淺談大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新

王德英

【摘要】隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，機關(guān)單位在檔案管理工作上也表現(xiàn)出更多的需求，將大數(shù)據(jù)技術(shù)成功應(yīng)用到機關(guān)單位檔案管理工作中，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新，是當前機關(guān)單位檔案管理必須面對的重大問題之一。本文主要基于對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，探討機關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)技術(shù);機關(guān)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)的快速發(fā)展與應(yīng)用，使得人們的生活和工作都發(fā)生了較大的變化。在此背景之下，機關(guān)單位檔案管理工作也需要積極做出改革與創(chuàng)新，進一步加大對檔案信息的挖掘力度，突顯檔案管理工作的重大價值。而在具體的創(chuàng)新工作開展中，筆者認為可以從以下幾方面開展：

一、加強檔案管理工作觀念的更新

在大數(shù)據(jù)時代背景下，機關(guān)單位對檔案管理工作提出了更高的要求，單純的對檔案進行歸檔和整理已經(jīng)逐漸無法滿足機關(guān)單位的使用需求，因此在檔案管理工作創(chuàng)新中，還需要從工作觀念開始轉(zhuǎn)變，從機關(guān)單位的實際使用需求出發(fā)，開展檔案管理工作創(chuàng)新，轉(zhuǎn)變以往被動的管理服務(wù)方式。其次，部分機關(guān)單位在檔案管理工作中過于強調(diào)保密性，使得人們在調(diào)取和查看檔案信息資源時困難重重，也在很大程度上影響到檔案管理服務(wù)工作的開展。在當前新時代背景下，對于這種陳舊的檔案管理觀念也需要做出適當?shù)母淖?，對于機關(guān)單位中較為基礎(chǔ)的檔案信息，完全可以公布于眾，這更有助于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作的價值，而對于確實屬于機密的文件信息，則需要進行妥善的保存。

二、加強機關(guān)單位檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新

當前機關(guān)單位在檔案管理工作上存在著一個十分顯著的問題：檔案信息利用率較低。檔案管理工作開展的根本目的在于更好地利用檔案信息，使其發(fā)揮出更大的利用價值，但是現(xiàn)階段檔案信息利用不足，自然也使得機關(guān)單位檔案管理工作的價值被弱化。為了能夠改變利用率較低的問題，充分發(fā)揮機關(guān)單位檔案管理工作的作用，筆者認為在當前時代背景下，應(yīng)當將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)進行充分結(jié)合，促進檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。

（一）利用大數(shù)據(jù)云存儲，實現(xiàn)資源信息共享?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，以各機關(guān)單位為目標，構(gòu)建統(tǒng)一的云檔案管理系統(tǒng)，將各機關(guān)單位檔案管理部門的數(shù)據(jù)信息與之相連接，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息數(shù)據(jù)的備份管理，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的共享與應(yīng)用，從而在很大程度上提高機關(guān)單位對檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。當然，這種檔案管理工作方式主要適用于一些基礎(chǔ)性的檔案信息資料，對于一些機關(guān)單位的機密檔案資源信息還需要單獨進行存儲。

（二）利用云計算，提升檔案數(shù)據(jù)分析計算能力。機關(guān)單位在對檔案管理信息進行應(yīng)用的過程中，往往更多的是存儲檔案資料信息，經(jīng)過整理之后，獲取到相應(yīng)的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，從而對機關(guān)單位工作開展產(chǎn)生指導(dǎo)性作用。因此，為了方便相關(guān)人員的高效應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中加強對云計算技術(shù)的應(yīng)用，以便高效生成需求者想要的數(shù)據(jù)信息，從而對檔案信息數(shù)據(jù)查詢提供更大的便利，滿足使用者更多的需求。

三、加強機關(guān)單位檔案管理服務(wù)工作創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)時代背景下，機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新還應(yīng)當體現(xiàn)在服務(wù)工作上。從使用者的需求角度分析，當使用者需要查詢某檔案數(shù)據(jù)信息時，主要通過搜索功能來進行檢索，搜索顯示結(jié)果的質(zhì)量直接影響到使用者對相關(guān)檔案信息的使用效率?；诖?，在檔案管理服務(wù)工作上主要可以從搜索檢索能力入手，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立智能檢索系統(tǒng)，縮短檢索時間，提升檢索服務(wù)能力。從具體來講，在當前機關(guān)單位的檔案管理系統(tǒng)中存在著大量的數(shù)據(jù)信息資源，而為了方便使用者快速找到想要的信息，機關(guān)單位在檔案管理工作中可以通過構(gòu)建數(shù)據(jù)模型的方式，來對存儲的這些數(shù)據(jù)信息進行分類、歸類以及相關(guān)性分析，對檢索錄入數(shù)據(jù)進行更加精確的預(yù)測，同時提供更加多樣化的數(shù)據(jù)算法，從而提升數(shù)據(jù)檢索的精準性，讓使用者能夠更加快速地找到自身需求的信息資源。

四、加強機關(guān)單位檔案管理安全工作創(chuàng)新

在機關(guān)單位中有大量的數(shù)據(jù)信息屬于機密信息，對于這類數(shù)據(jù)資源，在存儲管理工作上還需要做好安全防護工作。但是在當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，如果在當前管理安全工作上存在缺陷，將可能造成這類型檔案信息的泄露，對機關(guān)單位工作開展造成較大的負面影響。因此在檔案管理安全工作上也需要做到與時俱進，不斷完善和更新安全管理工作，提升檔案管理的安全性。首先，在制度上對檔案管理工作人員進行約束，要求所有檔案管理工作人員必須嚴格按照制度開展檔案管理工作，降低內(nèi)部工作人員造成的檔案管理安全隱患。其次，提高計算機系統(tǒng)的安全防護等級，采用最新的防火墻技術(shù)，并配置安全防護軟件系統(tǒng)，采用數(shù)字簽名、數(shù)字證書等安全防護技術(shù)，進一步提升檔案管理的安全性。除此之外，整個檔案管理工作創(chuàng)新，都離不開更加專業(yè)的檔案管理人才，為有效實現(xiàn)這些創(chuàng)新，還需要機關(guān)單位加強相關(guān)人才的培養(yǎng)或引入更加專業(yè)的檔案管理人才，從而推動機關(guān)單位對檔案管理工作的健康發(fā)展。

五、結(jié)語

在當前大數(shù)據(jù)背景下，不管是機關(guān)單位內(nèi)部環(huán)境，還是社會外部環(huán)境，對機關(guān)單位檔案管理工作都提出了更高的要求，為了能夠更好地滿足各方面使用需求，對加強機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新具有極其重要的意義。結(jié)合當前機關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，在開展創(chuàng)新工作中主要可以從管理觀念、技術(shù)、服務(wù)、安全等方面入手，從而打造出更適合現(xiàn)代環(huán)境需求的機關(guān)單位檔案管理工作體系。

【參考文獻】

[1]劉欣欣.試析大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬），2017（3）.