醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案存在問題及對策建議

李美娟

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)社會的迅猛發(fā)展，再加上近些年互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與推廣應(yīng)用，對于社會各領(lǐng)域的發(fā)展創(chuàng)新起到著巨大的助推作用，尤其是在教育、醫(yī)療衛(wèi)生保障建設(shè)領(lǐng)域，取得的成果明顯。具體來看，當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備更新?lián)Q代加快，由此需要收集以及整理的檔案資料也比較多。對于醫(yī)院以及管理工作而言，需要做的就是順應(yīng)新時代發(fā)展的步伐，加快管理模式的創(chuàng)新變革，以此來提升管理水平，才能更好滿足病人的不同服務(wù)需求。文章重點(diǎn)就醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案存在問題及對策建議進(jìn)行研究分析，以供參考。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療設(shè)備；檔案管理；問題；對策建議

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國眾多醫(yī)院紛紛加大了舊醫(yī)療設(shè)備更新以及新型、現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)及應(yīng)用力度，醫(yī)療設(shè)備管理逐漸成為醫(yī)院一項(xiàng)重要的管理工作。作為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理重要組成部門之一，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是指從申請、采購、驗(yàn)收、應(yīng)用以及維修等方面出發(fā)，全程管理醫(yī)療設(shè)備的檔案信息，是醫(yī)療設(shè)備得以正常運(yùn)行及使用的重要支撐與保障?；诖耍t(yī)院為對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行科學(xué)合理的配置，確保各項(xiàng)醫(yī)療工作的順利進(jìn)行，為廣大人民群眾提供更好的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)充分做好醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作。

1.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義

第一，醫(yī)療設(shè)備的價格通常不菲，采購的過程也比較復(fù)雜，對于醫(yī)療單位來說，在眾多投標(biāo)單位中選擇即有利于患者病情治療，又能避免臨床盲目重置設(shè)備非常關(guān)鍵。建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進(jìn)提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考，提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益；第二，管理過程中正確地使用檔案，使相關(guān)文件發(fā)揮應(yīng)有的作用，讓管理者減少工作失誤，更好地管好用好醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，節(jié)約資金，減少閑置，降低醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開機(jī)率低的狀況，必須建立和完善醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔之科學(xué)有效的管理。因此，對設(shè)備隨機(jī)資料的統(tǒng)一妥善保管，便于及時提供維修材料，也是提高醫(yī)療設(shè)備使用效益的一種措施；第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

2.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容

醫(yī)療設(shè)備種類復(fù)雜，且品種多樣，醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容主要由三大部分組成，即設(shè)備的隨機(jī)文件、設(shè)備申購過程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過程中積累的文件。完整的醫(yī)療設(shè)備檔案主要包括設(shè)備購置申請、論證報(bào)告、批文、招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、開標(biāo)記錄、招標(biāo)報(bào)告表、中標(biāo)公示、中標(biāo)通知書、合同、開箱、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收、維修記錄及隨機(jī)文件及設(shè)備移交、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等資料。享受國家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，除了具備上述材料外，還應(yīng)包括機(jī)電設(shè)備進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、商檢報(bào)告等，設(shè)備運(yùn)行過程中形成的檔案及時加入，并將檔案目錄中內(nèi)容及時更新。

3.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案存在問題

3.1管理意識薄弱

在目前大多數(shù)醫(yī)院中，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作沒有得到充分的重視。醫(yī)院的設(shè)備管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，能夠最大程度上將醫(yī)院的發(fā)展情況呈現(xiàn)出來，而在具體的情況中，醫(yī)院并沒有充分重視醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作，缺乏科學(xué)的管理體系，沒有進(jìn)行科學(xué)有效的管理，最終導(dǎo)致檔案管理的效率十分低下，例如工作人員在收集檔案的過程中，沒有對檔案進(jìn)行認(rèn)真仔細(xì)的歸類，檔案存放位置有時被錯置，造成了檔案的利用效率低下，同時還有部分工作人員在進(jìn)行檔案管理的工作時，沒有注意對設(shè)備論證、設(shè)備說明書以及設(shè)備驗(yàn)收方面的管理，影響了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的質(zhì)量。

