現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善

李玲梅

【摘要】現(xiàn)階段辦公室管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)的發(fā)展占據(jù)了重要的位置，并與企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)調(diào)、幫助政策制定者和管理做出重大決策的特點(diǎn)，使辦公室管理成為企業(yè)內(nèi)部管理的一個(gè)重要組成部分，也是現(xiàn)代企業(yè)管理和綜合服務(wù)的功能。由于傳統(tǒng)的管理理念和落后管理模式的限制、辦公室管理工作無法使用資金和政策的優(yōu)勢(shì)開發(fā)和創(chuàng)新，甚至影響其他活動(dòng)的正常運(yùn)行，所以不斷優(yōu)化和完善現(xiàn)代企業(yè)辦公管理是非常必要的。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代企業(yè);辦公室管理;優(yōu)化策略

在企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新上現(xiàn)代辦公室管理工作發(fā)揮了重要作用，優(yōu)化和改善是正確的選擇，符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，使?jié)撛诘膯栴}在現(xiàn)代企業(yè)管理辦公室有一個(gè)很好的處理和解決，為辦公室管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。辦公室管理工作對(duì)當(dāng)前時(shí)期企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的重要地位，提高企業(yè)內(nèi)部管理的質(zhì)量和水平，我們需要優(yōu)化和完善現(xiàn)代企業(yè)辦公管理工作，為了保證企業(yè)的正常運(yùn)行和各種活動(dòng)順利，達(dá)到企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的目的。對(duì)現(xiàn)代企業(yè)辦公管理的優(yōu)化與完善的分析，不僅促進(jìn)了相關(guān)問題的解決，而且為企業(yè)辦公室管理的未來發(fā)展和創(chuàng)新提供了新的思路。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的重要性

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的正確決策，并且市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的存在，使得任何一個(gè)決策都有可能影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。因此，企業(yè)必須要保證決策能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，不會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的損傷。而辦公室的管理工作就是為管理層提供重要決策依據(jù)的有效途徑，因此，加強(qiáng)現(xiàn)代化企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化，是保證企業(yè)有效運(yùn)營(yíng)的前提，更是為企業(yè)提供資源信息的重要工作。為此，需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)辦公室管理工作的重視程度，并從管理思想和管理模式等方面進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而提高辦公室的管理水平和質(zhì)量。

二、現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題

（一）缺少先進(jìn)的管理理念

近年來，現(xiàn)代企業(yè)在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的推動(dòng)下，也得到了快速發(fā)展。與之前相比，不管是管理方式還是管理技術(shù)，都在不斷優(yōu)化與完善。但從目前來看，現(xiàn)代企業(yè)普遍存在缺少先進(jìn)管理理念的問題，在開展辦公室管理工作的過程中，辦公室員工依然采用傳統(tǒng)的管理理念，導(dǎo)致辦公室管理工作的質(zhì)量與效率始終得不到有效提升。

（二）辦公室管理制度不健全

辦公室工作具有工作復(fù)雜、責(zé)任重大的特點(diǎn)，這就代表著在辦公室工作，就要承受巨大的工作壓力，同時(shí)辦公室具有較強(qiáng)的突發(fā)性，這就需要工作人員具備較好的應(yīng)變能力來處理突發(fā)事件。針對(duì)辦公室的工作特點(diǎn)，需要制定相應(yīng)的辦公室管理制度，來協(xié)助辦公室正常運(yùn)作。由于我國(guó)始終處于快速發(fā)展的階段，發(fā)展快就代表某些地方無法避免地出現(xiàn)不足，我國(guó)企業(yè)辦公室的工作狀態(tài)多呈現(xiàn)出毫無頭緒、整天瞎忙的狀態(tài)，浪費(fèi)大量人力物力。在這樣的情況下，企業(yè)一旦出現(xiàn)加大的突發(fā)情況，企業(yè)就會(huì)亂作一團(tuán)，僅有的管理制度就會(huì)成為擺設(shè)，其不能滿足現(xiàn)實(shí)需要，有時(shí)還成為處理事情的阻礙，導(dǎo)致企業(yè)處理緊急事件的效率大大降低。完善企業(yè)管理制度是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，但是企業(yè)發(fā)展又完全離不開管理制度，因此，只有在不斷的實(shí)踐中去不斷完善，才能提高現(xiàn)代企業(yè)的工作效率。

（三）工作創(chuàng)新力度不足

創(chuàng)新縣激發(fā)企業(yè)活力的根本，在我國(guó)的一些中小型企業(yè)中，辦公室的工作人員太過聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)任務(wù)的傳達(dá)也僅僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)原話的傳達(dá)，只完成領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，對(duì)其他事情一概不理，或者是處理效果極差，對(duì)工作方式不知道進(jìn)行創(chuàng)新，一味地按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行工作，不但工作變得繁重，工作效果和工作效率也會(huì)很不理想，缺乏能動(dòng)性和預(yù)見性。傳統(tǒng)的辦公室管理理念和管理模式已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，辦公室工作任務(wù)要對(duì)未來有一定的預(yù)見性，才能保證企業(yè)每天都在進(jìn)步。缺乏對(duì)新形勢(shì)的分析、新問題的研究，新措施的制定，新經(jīng)驗(yàn)的推廣。因此，現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作要與時(shí)俱進(jìn)，不斷實(shí)現(xiàn)方法創(chuàng)新和機(jī)制創(chuàng)新。

