新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探

祁曉偉

摘 要：事業(yè)單位作為政府的重要輔助單位，具有一定的公益性質(zhì)，其管理工作受到廣泛關(guān)注。然而，隨著新時代的到來，在新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作不能滿足新形勢的要求，亟需創(chuàng)新改革。因此，適時進(jìn)行新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探研究具有一定的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

引言

“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸開始應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域，并且取得了非常顯著的應(yīng)用效果。尤其是在事業(yè)單位檔案管理中，這本身就是一項復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，如何對檔案室中的檔案進(jìn)行高效的管理，成為檔案管理人員需要著重考慮的主要問題。因此，相關(guān)人員應(yīng)該充分利用信息化的技術(shù)手段，加強事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，做好相應(yīng)的安全防范工作，進(jìn)而推動檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1缺乏檔案管理意識

事業(yè)單位在實際的經(jīng)營管理中，缺乏對檔案的管理意識。部分事業(yè)單位對于檔案的管理并沒有給與足夠的重視，并且缺乏對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。因此，事業(yè)單位檔案管理工作，在我國事業(yè)單位當(dāng)中并沒有得到很好的實施。由于檔案管理意識的缺乏，在事業(yè)單位的管理工作中的體現(xiàn)相對較為明顯。大部分事業(yè)單位并未引起對檔案管理工作的重要性。長期對于檔案管理的忽視，導(dǎo)致事業(yè)單位并沒有及時的對檔案做出整理與總結(jié)。

1.2檔案清理難度較強，并且堆積較重

當(dāng)前形勢下，絕大部分事業(yè)單位在檔案管理工作中，仍然采用的管理模式相對較未枯燥、單一、單調(diào)。這種檔案管理模式更適合與傳統(tǒng)模式管理方式。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與進(jìn)步，人才的流動已經(jīng)是司空見慣的現(xiàn)象。傳統(tǒng)模式下的檔案管理方式，已經(jīng)不能夠順應(yīng)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展需要。當(dāng)事業(yè)單位的員工退休或者離職時，該部分員工的檔案并沒有被妥善的處理，不會被及時的更新，更不會被清理掉。隨著時間的不斷的向前推移，越來越多的無效檔案堆積如山，這些無效檔案不但占據(jù)了大量的辦公空間，更不利于人力資源工作的開展。

1.3影響著事業(yè)單位的信譽度

事業(yè)單位在以往的檔案管理過程當(dāng)中，經(jīng)常會由檔案記錄出現(xiàn)偽造的現(xiàn)象。例如，許多檔案中年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等方面，出現(xiàn)與實際不相符合的情況。此外，事業(yè)單位對其內(nèi)部員工檔案管理當(dāng)中，很多地方出現(xiàn)不足與缺陷。進(jìn)而導(dǎo)致檔案的管理不到位。致使外界對事業(yè)單位的整體信譽度出現(xiàn)下降。

2、事業(yè)單位檔案管理工作的作用

從工作性質(zhì)方面來分析，檔案的收集和管理工作對政策性和保密性要求較高，是一項高度專業(yè)化的工作，因此管理部門應(yīng)當(dāng)重視檔案工作方面的內(nèi)容。檔案文件資料是我國事業(yè)單位內(nèi)部信息的重要載體和主要的信息源。檔案收集管理工作的順利開展影響到單位資源是否能夠有效開發(fā)，尤其是當(dāng)今社會高速發(fā)展，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，工作部門建立系統(tǒng)、民主、科學(xué)的管理制度，對單位的生存和發(fā)展都有著十分重要的作用。在我國事業(yè)單位中，檔案管理工作無疑已經(jīng)成為了保證單位能夠協(xié)調(diào)有序并且高效運行一項工作。

3我國事業(yè)單位檔案工作提升策略

3.1加強對檔案管理的重視程度，提升投入力度

要想改變我國事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀，首先就要讓工作人員在思想上對檔案收集管理工作有一個正確的認(rèn)識，適時的進(jìn)行檔案重要性的普及宣傳工作，以期達(dá)到培養(yǎng)全體工作人員對檔案管理重視的目的。只有對檔案工作有了足夠的重視，才能調(diào)動部門工作人員的積極性，只有長期進(jìn)行普及工作，才能讓全體工作人員對檔案的重要性有深刻的理解和認(rèn)識。其次，就是要加強我國事業(yè)單位工作人員對檔案工作有一個整體的科學(xué)性的認(rèn)識，在進(jìn)行檔案收集工作時要采取科學(xué)合理的方法來管理，能夠保證在完成工作量的同時保持工作質(zhì)量，提升工作效率。

