淺談企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平優(yōu)化策略

賈玉梅

摘要：本文重點圍繞企業(yè)文秘人員如何圍繞企業(yè)重點工作做好辦公室工作，分析了文秘人員必須具有的專業(yè)素質(zhì)和工作要求，為提高辦公室工作質(zhì)量和辦公室文秘人員素質(zhì)提供了一定的思路和策略方向。

關(guān)鍵詞：辦公室;文秘人員;質(zhì)量;優(yōu)化策略

中圖分類號：F272.9 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）018-0075-01

引言

國有企業(yè)辦公室是企業(yè)重要的管理部門，辦公室文秘人員負責各種文件的收發(fā)登記、傳閱、催辦、分發(fā)工作以及文書檔案的打印整理、分類、歸檔工作，協(xié)調(diào)不同部門的整體工作流程。文秘人員的辦事效率會直接影響辦公室的工作進度，在經(jīng)濟和社會發(fā)展的新時代，辦公室文秘人員的工作范圍和工作強度都要有所提高。新時代文秘人員工作的質(zhì)量和水平是助推辦公室工作開展的關(guān)鍵因素，本文簡要介紹了該問題，為后期促進辦公室更好的拓展業(yè)務奠定了基礎(chǔ)。

一、文秘工作的原則和重點

在文職工作里，需要加強文秘工作的工作質(zhì)量，確保各項工作任務的順利進行，應該符合以下工作原則：第一，辦公室文秘人員要發(fā)揮參謀助手、服務保障、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、承上啟下的職能作用。高標準、嚴要求，積極參與政務、管好事務、搞好服務，及時與高層管理者進行工作匯報和工作細節(jié)溝通，使工作中的重要信息能夠及時傳遞給上級。注意上情下達，積極協(xié)調(diào)上級與各部門之間的關(guān)系，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，及時更改方案。二是提高辦文能力。本著“嚴格審核、急件急辦”的原則，努力加快文件的運轉(zhuǎn)和處理，保證公文的權(quán)威性和嚴肅性，使文件能夠及時傳達貫徹，指導企業(yè)安全生產(chǎn)經(jīng)營等工作。第三，要提高工作的預見性。對待工作要未雨綢繆，突出“全、密、實、早”，以工作的超前性、預見性來增加工作的主動性，力求做到工作無失誤。第四，強化督查督辦職能，狠抓工作落實。抓好重要工作、領(lǐng)導批示的工作督辦力度，抓好過程監(jiān)督，發(fā)揚“釘釘子”精神，對重點、復雜事項進行預想預判，通過電話、協(xié)同等方式及時提醒，確保各項工作按照時間節(jié)點順利推進。

二、文秘人員需要具備的專業(yè)精神

合格的辦公室文秘人員，必須具備強大的專業(yè)精神，一方面，必須嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，控制和把握各種流程中容易出現(xiàn)的問題，及時做好風險性問題的規(guī)避，并利用空閑時間提高辦公效率和工作質(zhì)量。另一方面，文秘人員需要控制好時間，特別是在突發(fā)情況出現(xiàn)時，應及時拿出解決方案，以避免對企業(yè)造成損失和負面影響。此外，文秘人員必須對自己的工作量、工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。在工作中，文秘人員還必須做到顧全大局，不能做出有損公司利益和名譽的事情，要統(tǒng)籌組織、合理協(xié)調(diào)，確保各項工作的順暢進行，為企業(yè)業(yè)務發(fā)展創(chuàng)造更多的價值。

三、如何提升文秘人員的素質(zhì)和能力

（一）增強文秘人員的責任心

文秘人員要樹立積極向上的工作態(tài)度和為他人服務的思想，必須具有幫助公司高層管理者的職業(yè)本能，堅決不能結(jié)黨營私，對工作積極向上，必須時刻牢記自己的工作使命。文秘人員是企業(yè)管理者工作的得力助手，是單位各科室信息的傳達者，在企業(yè)單位的成長過程中就像左膀離不開右臂一樣，發(fā)揮著不可缺少的作用，工作中要協(xié)助高層管理者做好工作方案，要和所有同事協(xié)調(diào)好工作關(guān)系。樹立服務意識，認真對待領(lǐng)導所交辦的工作，利用空閑時間鞏固自己的專業(yè)知識，提高自己的工作技能，配合領(lǐng)導和同事創(chuàng)造良好的工作局面和和諧的工作環(huán)境，在這種和諧的氛圍中不斷開闊自己的眼界。通過多元化知識的累積，不斷提升自己的心理素質(zhì)和涵養(yǎng)，從而保證各項工作的高效運轉(zhuǎn)。

（二）制定完整的獎罰制度

制定完整的文秘人員獎罰機制，可以有效地提高文秘人員的工作效率，一套完整科學的獎罰機制在現(xiàn)代企業(yè)管理中尤為重要。對工作中表現(xiàn)突出的文秘人員要進行適當?shù)奈镔|(zhì)獎勵，這既可以充分發(fā)揮文秘人員的工作熱情，同時也滿足了公司規(guī)范化管理的需求，從而為企業(yè)創(chuàng)造更高的價值。而傳統(tǒng)的公司對文秘工作沒有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價值體現(xiàn)，同時也缺少了工作的積極性。

（三）照顧文秘人員的情緒

企業(yè)的運作模式應該人性化，一方面要讓文秘人員積極用心工作，一方面要及時洞察文秘人員的心情，及時發(fā)現(xiàn)文秘人員因為一些事情而產(chǎn)生的不良情緒，及時進行心理疏導和安慰。企業(yè)應該進行人性化管理，但同時又要有嚴格合理的規(guī)章制度來約束文秘人員，這樣既可以讓文秘人員有家的感覺，又可以提高文秘人員工作的積極性，保證工作效率。同時還可以幫助企業(yè)避免文秘人員的流失。

（四）提升文秘人員的綜合素質(zhì)

加強辦公室文秘人員素質(zhì)建設(shè)，通過書本、實踐、網(wǎng)絡(luò)學習等及時掌握和吃透上級精神，及時了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況;引導辦公室文秘人員在業(yè)務素質(zhì)上下工夫，認真學習寫作及公文相關(guān)知識，提高辦公室文秘人員綜合素質(zhì);通過學習，不斷提高勤于想事、善于謀事、樂于干事、誠于共事的能力，努力建設(shè)有闖勁、有干勁、有韌勁和張口能說、提筆能寫、遇事能辦的綜合素質(zhì)過硬的辦公室隊伍。要加強辦公室文秘人員的擔當精神，培養(yǎng)無怨無悔的奉獻精神，做勤奮敬業(yè)、樂于奉獻的表率。辦公室工作任務重、節(jié)奏快、要求高，經(jīng)常需要加班加點，這要求辦公室文秘人員要有老老實實、勤勤懇懇、扎扎實實的奉獻精神，始終做到“不抱怨不埋怨、撲下身子埋頭干”。要強化主動服務意識，持續(xù)提升辦公室文秘人員對公司高管和其他部門的支持能力和服務水平。

四、結(jié)語

總之，在文秘工作中，為了改善辦公室文秘人員的工作質(zhì)量和水平，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和人性化管理，增強文秘人員的責任心，不斷增強文秘人員的創(chuàng)新意識，提高文秘人員的工作能力和專業(yè)水平，提升文秘人員的工作質(zhì)量和公司的綜合管理水平。