新時期事業(yè)單位人事檔案管理分析

鄒慕蓉

摘要：隨著市場經(jīng)濟體制的逐步深入，機關(guān)事業(yè)單位面臨全新的發(fā)展形勢，做為我國行政組織機構(gòu)，機關(guān)事業(yè)單位需要及時適應(yīng)發(fā)展環(huán)境的變化，提高自身的競爭力。人事檔案管理屬于機關(guān)事業(yè)單位日常管理工作的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時期的要求，因此需要結(jié)合自身的實際情況，轉(zhuǎn)變管理方式，應(yīng)用各種新技術(shù)，全面加強人事檔案管理，實現(xiàn)事業(yè)單位更大的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時期;機關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理

人事檔案是事業(yè)單位在日常管理過程中形成的，記載全部工作人員專業(yè)知識水平，思想道德情況，社會經(jīng)歷，獎罰記錄，業(yè)務(wù)能力等重要信息的原始記錄，機關(guān)事業(yè)單位人員的晉升主要依靠人事檔案作為憑證，因此人事檔案管理屬于日常管理工作的重要內(nèi)容，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)提高重視程度，采取合理的有針對性的措施加強管理，保證人事檔案能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，促進機關(guān)事業(yè)單位在新時期的全面發(fā)展進步。

1 人事檔案的重要作用

人事檔案關(guān)系到職工的工作與生活多方面內(nèi)容，通過人事檔案可以為職工辦理各種政審方面的手續(xù)，包括婚姻狀況證明，護照等。人事檔案真實的記載了職工的工作成績，生活狀況，工作經(jīng)歷，學(xué)習(xí)情況等重要信息，是職工能夠享受企業(yè)各項待遇的重要依據(jù)，關(guān)系到每一名職工的切身利益。另外，人事檔案具有一定的社會價值，在市場經(jīng)濟體制不斷深入的情況下，機關(guān)事業(yè)單位和整個社會的發(fā)展需要信息資源作為支持，人事檔案通過對職工真實信息的準(zhǔn)確記載能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)與職工之間的有效溝通，幫助企業(yè)合理配置內(nèi)部各項資源，實現(xiàn)對職工的社會化管理，促進整個社會的發(fā)展進步。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會的需求，因此相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)不斷完善創(chuàng)新相關(guān)管理機制。

2機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案審核不夠嚴(yán)格

人事檔案記載了機關(guān)事業(yè)單位工作人員的出生年月日，參加工作時間以及日常工作變動的情況，是人員身份確認(rèn)和任免的重要依據(jù)，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格進行人事檔案的審核，通過仔細(xì)查閱確定相關(guān)人員的工作時間，出生日期等重要信息，避免出現(xiàn)錯誤，影響到單位人員的正常任用。當(dāng)前，很多單位在人事檔案審核環(huán)節(jié)不夠嚴(yán)格，不專業(yè)，導(dǎo)致一些不符合要求的人員得到任用，這也影響了事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

2.2 人事檔案管理過程中缺少對于新技術(shù)利用

當(dāng)前，信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)高速發(fā)展，在各行各業(yè)有著廣泛的應(yīng)用，但大部分的機關(guān)事業(yè)單位進行人事檔案管理時依然采用傳統(tǒng)的人工管理方式，這種管理模式需要投入大量的人力物力和其他資源，工作效率較低，在實際管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種錯誤，影響了工作的成效，同時傳統(tǒng)的人事檔案管理工作導(dǎo)致檔案的備份與恢復(fù)存在一定的難度，紙質(zhì)的檔案經(jīng)常出現(xiàn)破損，保管時間比較短，管理的整體質(zhì)量偏低。

2.3 管理制度不夠規(guī)范，缺乏對人事檔案有效利用

新形勢下，很多機關(guān)事業(yè)單位逐漸認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，但在實際管理的過程中缺少合理的可執(zhí)行性強的管理制度，導(dǎo)致檔案管理受到人為因素影響較大。一些單位對檔案沒有進行合理的分類，缺少整體規(guī)劃，導(dǎo)致人事調(diào)動工作存在一定困難，極大降低了事業(yè)單位的工作效率。隨著機關(guān)事業(yè)單位改革的逐步深入，人事檔案管理水平逐步提高，但一些檔案資料沒有發(fā)揮出應(yīng)有的利用價值，管理體系不夠科學(xué)，管理方式雜亂無章，因此需要采取合理的措施全面提高管理的水平。

3 做好機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的主要措施

3.1提高對人事檔案管理工作的重視程度

對于認(rèn)識檔案的管理，負(fù)責(zé)人員應(yīng)加以高度重視，并通過有效的管理可以幫助單位及時發(fā)現(xiàn)各個工作崗位的人才，解決傳統(tǒng)工作模式存在的諸多問題。為此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)不斷改善檔案管理的硬件條件，提高各部門工作人員對人事檔案管理工作的配合度。同時，深入了解工作人員在生活和工作中遇到的各種困難，依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定提高工資待遇和職稱。

3.2 創(chuàng)新人事檔案管理方法

新時期，機關(guān)事業(yè)單位面臨全新的發(fā)展環(huán)境，管理的方法以及理念都需要不斷進行改革和完善，為此人事檔案管理工作也需要有傳統(tǒng)的分散式管理向集約化管理方式進行轉(zhuǎn)變，整合內(nèi)部資源，實現(xiàn)管理和開發(fā)的高度統(tǒng)一。進行相關(guān)工作的創(chuàng)新需要勞動部門，人事部門和檔案部門之間的工作內(nèi)容適當(dāng)調(diào)整，滿足當(dāng)前經(jīng)濟形勢下的實際需求，從外部聘請一些具有一定能力和經(jīng)驗的專家對實際工作進行指導(dǎo)，介紹一些先進的技術(shù)和管理理念，提高工作效率，減少實際管理工作中存在的各種誤差。

3.3適當(dāng)增加人事檔案管理的內(nèi)容

首先，管理人員需要對人事檔案的信息進行整理，選擇性的進行保存，將工作具體內(nèi)容細(xì)化，全面分析各崗位員工的個人特征和主要信息，對員工的潛力進行深入挖掘，實現(xiàn)人力資源的深入開發(fā)，保證各個崗位都能夠配備最適合的人才。同時，結(jié)合信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，更新管理方式，擴展管理內(nèi)容，建立電子版的人事檔案，在信息的存儲，管理，收集等傳統(tǒng)工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)信息備份，信息分享，信息的有效錄入，保證信息安全。

3.4 不斷完善檔案管理體制

人事檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，包括信息的整體，搜集，查閱，調(diào)用等，需要合理的制度作為保障。為此，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實際情況，不斷完善管理制度，重點規(guī)范責(zé)任追究以及工作考核制度，通過詳細(xì)的制度能夠使檔案管理工作更加規(guī)范，保證人事檔案在事業(yè)單位發(fā)展的過程中能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時，加強對相關(guān)制度的宣傳，把人事檔案管理作為日常管理的重點內(nèi)容，定期對相關(guān)工作進行考核，鼓勵管理人員加強學(xué)習(xí)，不斷提高自我修養(yǎng)，實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。

4結(jié)語

新時期，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，轉(zhuǎn)變管理模式，提高管理人員素質(zhì)，推動人事檔案管理水平的全面提高，實現(xiàn)自身更大的發(fā)展。

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