三、優(yōu)化與完善現(xiàn)代辦公室管理工作的具體對(duì)策

（一）革新辦公室管理理念

許多企業(yè)的辦公室管理工作中，部分領(lǐng)導(dǎo)干部會(huì)在傳統(tǒng)管理理念的引導(dǎo)下，將壓榨員工勞動(dòng)力與工作時(shí)間作為提高工作效率、減少用工成本的方法與途徑，而這種方式無疑是涸澤而漁的，不僅無法有效提高辦公室工作人員的工作熱情與主動(dòng)性，還會(huì)影響企業(yè)辦公室人員之間的凝聚力，增加辦公室人員對(duì)于企業(yè)的不滿。為此，革新辦公室管理理念，還需要充分意識(shí)到現(xiàn)代企業(yè)先進(jìn)的用人理念，努力為辦公室營(yíng)造和諧融洽的工作氛圍，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公室管理理念的優(yōu)化。

企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與改善，需要對(duì)辦公室的管理理念加以創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的管理理念與工作思維，將推動(dòng)企業(yè)發(fā)展作為辦公室管理工作開展的重要目標(biāo)。以往的企業(yè)辦公室管理工作，都是由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排工作，是一種被動(dòng)的管理工作方法，在新的辦公式管理理念下，企業(yè)辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)提高其主動(dòng)性，主動(dòng)開展辦公室管理工作的創(chuàng)新，進(jìn)行創(chuàng)新實(shí)踐能夠推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的辦公室管理工作，以充分發(fā)揮出企業(yè)辦公室管理工作的應(yīng)有效果。

（二）制定完善的管理制度

定崗定責(zé)制度是提高辦公室管理工作質(zhì)量與效率的前提。由于辦公室管理工作是現(xiàn)代企業(yè)工作的重中之重，所以，只有將各項(xiàng)工作緊密聯(lián)系起來，才能推動(dòng)整體工作的進(jìn)展?？梢?，在開展辦公室管理工作的過程中，現(xiàn)代企業(yè)必須認(rèn)清辦公室管理工作的規(guī)律，不斷借鑒現(xiàn)代化管理方法，根據(jù)辦公室設(shè)置要求，制定頂崗頂責(zé)制度，讓辦公室員工根據(jù)相關(guān)制度開展工作。要想實(shí)現(xiàn)各部門的工作目標(biāo)，并做好連接辦公室內(nèi)外的紐帶工作，現(xiàn)代企業(yè)還必須制定完善的管理制度，為保證辦公室各項(xiàng)工作有章可循提供有效依據(jù)，這樣辦公室員工才能各司其職、團(tuán)結(jié)共事，提高辦公室管理工作的質(zhì)量與效率。

（三）提高統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力

要不斷提高辦公室的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，利用協(xié)調(diào)藝術(shù)，有效處理各方面的關(guān)系，上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系。對(duì)內(nèi)要確保組織有序，有效協(xié)調(diào)、步調(diào)一致，統(tǒng)一各方面思想;對(duì)外加強(qiáng)與相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)，在密切合作的基礎(chǔ)上，形成合力。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方面的關(guān)系，不僅做好內(nèi)部組織協(xié)調(diào)工作，而且還要加強(qiáng)各方面的溝通與聯(lián)系，充分調(diào)動(dòng)各個(gè)層面的積極主動(dòng)性。

進(jìn)一步推動(dòng)辦公室管理工作創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的根本途徑，也是辦公室工作面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。要不斷適應(yīng)企業(yè)體制機(jī)制的變革，積極探索新形勢(shì)下辦公室工作的規(guī)律，進(jìn)一步建立健全各項(xiàng)工作制度、崗位規(guī)范、考核標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)辦法，切實(shí)做到各項(xiàng)工作有標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)崗位有規(guī)范，人人有責(zé)任，充分調(diào)動(dòng)每一名工作人員的積極性。

（四）堅(jiān)持以人為本理念，充分利用人力資源

由于現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的主體是人，堅(jiān)持以人為本的理念，貫徹人的責(zé)任原則是切實(shí)可行的。充分理解現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理，例如，員工的素質(zhì)和能力水平，幫助員工建立約束行為意識(shí)，提高員工的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，各部門的工作和任務(wù)能夠順利完成，使企業(yè)能夠凝聚內(nèi)部凝聚力，這樣現(xiàn)代企業(yè)管理辦公室工作發(fā)揮積極作用。此外，定期組織員工學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)和技能，聘請(qǐng)專業(yè)人員指導(dǎo)企業(yè)的辦公管理工作是一項(xiàng)有效的策略，需要引起管理者和研究人員的注意。

（五）創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新管理方式也是優(yōu)化與完善現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的具體對(duì)策。如今，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，現(xiàn)代企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中繼續(xù)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就必須不斷創(chuàng)新管理方式。一方面，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代潮流，積極借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，從而轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)的管理觀念。另一方面，現(xiàn)代企業(yè)還應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新原有的管理方式，使改革的管理方式能夠切實(shí)落實(shí)到實(shí)際的辦公室管理工作中去。

結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代辦公室管理工作中存在一定的問題，要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室工作水平的進(jìn)一步提高，以更好地發(fā)揮企業(yè)辦公室管理工作的效果，就需要革新辦公室管理理念，健全并完善企業(yè)辦公室管理制度，創(chuàng)新辦公室管理方式，并且在實(shí)際的辦公室管理工作中采取柔性化的管理方式，提高工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力，發(fā)揮整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的力量。