基于電子政務(wù)視角的高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新

秦銘 陳郁寰

【摘要】在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代背景下，高校檔案服務(wù)模式逐漸發(fā)生了變化，對(duì)傳統(tǒng)的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新與改革;隨著電子政務(wù)的推進(jìn)，高校檔案利用服務(wù)質(zhì)量有所提升，內(nèi)容及形式也發(fā)生了一定的變革。因此，本文基于電子檔案政務(wù)環(huán)境下高校檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新方式進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的見解與思考，以期為相關(guān)研究人士提供借鑒與參考。

【關(guān)鍵詞】電子政務(wù)視角;高校;檔案利用服務(wù);創(chuàng)新

近幾年來，信息技術(shù)手段不斷更新?lián)Q代，使得各行各業(yè)的運(yùn)營(yíng)以及發(fā)展模式都發(fā)生了巨大變化，這一過程中，我國(guó)政府部門也在大力推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)工作，電子政務(wù)的處理過程中，利用信息技術(shù)可以大大提高人員的工作效率，也有助于減少資金投入，這樣的發(fā)展形勢(shì)對(duì)于社會(huì)各界來講無疑都是有利的契機(jī)。所以，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，加強(qiáng)電子政務(wù)建設(shè)，緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，明確高校機(jī)制改革進(jìn)度，對(duì)以往的檔案利用服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，突破服務(wù)模式中的局限，逐步構(gòu)建社會(huì)化的服務(wù)體系，為高校管理工作、教學(xué)工作等提供有效的信息服務(wù)。接下來筆者主要針對(duì)當(dāng)下高校檔案利用服務(wù)形式進(jìn)行分析。

一、現(xiàn)階段高校檔案利用服務(wù)形式

較為常見的檔案利用服務(wù)形式有以下三點(diǎn)：

（一）為利用者提供檔案編研資料利用服務(wù)。一方面，檔案利用者可以結(jié)合自身的應(yīng)用需求，再參照內(nèi)容，出具檔案證明材料，在此基礎(chǔ)上，為檔案利用者提供高效的檔案利用服務(wù)。另一方面，檔案管理人員需要結(jié)合具體專題內(nèi)容，對(duì)檔案信息實(shí)施整合與歸類，經(jīng)過系統(tǒng)化的編制，逐步構(gòu)建完善的邊緣檔案體系，使得成果材料管理更加科學(xué)，確保檔案資料的整合極具概括性、集中性與準(zhǔn)確性，以滿足應(yīng)用者的服務(wù)需求。

（二）為利用者提供原件利用服務(wù)。利用者可以根據(jù)自身需求摘抄檔案原件中的內(nèi)容，或借用檔案原件，還可通過電話查詢的途徑，提高檔案原件的利用率，發(fā)揮金融價(jià)值。

（三）為應(yīng)用者提供檔案復(fù)制的利用服務(wù)?？梢酝ㄟ^掃描檔案原件復(fù)印的方法，以免導(dǎo)致原件丟失或破損，造成不必要的損失。這樣的方式可以大大提高檔案原件的利用率。

二、目前高校檔案利用服務(wù)模式的常見問題

根據(jù)筆者以上所提及的較為常見的檔案利用服務(wù)形式，而后可知應(yīng)用者若想有效利用檔案資料，必須發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，上門或主動(dòng)提取資料內(nèi)容，這樣的服務(wù)模式具有一定的局限性，同時(shí)也體現(xiàn)了封閉性與滯后性，以下為筆者總結(jié)的高校檔案利用服務(wù)形式的問題。

（一）服務(wù)內(nèi)容缺少針對(duì)性。對(duì)現(xiàn)階段高校檔案利用情況進(jìn)行分析，大多數(shù)情況下檔案信息的服務(wù)提供者都未能對(duì)利用者的用途進(jìn)行有效劃分，比如，屬于單位利用還是個(gè)人利用，致使檔案資源的應(yīng)用缺少針對(duì)性，同時(shí)也無法提供有效的、高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)，降低了服務(wù)水平。

（二）檔案利用服務(wù)質(zhì)量較低。對(duì)現(xiàn)階段高校檔案的利用現(xiàn)狀進(jìn)行總結(jié)，而后可知檔案提供者與利用者兩者間的溝通存在局限，大多均無法有效互動(dòng)，兩者間關(guān)系較為淡薄，除此之外，應(yīng)用者利用檔案資料后很難與提供者進(jìn)行交流并提出反饋意見，使得檔案利用服務(wù)過程中的反饋評(píng)價(jià)機(jī)制不完善、不系統(tǒng)，大大削弱了檔案的利用效果，缺少有效的信息反饋，提供者無法意識(shí)到檔案利用服務(wù)過程中的不足與缺陷，更加難以確定利用者的應(yīng)用需求，致使檔案利用與提供之間兩者存在差異。

（三）服務(wù)理念相對(duì)滯后。高校檔案管理人員在提供檔案利用服務(wù)的過程中，大部分處于被動(dòng)的狀態(tài)，也無法意識(shí)到自身所肩負(fù)的職責(zé)，更多的等待利用者主動(dòng)尋求幫助，利用者在應(yīng)用檔案資料的環(huán)節(jié)，提供者不能針對(duì)性溝通，未能在明確利用者應(yīng)用需求以及用途的基礎(chǔ)上提供有效的檔案利用服務(wù)，這樣的管理理念無疑是落后的，也不利于高校檔案管理工作的高效開展。

