒng)并經(jīng)報審?fù)ㄟ^后，便具有不可抵賴性，所有數(shù)據(jù)均有合同附件等紙質(zhì)掃描件上傳系統(tǒng)作為佐證，在系統(tǒng)內(nèi)永久保留。其中合同約定收款比例、約定期限、合同金額等按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式要求填報，便于橫向?qū)Ρ取Ａ鞒虉髮忂^程中的人員可以隨時隨需登錄系統(tǒng)調(diào)取原始流程數(shù)據(jù)查詢合同相關(guān)信息，項目合同各種紙質(zhì)材料存檔不用隨時攜帶、調(diào)取。

4.2項目合同履約過程管理

項目合同履約過程信息填報，通過項目名稱這一唯一的數(shù)據(jù)庫字段與基礎(chǔ)信息填報相關(guān)聯(lián)，在同一個項目主合同下，根據(jù)工程項目工期長短、工程量大小的不同，主合同的履約信息和次合同的履約信息填報方式可以采用按月填報式，也可以采用即有即填式。按月填報時，必須在月底前完成，即有即填式需要在2個工作日內(nèi)完成。主合同履約信息中的本月完成量、本月應(yīng)收金額、本月實收金額等，以及次合同履約信息中的本月完成量、本月應(yīng)付金額、本月實付金額都采取統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，便于橫向?qū)Ρ?。系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置附件上傳功能作為所有數(shù)據(jù)的審批依據(jù)。

4.3項目合同履約報表管理實現(xiàn)

建筑企業(yè)合同履約報表實現(xiàn)在一張報表內(nèi)展現(xiàn)全公司多個主合同對應(yīng)下的多個次合同的履約情況，實現(xiàn)了按項目名稱進(jìn)行選擇、按報送日期進(jìn)行時間段劃分檢索的功能。分別點擊進(jìn)入單個項目后，分上下部分呈現(xiàn)項目主合同的履約臺賬及次合同的履約臺賬信息。主合同履約信息自動呈現(xiàn)累計完成量、累計應(yīng)收金額、累計實收金額和實際收款比例等，其中實際收款比例設(shè)置為高亮狀態(tài)，提醒查閱人員及時對照工期檢查進(jìn)度情況，規(guī)避風(fēng)險等。次合同履約信息自動呈現(xiàn)累計完成量、累計應(yīng)付金額、累計實付金額、實際付款比例等，其中實際付款比例也進(jìn)行高亮處理，提醒責(zé)任人員進(jìn)行關(guān)注，并及時進(jìn)行糾偏。報表內(nèi)還設(shè)置了Excel輸出打印功能，方便各級管理人員進(jìn)行下載統(tǒng)計，各級領(lǐng)導(dǎo)人員也可以自定義定制最為關(guān)注的工程量信息、收款信息、付款信息等。報表權(quán)限由企業(yè)經(jīng)營部門、工程管理部門嚴(yán)格限定，只有經(jīng)申請并批準(zhǔn)同意的公司內(nèi)部用戶，才能經(jīng)由系統(tǒng)管理員加入報表查閱權(quán)限中。

4.4移動端實現(xiàn)

為適應(yīng)工程項目管理人員移動性強(qiáng)、工作地點不固定的特點，合同履約管理系統(tǒng)移動端APP必不可少，主要功能是實現(xiàn)各級管理人員對于項目合同基礎(chǔ)信息和履約信息的審批，同時查閱合同相關(guān)信息等。項目合同履約報表移動端權(quán)限也只開放給授權(quán)用戶，并且與PC端系統(tǒng)完全實時同步。

5應(yīng)用效果

建筑企業(yè)合同履約管理系統(tǒng)在某建筑公司實施應(yīng)用后，截至目前，共有58個項目處于合同履約期內(nèi)，并全部納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理，對應(yīng)主合同58個，次合同3184個，各級合同履約管理人員嚴(yán)格按照規(guī)定時間內(nèi)將對應(yīng)信息報審?fù)戤?，合同履約數(shù)據(jù)更新及時，對比紙質(zhì)報送數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確率提高至100%，，及時率提高80%。統(tǒng)計人員可以方便地按照月統(tǒng)計、季度統(tǒng)計、半年統(tǒng)計、年度統(tǒng)計進(jìn)行通報，有效督促各類合同履約的進(jìn)度。期間，監(jiān)管發(fā)現(xiàn)各類履約風(fēng)險541個，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險后，經(jīng)過調(diào)查和整改，化解469個風(fēng)險，剩下風(fēng)險正在協(xié)調(diào)處理中。大大降低了企業(yè)在合格履約過程中可能發(fā)生的損失，有效節(jié)約了企業(yè)管理成本。

除此之外，第一手的項目合同履約情況對于生產(chǎn)、經(jīng)營、決策也起到數(shù)據(jù)支撐作用。公司的領(lǐng)導(dǎo)層、管理層在查閱合同履約臺賬的過程中，通過對比工程進(jìn)度及應(yīng)收、應(yīng)付款項等，將發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行化解，大大減少了后期法務(wù)管理階段各種合同糾紛的難題;公司項目管理人員也能夠隨時對照合同履約完成情況，主動加壓，增強(qiáng)責(zé)任感，提高產(chǎn)值、安全、質(zhì)量等管理水平，促進(jìn)項目按期保質(zhì)安全完工，提高了企業(yè)的經(jīng)營效益。

6結(jié)論

建筑企業(yè)合同履約管理系統(tǒng)從建筑企業(yè)的實際合同履約管控需求出發(fā)，創(chuàng)新地將項目主合同管理、次合同管理融為一體，便于企業(yè)監(jiān)管同一項目主合同下多個項目次合同的履約全過程。系統(tǒng)實現(xiàn)了履約信息管理、履約臺賬管理、履約移動端的審批、查閱等功能，符合建筑企業(yè)項目管理人員、合同管理部門、領(lǐng)導(dǎo)層的不同工作需求，改進(jìn)了原始手工填報、信息收集難、資料多、時效性差的合同履約管理工作方式，提高了企業(yè)的合同管理工作效率，杜絕了項目可能發(fā)生的過程性風(fēng)險，提高了企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的效益。后續(xù)工作重點將放在研究合同履約管理數(shù)據(jù)的挖掘分析上，進(jìn)一步提高輔助領(lǐng)導(dǎo)決策功能。

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【通聯(lián)編輯：王力】