新時代下檔案管理的信息化建設(shè)

文/顧文婷

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的發(fā)展和變革，特別是檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，本文就如何做好新時代下檔案管理信息化建設(shè)工作進行了初步的分析與探討

當今社會，在經(jīng)濟高速發(fā)展的同時，現(xiàn)代信息技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和信息資源的開發(fā)利用，檔案管理工作也面臨著機遇和挑戰(zhàn)。因此，檔案工作人員想要適應(yīng)時代發(fā)展，實現(xiàn)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展，就必須更新觀念，積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，來提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平。

一、新時代下檔案管理模式的新變化

新時代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得檔案管理工作發(fā)生了一系列變化，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.檔案管理數(shù)據(jù)資源體系多元化

隨著現(xiàn)代化辦公體系的逐步建立和大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)據(jù)資源的形式已經(jīng)由紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)換。無論是機關(guān)，還是企事業(yè)單位，數(shù)據(jù)資源來源渠道更加廣泛，形式更加多樣，交換利用更加密集平凡，整個檔案管理的資源體系呈現(xiàn)出多元化新的變化。

2.檔案管理數(shù)據(jù)處理體系更高效

在紙質(zhì)化時代，檔案數(shù)據(jù)處理主要依靠人工進行，工作效率不高且容易出現(xiàn)差錯。隨著科技的發(fā)展，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進行收集、錄入、保存、查詢利用的范圍越來越廣泛，更加高效地實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理。

3.檔案管理安全保障體系更復(fù)雜

數(shù)據(jù)信息的高速發(fā)展是一柄雙刃劍，在方便利用的同時也帶來了安全保管的隱患。社會上各類用戶信息的泄露，也使檔案人員更加深刻認識到了檔案數(shù)據(jù)信息安全的重要性。特別像國家機密檔案、商業(yè)機密檔案、醫(yī)療研究成果檔案等等的安全保障體系要求更高。所以，檔案工作人員既要防止內(nèi)部泄露，又要注意外部盜取，一定要將檔案安全管理的保障措施落實到位。

4.檔案管理各層級銜接更緊密

傳統(tǒng)的檔案管理雖然建立了完整的管理體系，但是因為缺少現(xiàn)代化技術(shù)的支持和依托，各層級、各區(qū)域之間往往會出現(xiàn)斷層、銜接不緊密等現(xiàn)象。但是，隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷發(fā)展和運用，各層級、各區(qū)域之間的斷層開始被打破，全國區(qū)域內(nèi)的聯(lián)網(wǎng)，使得各層級之間銜接更緊密，使得檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)了互聯(lián)互通，資源共享。

二、檔案管理信息化建設(shè)工作開展方式

1.夯實基礎(chǔ)，做好基礎(chǔ)工作

做好檔案管理信息化最基礎(chǔ)的就是將檔案管理的基礎(chǔ)工作做到位。具體來講，就是首先要嚴格按照文件歸檔要求，做好對不同形式、不同載體的文檔資料的收集工作，保證文檔資料的齊全完整；其次要做到分類科學(xué)、整理規(guī)范、保管有序，便于以后的查閱利用；再次要注重檔案保存環(huán)境和各種防護措施的落實到位，真正使檔案安全保管得到保證。

2.建立制度，完善規(guī)范化建設(shè)

檔案管理的信息化建設(shè)離不開完善的制度，檔案管理工作信息量大、涉及面廣，建立檔案管理信息庫，需要創(chuàng)新管理制度，統(tǒng)一管理標準，用科學(xué)的方式進行管理。

前期要對根據(jù)檔案信息化的各個環(huán)節(jié)、步驟，制定統(tǒng)一的格式和標準，做到檔案管理工作有章可循，這樣既利于錄入、整理、傳輸、保存，又利于以后的查閱利用。同時，信息化建設(shè)要建立相應(yīng)的安全制度，從內(nèi)部方面，要建立健全存儲環(huán)境、安全保密、查閱利用等制度，確保內(nèi)部資料不流失；從外部方面，要加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，防止外部不法入侵；同時還要做好應(yīng)急備份措施，最大程度保證檔案實體和信息數(shù)據(jù)安全。

3.健全數(shù)據(jù)庫，完善平臺建設(shè)

檔案信息化管理平臺，是數(shù)據(jù)錄入、存儲、利用的依托空間。在建立本單位信息化平臺時，既要依據(jù)本單位實際情況，選擇適合本單位特點的信息平臺，又要根據(jù)本單位檔案管理的特點、內(nèi)容、環(huán)節(jié)來設(shè)計好網(wǎng)絡(luò)平臺模塊，減少冗雜的模塊，達到最優(yōu)化設(shè)置；同時還要注意內(nèi)外部接口的設(shè)置，尤其是檔案管理涉及部門、單位較多的，與外部資料接口的匹配能夠最大限度地減少資源出現(xiàn)差錯，從而確保檔案的完整性、穩(wěn)定性。

4.提高專業(yè)性，增強工作素養(yǎng)

在新時代下，檔案管理人員一是要了解國內(nèi)外檔案管理工作發(fā)展趨勢和動向，提高檔案專業(yè)知識，提升做好檔案工作能力；二是要學(xué)習和掌握現(xiàn)代信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技能，使自己成為適應(yīng)新時代檔案信息化管理要求的行家里手；三是結(jié)合工作實際加強同優(yōu)秀檔案管理人才的交流，借鑒和學(xué)習別人的先進經(jīng)驗；四是要積極參加各種業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，并結(jié)合培訓(xùn)學(xué)習，使自己成為檔案信息化管理的復(fù)合型人才。

5.“數(shù)”以致用，提升利用率

檔案管理信息化的建設(shè)目的不僅僅是存儲數(shù)據(jù)，更是為了以后工作中的利用。所以在建設(shè)檔案管理信息化后，要做好查詢使用功能，使檔案數(shù)據(jù)能夠“數(shù)”以致用，提高檔案利用率，真正發(fā)揮好檔案的利用價值和作用。

總之，檔案管理信息化的建設(shè)不是一朝一夕的事，它需要各方的共同協(xié)作，密切配合，需要用制度來保障，需要檔案人員的不懈努力與付出，只有重視和支持檔案管理信息化工作，才能推動整個檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。