淺談城建工程檔案的管理

趙振國(guó)

【摘要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化進(jìn)程不斷加快，城建工程檔案的管理工作必須打破原來傳統(tǒng)模式的桎梏，從各個(gè)方面不斷改進(jìn)，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。

【關(guān)鍵詞】城建檔案;現(xiàn)狀;對(duì)策

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)也日新月異，而城建工程管理直接關(guān)系到城市的生產(chǎn)、生活和城市的形象，嚴(yán)格把控城建工程質(zhì)量，是推動(dòng)城市建設(shè)工程高質(zhì)量、高效率進(jìn)行和保障城市現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)。在城建過程中，城建工程檔案能準(zhǔn)確反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況，反映城市建設(shè)的真實(shí)面貌，是城市發(fā)展的歷史記載，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理、維修、恢復(fù)、擴(kuò)建、改造的基本依據(jù)，因此城建檔案管理工作顯得尤為重要。

一、城建工程檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理意識(shí)淡薄，體制不健全。檔案相較于其他行業(yè)并不起眼，以至于很多人對(duì)檔案這個(gè)行業(yè)并不了解，城建工程發(fā)展過程中，人們只關(guān)注工程本身的發(fā)展，隨之產(chǎn)生的檔案卻無人過問，導(dǎo)致檔案管理和工程建設(shè)缺乏同步性，建設(shè)項(xiàng)目中所形成的檔案未能及時(shí)歸檔、整理，文件遺失、損壞的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，工程檔案無法全面、真實(shí)地反映工程的建設(shè)過程。同時(shí)也沒有建立完善的檔案管理制度，檔案的收集整理工作和工程項(xiàng)目的發(fā)展脫軌。

（二）缺乏專業(yè)的檔案管理人才。檔案管理的前提是要有專業(yè)的人才，具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，較高的專業(yè)素養(yǎng)。城建工程檔案整理起來繁瑣、枯燥，勞動(dòng)強(qiáng)度大，重復(fù)勞動(dòng)多，且收入也不高，所以人員流動(dòng)頻繁，而且缺乏專業(yè)的檔案人員，很多工作人員都是身兼數(shù)職，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，以至于一項(xiàng)工程下來，檔案收集這塊出現(xiàn)很多地方銜接不上，交接制度不完善，容易出現(xiàn)人走檔案走，人走檔案丟的現(xiàn)象。

（三）技術(shù)手段落后。目前城建工程檔案的管理已經(jīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等工具，但自身的管理模式還是停留在傳統(tǒng)的方式，并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化，管理仍然圍繞紙質(zhì)檔案開展，在把紙質(zhì)變成數(shù)字信息這塊基本為零，不適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的需求。

二、加強(qiáng)城建工程檔案管理水平的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。為了有效提高檔案管理水平，必須強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)，從管理層到工作人員都必須提高對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，要求必須在工程項(xiàng)目初期就開始收集檔案，步步緊跟，且按國(guó)家相關(guān)規(guī)定規(guī)范整理，如有中間更換檔案管理人員的情況，必須做好交接工作，不能出現(xiàn)斷層。

（二）健全體制，完善各項(xiàng)規(guī)章制度。俗話說“無規(guī)矩不成方圓”，要轉(zhuǎn)變目前城建工程檔案管理的被動(dòng)局面，首先要建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任機(jī)制，成立領(lǐng)導(dǎo)小組專門負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，明確崗位職責(zé)權(quán)限。其次要根據(jù)國(guó)家相關(guān)行業(yè)的法規(guī)制度，結(jié)合實(shí)際工作的相關(guān)情況建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，包括檔案接收制度、檔案整理制度等，同時(shí)針對(duì)工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)制定相關(guān)制度，確保工程項(xiàng)目中各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

（三）提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。城建工程檔案做的好與壞，工作人員的業(yè)務(wù)能力是關(guān)鍵。首先，檔案工作人員要從思想上做出根本改變，要有良好的工作作風(fēng)，要有愛崗敬業(yè)的工作態(tài)度。其次，對(duì)從事工程檔案管理的工作人員定期開展多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案管理人員到檔案館、業(yè)務(wù)工作開展好的單位參觀學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的專業(yè)技術(shù)，使他們?cè)跈n案工作飛速發(fā)展的今天業(yè)務(wù)知識(shí)不落伍，從而更好地做好本職工作。最后，建立留人機(jī)制和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高工作人員的主動(dòng)性和積極性。

（四）積極開展檔案信息化建設(shè)。隨著科技的發(fā)展，各行各業(yè)都將信息化手段運(yùn)用于工作當(dāng)中，檔案管理也可以打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)模式，通過城建檔案管理軟件的配備，對(duì)電子媒介進(jìn)行保存，檔案信息化后更利于檔案的添加、保管和利用，從而使得工程檔案更加完善，才能進(jìn)一步提高利用水平，更充分體現(xiàn)城建檔案的服務(wù)功能。

（五）強(qiáng)化城建檔案的監(jiān)督管理。城建工程項(xiàng)目眾多，領(lǐng)導(dǎo)層要定時(shí)掌握和了解各項(xiàng)目的工程進(jìn)度，加大監(jiān)督力度，并與工程檔案管理員保持密切聯(lián)系，對(duì)工程進(jìn)度中檔案資料的管理情況隨時(shí)了解，遇到問題及時(shí)解決。再一個(gè)檔案管理人員也可經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)了解工程的各個(gè)階段，主動(dòng)把施工期間的工程檔案資料收集回來。只有這樣雙管齊下，才能切實(shí)掌握工程檔案的情況，才能把城建工程檔案工作做好，才能保證各個(gè)階段資料的齊全、完整。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，城建工程檔案是工程質(zhì)量的綜合反映和時(shí)間體現(xiàn)，城建檔案數(shù)量種類不斷增加，優(yōu)越性也日漸突出，我們只有了解城建檔案的特點(diǎn)、作用，重視城建工程檔案，加強(qiáng)檔案的信息化管理，不斷完善我們城建檔案管理工作，從而進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)城市的快速發(fā)展。