對城建檔案管理數(shù)字化建設的思考

葛耘彤

【摘要】伴隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，在城鄉(xiāng)一體化背景下，城建檔案工作也發(fā)生了巨大改變。特別是在信息化技術和電子政務的推動下，給城建檔案管理工作帶來了更廣闊的發(fā)展空間，與此同時，也對城建檔案管理工作提出了更高要求，新形勢下急需實現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化建設。本文就城建檔案管理數(shù)字化建設發(fā)表幾點自己的看法。

【關鍵詞】城建檔案;數(shù)字化建設;路徑

城建檔案是對城市發(fā)展和各項建設活動的真實記錄，也是城市長遠規(guī)劃、建設管理、改造以及維護的重要依據(jù)，在城市建設方面發(fā)揮著巨大的參考和保存價值。當前電子信息技術發(fā)展速度飛速，計算機、互聯(lián)網(wǎng)和智能手機的普及與應用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統(tǒng)城建檔案管理方式發(fā)生了新變化。實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

一、城建檔案管理數(shù)字化建設的優(yōu)點

同傳統(tǒng)的城建檔案管理模式相比，檔案數(shù)字化建設實現(xiàn)了檔案管理的創(chuàng)新化和科學化，歸納起來，主要具備以下優(yōu)點：1.壓縮了檔案管理體積。傳統(tǒng)采用文本記載檔案的形式，需要占據(jù)大量的空間，再加上紙質檔案還存在放置、管理等方面的問題，從而增加了檔案管理的難度。然而城建檔案管理數(shù)字化建設后，通過應用互聯(lián)網(wǎng)素質信息，實現(xiàn)了檔案信息的匯總，從而壓縮了檔案體積。例如：城建檔案能夠以圖片、音頻、視頻等形式存儲在電子信息中，即便是我們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ玫?6GU盤中，依然可以存儲數(shù)以萬計的圖片和海量的檔案信息。2.實現(xiàn)了信息共享。在城建檔案管理數(shù)字化建設中，需要構建一個完善的管理系統(tǒng)，將城建檔案放入該系統(tǒng)中實現(xiàn)了信息的開放和交流，在實現(xiàn)城建檔案共享的基礎上，保證了資源的流動性。并且資源共享是建立在科學規(guī)范的前提下，從而充分保證了使用者、開發(fā)者的信息安全。3.便于城建檔案分類調配。雖然傳統(tǒng)的城建檔案管理模式的分類非常詳盡，但是鑒于紙質檔案的特殊性質，采用人工的方式分類耗時耗力。而城建檔案管理數(shù)字化建設，只需借助計算機技術在短時間錄入檔案信息、實現(xiàn)資源的分類和儲存，省時省力。并且城建檔案管理數(shù)字化建設還可以對資源進行科學分類，可以根據(jù)不同的方法和類型建立和采集電子數(shù)據(jù)庫，提升城建檔案管理水平。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設路徑

（一）完善城建檔案數(shù)字化標準體系。城建檔案管理數(shù)字化建設的意義在于提高檔案信息資源的利用率，促使其發(fā)揮最大效用，所以城建部門應統(tǒng)一建立數(shù)字化管理標準，引入適用性、實用性都較強的信息系統(tǒng)，基于互聯(lián)網(wǎng)建立檔案資源共享平臺，顯著提高檔案信息與人才資源等的有效利用，以免浪費資源。詳細而言，相關部門要從管理、業(yè)務、技術三個方面建立對應的標準和規(guī)范，并加強相關標準、法規(guī)、規(guī)范的推廣。其中管理方面的標準規(guī)范主要用以規(guī)定城建檔案的查詢、利用、保管、存儲等;業(yè)務方面的標準規(guī)范電子檔案管理、檔案術語等標準;而技術方面的標準規(guī)范主要包含網(wǎng)絡數(shù)據(jù)傳輸格式、數(shù)據(jù)存儲壓縮格式規(guī)范、檔案館軟硬件基礎設施技術等。

（二）加強城建檔案管理數(shù)字化基礎設施建設。要想將城建檔案在城市建設中的服務作用更好地發(fā)揮出來，還需要加強基礎設施建設，主要包含以下三個部分：1.硬件環(huán)境。硬件環(huán)境包含辦公環(huán)境建設、計算機系統(tǒng)硬件平臺以及現(xiàn)代化庫房建設。而硬件基礎設施主要包含檔案數(shù)字化處理設備、服務器、網(wǎng)絡通信設備等等。2.系統(tǒng)軟件。系統(tǒng)軟件建設需要根據(jù)城建檔案管理需要，選擇成熟、先進的軟件，構建容量大的分布式數(shù)據(jù)庫和大規(guī)模并發(fā)訪問的服務管理系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)不僅可以完成檔案利用、業(yè)務管理等工作，還可以跟數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)有機融合，從而實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入—管理—輸出全過程應用。3.網(wǎng)絡環(huán)境。環(huán)境作為城建檔案管理數(shù)字化建設的前提，網(wǎng)絡環(huán)境又包含檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)以及連接政府的政務網(wǎng)。

（三）建設城建檔案管理數(shù)字化建設平臺。城建檔案管理數(shù)字化建設是一項復雜、系統(tǒng)的工程，需要全面調查并掌握館藏情況，如檔案類型、狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等狀況。要從實際館藏情況出發(fā)，制定科學合理的電子化科學規(guī)劃，如計算機、掃描儀等硬件配置計劃，數(shù)字化處理規(guī)劃。城建檔案管理數(shù)字化建設要遵循“突出重點、分布開展”的原則，要優(yōu)先對利用率高和館藏重點的檔案進行電子化，確保廣大利用者需求得到滿足。在城建檔案管理數(shù)字化建設中，應該打造電子檔案應用共享平臺，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務器上設置專區(qū)，對城建檔案作出科學合理的分類，建立完善的檔案目錄，為城建檔案的保存、查詢與利用提供便利。

（四）加強城建檔案管理數(shù)字化隊伍建設。城建檔案管理數(shù)字化建設對相關人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，除了要求他們具備統(tǒng)計類專業(yè)知識，還應該具備計算機專業(yè)技術，對此城市建設單位要重視城建檔案隊伍建設，要采取有效措施提升他們的綜合素質。例如：可以定期組織城建檔案管理人員參與檔案信息化知識的專業(yè)培訓、講座等等，并對培訓進行考核，從而提升其檔案管理綜合素質。通過遠程培訓的方式，讓檔案管理人員深刻感受到數(shù)字化建設的魅力，從而提高他們參與檔案數(shù)字化建設的積極性，確保城建檔案管理數(shù)字化建設有序開展。

三、結語

綜上所述，數(shù)字化技術的誕生為城建檔案管理提供了新的發(fā)展機遇，對此城建檔案工作者要準確把握數(shù)字化特征，不斷提升自身專業(yè)水平，從而保證城建檔案管理數(shù)字化建設順利開展，將城建檔案在推動城市經(jīng)濟和社會發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來。

【參考文獻】

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