新時(shí)期學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

王秉芳

【摘要】檔案作為學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的真實(shí)記錄，極具保存與利用價(jià)值，做好檔案管理工作可以為學(xué)校教學(xué)、科研和管理等工作提供可靠參考依據(jù)。在新時(shí)期，學(xué)校要加快檔案數(shù)字化建設(shè)，利用高科技提升檔案管理效率，也提升檔案檢索與查詢的效率，真正發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價(jià)值。本文簡(jiǎn)述學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義，并就學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;學(xué)校檔案;數(shù)字化建設(shè)

在社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展過程中，學(xué)校教學(xué)管理體制也加快了改革步伐，且學(xué)校規(guī)模的擴(kuò)大、招生數(shù)量的增加，極大增加了各項(xiàng)工作量，每天都會(huì)形成大量的檔案資料，為檔案收集、整理、分類和管理等工作帶來了巨大的難度。在信息化時(shí)代，我們應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，將數(shù)字化技術(shù)引入檔案管理中，這樣才能讓檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)得到減輕，也讓各環(huán)節(jié)檔案管理工作更加高效進(jìn)行。因此學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造條件促進(jìn)檔案的數(shù)字化建設(shè)，提升檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化要求，確保發(fā)揮出檔案的作用，為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展打牢基礎(chǔ)。

一、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

以往學(xué)校檔案管理工作主要以人工方式進(jìn)行，不僅檔案查詢與利用不便，也會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，容易引起檔案資料的損壞與丟失。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)，在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)檔案，在利用時(shí)只需要簡(jiǎn)單掃描即可，能快速獲得所需檔案信息。同時(shí)學(xué)校建立檔案數(shù)據(jù)以后，也能夠節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有利于進(jìn)行維護(hù)，確保檔案資料的完整性與可靠性，并有效共享檔案信息。因此，學(xué)校加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要的意義，這樣可以有效減輕檔案管理人員壓力，利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備管理檔案，可以提升檔案管理的效率，促使學(xué)校檔案利用效率得到提升。

二、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀

第一，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備也不完善。以密集柜為例，仍然為傳統(tǒng)組合鐵皮柜，缺少智能系統(tǒng)，不能發(fā)揮出自動(dòng)定位與監(jiān)控檔案等作用，需要作出更換，學(xué)校要提高重視程度，逐步加大投入。有的學(xué)校運(yùn)用了檔案管理系統(tǒng)，不過僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案目錄管理電子化，歸檔文件主要是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，未能真正實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。第二，在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，確保檔案管理工作效率獲得提升。現(xiàn)階段學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度，操作標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一，要想加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，應(yīng)該結(jié)合具體狀況完善制度，讓檔案收集、整理、歸檔及利用等工作有章可循。第三，學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中，對(duì)檔案管理人員也有較高要求，需要他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和圖片處理技術(shù)等，但是現(xiàn)在很少有人能達(dá)到這個(gè)要求。學(xué)校也不注重開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致他們的專業(yè)素養(yǎng)長(zhǎng)時(shí)間得不到提升，為學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)帶來了阻礙。

三、學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的策略

（一）增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。在學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，需要在設(shè)備、技術(shù)和人才上加大投入力度。學(xué)校要結(jié)合實(shí)際情況，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，這樣有利于完善基礎(chǔ)設(shè)施，將先進(jìn)技術(shù)引進(jìn)來。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)該用好專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，選擇購置性價(jià)比最高的數(shù)字化設(shè)備，讓現(xiàn)有資金得到充分利用。在學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)該配置數(shù)字化辦公設(shè)備，結(jié)合已有的設(shè)備與規(guī)模，購進(jìn)數(shù)字化智能檔案柜，并考慮到檔案電子系統(tǒng)的需求，升級(jí)或配置計(jì)算機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備，同時(shí)及時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級(jí)。要考慮到學(xué)校檔案高效管理與利用的要求，逐步增加所投入的資金，充分運(yùn)用各種先進(jìn)技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)電子技術(shù)與數(shù)據(jù)庫等，讓學(xué)校檔案在收集、整理、儲(chǔ)存和利用等各環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