（四）服務(wù)模式不科學(xué)。當(dāng)下高校檔案的利用效率相對(duì)較低，應(yīng)用者更多的需要主動(dòng)進(jìn)入檔案室查閱相關(guān)信息，滿足信息的應(yīng)用需求，這樣的檔案利用服務(wù)無疑是狹窄的，也很難滿足應(yīng)用者的檔案利用需求，特別是檔案室內(nèi)大多均為檔案原件，為紙質(zhì)材料，應(yīng)用者在應(yīng)用檔案原件的過程中，難免會(huì)給紙質(zhì)材料造成破損，此外，應(yīng)用者也必須按照檔案室所要求的時(shí)間完成檔案信息的查閱以及利用等各項(xiàng)工作，這就無疑受時(shí)間的限制，無法體現(xiàn)檔案利用服務(wù)的高效性。

三、電子政務(wù)視角下高校檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新方案

（一）創(chuàng)新服務(wù)方式，逐步向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。第一，依托于電子政務(wù)，并借助信息技術(shù)手段，提高檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，是以上三者實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，強(qiáng)化合作、有效溝通，在時(shí)機(jī)成熟后積極落實(shí)聯(lián)機(jī)檢索工作，保證交流的實(shí)時(shí)性，確保信息的共享性與互通性，重新配置檔案信息資源，使資源管理方式得到優(yōu)化，一改以往封閉式的管理模式，開發(fā)并有效利用檔案信息資源，發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，加快數(shù)字化建設(shè)腳步，使之更能為應(yīng)用者所接受，并為檔案利用者提供有效的、高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。第二，在此電子政務(wù)不斷發(fā)展的背景下，高校檔案管理必須轉(zhuǎn)變發(fā)展形勢(shì)，利用數(shù)字化技術(shù)手段，改革傳統(tǒng)的手工操作檔案利用服務(wù)模式，發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，使得檔案利用服務(wù)及管理更具現(xiàn)代化氣息，滿足時(shí)代的發(fā)展要求。第三，信息技術(shù)的推廣為高校利用服務(wù)的創(chuàng)新提供了有效保障。所以，管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案資料的整合與歸納環(huán)節(jié)，有效利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，完成檔案資料的存儲(chǔ)與加工任務(wù)，確保檔案資料存儲(chǔ)的安全性與可靠性，轉(zhuǎn)變以往單一化紙質(zhì)材料的存儲(chǔ)模式，使得檔案服務(wù)形式更加豐富，滿足不同應(yīng)用者的資料利用需求，不僅可以發(fā)揮檔案資料的運(yùn)用價(jià)值，還能大大提高服務(wù)水平。

（二）創(chuàng)新服務(wù)理念，逐步向主動(dòng)型服務(wù)理念轉(zhuǎn)型。第一，高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)參與到高校編史修志工作中，體現(xiàn)檔案資源的作用，也可發(fā)揮自身的價(jià)值，可結(jié)合檔案中的內(nèi)容，編輯專題性畫冊(cè)抑或是綜合性文本，而后提供給學(xué)校其他教研人員，作為學(xué)校簡(jiǎn)介及招生簡(jiǎn)章，展現(xiàn)學(xué)校的獨(dú)特風(fēng)采。第二，提高檔案管理人員的參與積極性，主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)，同時(shí)保證服務(wù)質(zhì)量。高校檔案管理人員必須具有正確的發(fā)展理念，并培養(yǎng)全局性意識(shí)，在檔案管理過程中不僅要確保信息存儲(chǔ)的安全性，同時(shí)還要主動(dòng)參與到與檔案利用有關(guān)的各項(xiàng)活動(dòng)中，利用信息技術(shù)手段，在校園信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上獲取有價(jià)值的信息，日常工作中也要捕捉學(xué)校近期所發(fā)生的活動(dòng)，整合為完整的檔案資料，以供日后校內(nèi)人員進(jìn)一步利用，從而發(fā)揮其價(jià)值，也可為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供方向上的指引。第三，主動(dòng)為活動(dòng)組織人員提供原始資料。學(xué)校在開展重大活動(dòng)的過程中，通常都會(huì)加強(qiáng)宣傳，宣傳環(huán)節(jié)必然會(huì)應(yīng)用各類檔案資料，所以，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)發(fā)揮自身的作用，履行自身職責(zé)，加強(qiáng)與宣傳人員的溝通，及時(shí)提供相關(guān)的檔案資料，作為有效的參考資料，最終可將其編撰為專題畫冊(cè)，展現(xiàn)校園文化。

（三）服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，使得內(nèi)容更具應(yīng)用價(jià)值。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為校內(nèi)教研人員提供管理、教學(xué)以及科研等各方面的檔案利用服務(wù)，保證服務(wù)質(zhì)量，在資料編研以及整合的過程中應(yīng)當(dāng)確保文字的高度概括性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性以及問題的集中性，這樣才能最大程度滿足校內(nèi)教研人員對(duì)于檔案資料的應(yīng)用需求。除此之外，也需對(duì)檔案利用服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，特別是在信息技術(shù)不斷推行的背景下，有必要將大內(nèi)容分為電子文件、檔案材料、復(fù)印件、圖片視頻、實(shí)物檔案以及掃描打印等等，使得內(nèi)容更加豐富，同時(shí)也會(huì)加快檔案利用服務(wù)內(nèi)容轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新的步伐。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文主要針對(duì)性分析了基于電子政務(wù)視角下的高校檔案利用服務(wù)創(chuàng)新，主要提出創(chuàng)新服務(wù)方式、創(chuàng)新服務(wù)理念與創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容，希望筆者的分析可為高校相關(guān)檔案管理人員提供借鑒與參考，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

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