3.2善用信息化手段，改進(jìn)檔案管理功能

隨著我國社會的發(fā)展，如今信息化已經(jīng)成為一種潮流，無紙化辦公已然成為單位辦公未來發(fā)展的方向。信息化的普及對檔案的收集和管理工作提供新的工作思路，在為工作提供便利的同時，也對工作人員的能力提出了新的要求。如何有效的利用高新科技來提高檔案管理工作的工作質(zhì)量，同時提高工作效率成為檔案管理工作人員需要探索的新思路。

3.3建設(shè)統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)

事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，就必須建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。雖然我國對檔案管理格式和電子文件術(shù)語做了明確規(guī)定，給大多數(shù)事業(yè)單位進(jìn)行信息建設(shè)交流時提供了參考，但是仔細(xì)查看可以發(fā)現(xiàn)，其中羅列的諸多標(biāo)準(zhǔn)更多屬于推薦類標(biāo)準(zhǔn)，單位內(nèi)不同部門之間都可結(jié)合部門發(fā)展實際進(jìn)行修繕調(diào)整，部門員工可能對此標(biāo)準(zhǔn)一無所知，嚴(yán)重削弱了國家標(biāo)準(zhǔn)的推行約束力。因此，事業(yè)單位要想實現(xiàn)辦公系統(tǒng)和智能檔案管理融合，必須要實施統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容。

3.4全面增強安全意識

對于事業(yè)單位辦公及檔案管理工作而言，信息的安全性非常重要，是開展該項工作的主要內(nèi)容和方向。比如，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，不僅存在檔案保密級別差異，還有一系列的保密規(guī)定。其中，保密級別的設(shè)定，更多體現(xiàn)在單位內(nèi)的紙質(zhì)檔案方面，而頒發(fā)、推行的一系列保密規(guī)定，則更多體現(xiàn)在電子檔案方面。保護(hù)電子檔案安全，不但需要設(shè)置訪問攔截防火墻，同時還需設(shè)定相應(yīng)的管理約束制度，主要針對系統(tǒng)病毒、黑客攻擊及人為、自然破壞，等等。因此，事業(yè)單位在辦公系統(tǒng)與智能檔案管理融合的過程中，應(yīng)當(dāng)高度重視辦公及檔案信息的安全工作，促使兩者協(xié)調(diào)安全級別，增強安全意識，保障兩者互為融合。

3.5完備設(shè)施，提升效能

為有效提高信息化管理水平和效能，事業(yè)單位必須加大資金投放力度，注重應(yīng)用性軟硬件信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。首先，事業(yè)單位要根據(jù)國家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用便捷的信息技術(shù)手段，開發(fā)、建設(shè)優(yōu)良的檔案管理操作系統(tǒng)，并配備標(biāo)準(zhǔn)化管理設(shè)備，創(chuàng)建一個科學(xué)實用的檔案信息運營網(wǎng)站，實施信息化操作和管理。網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)是檔案信息化管理的基本要求和主要方式，通過豐富生動的網(wǎng)頁形式提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，可以便捷地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)瀏覽、查詢、檢索、歸檔、下載等多樣功能，適時更新檔案數(shù)據(jù)信息。其次，要不斷提升檔案信息資源管理數(shù)字化程度。借助信息化、數(shù)字化管理進(jìn)程，有利于進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位各部門之間的在線信息資源傳遞和互通共享。事業(yè)單位各個部門要及時整合相關(guān)檔案信息資源，按照檔案管理體系組織創(chuàng)編成有機的資源整體，借助檔案管理操作系統(tǒng)優(yōu)化實施信息化管理。最后，事業(yè)單位還要不斷提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和工作平臺建設(shè)能力，重視各種豐富的、具有管理參考價值的音頻、視頻、圖像、電子文檔等檔案資料的數(shù)字化搜集、存儲、管理、維護(hù)，充實檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的數(shù)字化效果，以更好地為發(fā)展決策、工作考核和人才培養(yǎng)提供有益參考。

結(jié)語

檔案信息化管理是一項系統(tǒng)性的工程，事關(guān)事業(yè)單位能否 持續(xù)發(fā)展。在管理實踐中，事業(yè)單位還應(yīng)堅持努力，結(jié)合實際 管理工作需要和具體問題，加強信息化管理，不斷提高管理工 作效能，以更好地為事業(yè)單位管理和決策服務(wù)。

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