（二）完善檔案數(shù)字化建設(shè)制度。建立健全的檔案管理制度，有利于學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)高效進(jìn)行。學(xué)校要從實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r出發(fā)，結(jié)合《檔案法》中相關(guān)規(guī)定，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，明確檔案數(shù)字化操作標(biāo)準(zhǔn)。在建立各項(xiàng)規(guī)章制度的時(shí)候，應(yīng)該以實(shí)際調(diào)查分析為前提，建立起檔案保密制度、電子文件歸檔管理制度、數(shù)字化查閱利用制度、檔案鑒定及銷毀制度和網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，且力求各項(xiàng)制度有較強(qiáng)的操作性、規(guī)范性和科學(xué)性，能夠讓檔案管理人員得到有效約束。檔案管理人員要充分考慮到各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，將自身職責(zé)履行到位，做好本職工作，且根據(jù)學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的新要求，不斷對(duì)規(guī)章制度作出調(diào)整，跟上時(shí)代發(fā)展腳步，提升各項(xiàng)規(guī)章制度的可操作性與權(quán)威性，確保學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量都得到提升。

（三）建立統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。為了加快學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，應(yīng)該盡快打造完善、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，這樣才能夠提升學(xué)校檔案數(shù)字化管理水平，保證檔案資料價(jià)值真正得到體現(xiàn)。從學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀來看，很多學(xué)校在很大程度上忽視了數(shù)據(jù)管理工作，在檢索查詢、整理編目、系統(tǒng)維護(hù)和實(shí)體管理等方面，還未能將管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一下來，且學(xué)校檔案應(yīng)用軟件也未能自成一體。一些應(yīng)用程序和學(xué)校檔案數(shù)字化管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象，在文件歸檔上還不夠及時(shí)，在面臨檢索需要時(shí)，檢索功能不能充分發(fā)揮出來，難以滿足實(shí)際要求，這樣學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化水平難以得到提升。針對(duì)這種情況，學(xué)校要盡快建立起完整、統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，保證數(shù)據(jù)平臺(tái)的可靠性與安全性。在選擇應(yīng)用系統(tǒng)的時(shí)候，要采用可以讀取標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫與可以發(fā)揮出多媒體功能的語言平臺(tái)，讓學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)能夠和常規(guī)檔案管理工作相結(jié)合，讓學(xué)校數(shù)據(jù)庫更具實(shí)用性。

（四）完善網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索系統(tǒng)。學(xué)校通過檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠讓信息檢索變得更加高效與快捷，在信息資源建設(shè)過程中，需要以完善信息檢索功能為前提。學(xué)校通過建立完善的網(wǎng)檔案信息檢索系統(tǒng)，才能讓信息化建設(shè)順利開展，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案盡快轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案，在有效共享檔案信息的基礎(chǔ)上，也真正發(fā)揮出了學(xué)校檔案應(yīng)有的價(jià)值。但是在現(xiàn)階段學(xué)校檔案信息檢索系統(tǒng)建設(shè)中，還有著很多不足之處，如系統(tǒng)檢索功能不完善，只可以用于學(xué)校局域網(wǎng)信息組織的管理技術(shù)與方法，且在本校網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下在信息使用權(quán)限設(shè)置上也有問題。針對(duì)這種情況，需要消除技術(shù)銜接方面的問題，讓學(xué)校信息檢索系統(tǒng)的作用充分得到發(fā)揮，提升服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校科研、教學(xué)和管理等工作正常開展。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，讓檔案收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)有了巨大變化，要求檔案管理人員具備豐富的知識(shí)面，既要有檔案方面的專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟悉檔案電子信息的查詢、發(fā)布與利用，懂得數(shù)字化檔案處理方法。信息化背景下讓學(xué)校檔案數(shù)字化管理面臨著新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的檔案信息意識(shí)，主動(dòng)提供服務(wù)。這要求學(xué)校為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，促使檔案管理人員掌握更多數(shù)字化方面的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力的提升，能夠嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校檔案數(shù)字化管理要求，有效運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)開展檔案編目、分類、整理和利用等工作。此外，通過培訓(xùn)還要讓檔案管理人員掌握掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和音頻采集等設(shè)備的使用方法，促使學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量都實(shí)現(xiàn)提升。

四、結(jié)語

總之，在學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展過程中，需要提高對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，能夠?yàn)閷W(xué)校檔案信息資源的開發(fā)利用創(chuàng)造更加有利的條件。因此學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增加投入，將檔案數(shù)字化建設(shè)所需設(shè)施設(shè)備配置齊全，并建立完善的檔案數(shù)字化管理制度，提升檔案管理人員素質(zhì)與能力。這樣才能更好地管理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為學(xué)?？蒲?、教學(xué)和管理等工作提供更好的服務(wù)。

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