會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理探析

宋媛媛

【摘要】當(dāng)前，隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，事業(yè)單位會計檔案管理工作基本上實現(xiàn)了電算化操作。這種手段同傳統(tǒng)的檔案管理方法相比較，具有更多的應(yīng)用優(yōu)勢。為了強化相關(guān)人員的認識，這里就會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理工作的內(nèi)容展開探究，希望能夠起到積極的參考作用。

【關(guān)鍵詞】會計電算化;事業(yè)單位;會計檔案;管理分析

計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，進一步提升了會計電算化的應(yīng)用范圍，對于傳統(tǒng)會計檔案管理方法進行了徹底的改變。隨著事業(yè)單位在管理規(guī)模上的提升，其內(nèi)部會計檔案管理工作也應(yīng)該隨之提升，相關(guān)工作人員應(yīng)該結(jié)合實際情況，對會計電算化條件展開合理分析，就事業(yè)單位會計檔案管理工作，展開深入的探討。

一、會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理特點

（一）較大的存儲范圍。傳統(tǒng)的會計檔案管理工作，無論是報賬、記賬，還是整理與會計工作有關(guān)的材料，都是依靠員工手動完成的，整體工作效率比較低下，而在引入會計電算化條件后，財務(wù)人員的工作量降低，在操作過程中，只要將相關(guān)的數(shù)據(jù)錄入計算機中，就可以制作相應(yīng)的財務(wù)報表。經(jīng)過數(shù)據(jù)顯示，在會計電算化條件下，會計檔案管理的范圍得到了顯著的提升，進一步強化了事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）嚴格的管理條件。在會計工作中應(yīng)用電算化條件時，相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱工作極為便捷，在一定程度上提升了會計檔案管理的工作效率，這一點是傳統(tǒng)會計方法難以比擬的，但是在對會計電算化手段進行應(yīng)用的時候，需要在特定的環(huán)境中進行，并且針對會計數(shù)據(jù)的存放工作，要有著極為嚴格的管理要求，工作人員要對其進行科學(xué)化、合理化的存放，確保會計檔案信息不會遭到破壞，以免產(chǎn)生不必要的工作損失。

（三）高級的保護措施。根據(jù)相關(guān)人員反映得知，財務(wù)會計相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，需要存儲在特定的存儲器中，這樣才能提升數(shù)據(jù)存儲的時間，并且該類信息不具有修復(fù)性與篡改性，在出現(xiàn)病毒入侵的情況時，會計信息會出現(xiàn)極為嚴重的損失，所以針對那些黑客入侵、病毒侵擾等問題，要做好妥善的保護;還有，磁盤等存儲介質(zhì)也應(yīng)該在防火、防潮、無病毒的環(huán)境中存儲，強化會計信息的安全防護等級。

二、電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理的措施

（一）樹立正確的管理觀念。根據(jù)相關(guān)的管理方法，電算化條件下會計工作不僅能夠?qū)崿F(xiàn)線上傳遞，同時還可以實現(xiàn)管理工作的最大化利用。在實際的管理過程中，管理目標(biāo)之所以會出現(xiàn)不完整的問題，主要原因就是管理人員的管理理念不夠正確，所以，首先要幫助大家對電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理工作給予高度的重視，確保財務(wù)賬目的準(zhǔn)確性與清晰性，避免出現(xiàn)道德方面的問題。其次，在完善制度的過程中，要根據(jù)行業(yè)發(fā)展特點，以及國家的相關(guān)政策，對會計檔案的保管制度進行完善，確保會計電算化檔案管理工作的正常運行，進一步提升事業(yè)單位的市場競爭力。最后，在硬件上，還應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位情況，購買專業(yè)化的設(shè)備，像高清晰度的激光或者噴墨打印機，能夠有效提升工作效率，而會計人員還應(yīng)該定期開展維護工作，強化設(shè)備的保養(yǎng)水平。

（二）改善相關(guān)的管理制度。對于電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理的特點，會計從業(yè)人員應(yīng)該將其同相關(guān)條例結(jié)合起來，制定出比較完善的會計檔案管理制度，從根本上提升事業(yè)單位會計檔案管理的整體水平。首先，對于會計檔案資源越來越多的情況，工作人員應(yīng)該制定出有效的管理方法，確保會計信息數(shù)字資料的存檔及時性，選擇適合單位工作要求的電算化軟件，并從制度上強化安全防護功能，定期開展維護工作。其次，在上述工作基礎(chǔ)上，還應(yīng)該對電算化會計檔案從業(yè)人員的工作責(zé)任、檔案分類手段、保管方法等進行明確規(guī)定，將責(zé)任落實到個人，這樣在出現(xiàn)問題的時候，可以避免互相推諉的問題出現(xiàn)，提升檔案管理的高效性。最后，對于電算化會計檔案管理備份和檢查情況，都應(yīng)該進行細致的考慮，建立設(shè)備登記簿，詳細記錄備份的時間、數(shù)量和方式，以免會計信息遭受惡意破壞。

（三）提升員工的管理能力。隨著事業(yè)單位運作規(guī)模的提升，其工作內(nèi)容也變得越來越細化，這對于電算化會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求越來越高，所以提升員工管理能力，是一項勢在必行的任務(wù)。在執(zhí)行過程中，事業(yè)單位可以根據(jù)電算化檔案管理崗位的差異性，定期召開研討會議，邀請會計電算化檔案管理專業(yè)人才、講師，到事業(yè)單位內(nèi)部進行培訓(xùn)、教育工作。其次，對于各個崗位的工作人員，像財務(wù)人員、電算化系統(tǒng)管理人員、軟件維護人員等，可以進行針對性的培訓(xùn)，提升從業(yè)者的綜合性素質(zhì)，在事業(yè)單位內(nèi)部，建立其一支精通基礎(chǔ)知識，同時具有復(fù)合型技術(shù)的人才隊伍。

三、結(jié)語

總而言之，針對會計電算化條件下事業(yè)單位會計檔案管理工作，相關(guān)人員應(yīng)該結(jié)合實際的技術(shù)內(nèi)容，采取一些有效的管理措施，深化事業(yè)單位會計檔案管理工作的質(zhì)量，進一步提升事業(yè)單位的市場競爭力。

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