3.2定期管理檔案時間短

醫(yī)療設(shè)備的檔案管理同其他的檔案管理相比，耗時更長，記錄的內(nèi)容更加全面，所以在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檔案管理時要注意突出其周期性的特點(diǎn)。對醫(yī)療設(shè)備的全過程，包括申報(bào)、采購、運(yùn)行、使用、保養(yǎng)維護(hù)以及報(bào)廢等環(huán)節(jié)，都必須要有一個清晰詳細(xì)的記錄，需要的時間較長。但在實(shí)際情況中，檔案管理的時間較短，無法保證檔案管理質(zhì)量。

3.3管理方式落后

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷提高，醫(yī)院也不斷引入先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備，傳統(tǒng)落后的檔案管理方式已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代設(shè)備的需要，個別醫(yī)院的檔案管理還以人工收集與檢索為主，管理的效率與質(zhì)量較低。

4.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案問題的對策建議

4.1強(qiáng)化管理意識

醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本的要素，某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展。做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。因此，設(shè)備檔案管理要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，成立醫(yī)療檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，由后勤院長擔(dān)任組長，分級管理，責(zé)任到人，制定統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)，實(shí)施嚴(yán)格責(zé)任管理，建立完善的設(shè)備檔案管理制度。目前醫(yī)療設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，以保證這項(xiàng)工作的健康發(fā)展。

4.2建立健全規(guī)范的管理制度

建立和健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作制度是做好檔案管理工作的根本保證，制定一整套設(shè)備檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循，是做好設(shè)備檔案管理的根本保證。做好這項(xiàng)工作首先要明確各級管理和使用人員的職責(zé)，檔案要有專人收集和保管，建立崗位責(zé)任制。要協(xié)調(diào)好職能科室、檔案室和使用科室的關(guān)系，各盡其職，共同把檔案收集好和管理好，同時還要注意完善檔案管理和借閱查詢制度，規(guī)定借閱人范圍、借閱時間和歸還制度，對借閱超過時間的要辦理續(xù)借手續(xù)，對一些易損壞的檔案資料如操作手冊等，可用復(fù)印件外借。

4.3推進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，與之相適應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理也應(yīng)改變過去的“檔案保管”的單一工作方式，要充分利用信息化管理平臺，實(shí)現(xiàn)對設(shè)備檔案實(shí)時、連續(xù)、全程和主動的現(xiàn)代化管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)，可簡便、科學(xué)、高效和安全地管理醫(yī)療設(shè)備檔案，為設(shè)備采購提供科學(xué)的決策依據(jù)，避免設(shè)備購置中容易出現(xiàn)的盲目性和重復(fù)性，使醫(yī)療設(shè)備的供應(yīng)、管理、使用和維護(hù)相互結(jié)合，達(dá)到整體優(yōu)化，最大限度地發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4.4提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)

提高醫(yī)療設(shè)備檔案的質(zhì)量，必須從提高人的素質(zhì)著手。隨著科技進(jìn)步與醫(yī)院的不斷發(fā)展，眾多先進(jìn)的大型設(shè)備不斷引進(jìn)，這些設(shè)備科技含量高、專業(yè)技術(shù)強(qiáng)，能否充分發(fā)揮這些設(shè)備的效益，關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于管理。因此，加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，努力提高管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和程序化管理是搞好設(shè)備檔案管理的關(guān)鍵。由于醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容的特殊性，除了學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)技巧外，還要學(xué)習(xí)外語、計(jì)算機(jī)知識及醫(yī)療設(shè)備專業(yè)知識。醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員只有不斷地提高自身素質(zhì)，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作適應(yīng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要。

5.結(jié)束語

綜上所述，考慮到醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院得以順利運(yùn)行并使用各項(xiàng)醫(yī)療設(shè)備的重要技術(shù)支撐，所以醫(yī)院就應(yīng)從自身實(shí)際情況出發(fā)，對當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題展開深入探討，并嚴(yán)格落實(shí)設(shè)備檔案管理制度，對管理流程進(jìn)行規(guī)范化，通過加大專業(yè)檔案管理人才的培訓(xùn)力度，重視檔案管理的信息化建設(shè)，充分發(fā)揮出醫(yī)療設(shè)備檔案的使用價值，促進(jìn)醫(yī)院的健康長遠(yuǎn)發(fā)展。

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