商業(yè)管理企業(yè)全面預(yù)算信息化的實(shí)踐運(yùn)用與建議

萬達(dá)商業(yè)管理集團(tuán)有限公司昆明分公司 郭輝

企業(yè)通過實(shí)施全面預(yù)算管理，設(shè)定經(jīng)營目標(biāo)，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險，挖掘經(jīng)營潛能，提高經(jīng)營效益。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)已逐步代替了手工賬務(wù)處理，而全面預(yù)算管理信息化作為企業(yè)財(cái)務(wù)信息化的重要組成部分，使預(yù)算管理的效率和效果得到大幅提升，對推動公司發(fā)展起到了極其重要的作用。

1 實(shí)施全面預(yù)算管理信息化的重要意義

1.1 保障企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成

企業(yè)可以通過實(shí)施全面預(yù)算系統(tǒng)信息化，以固化流程和系統(tǒng)建模的方式，將戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行分解和細(xì)化，搭建全業(yè)務(wù)的預(yù)算體系，實(shí)現(xiàn)從預(yù)算編制、預(yù)算合并、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算控制、預(yù)算分析和預(yù)算考核的全過程預(yù)算管理需求，確保企業(yè)戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)順利達(dá)成。

1.2 提高企業(yè)運(yùn)營效率

現(xiàn)代企業(yè)的全面預(yù)算管理具有柔性和多樣性的特點(diǎn)，而借助信息系統(tǒng)，有利于企業(yè)提高預(yù)算編制、執(zhí)行和分析的效率、準(zhǔn)確率以及，減少預(yù)算管理工作的時間和成本。同時也可以對各部門的經(jīng)營活動進(jìn)行有效整合，提高內(nèi)部信息的使用效率。

1.3 實(shí)時監(jiān)控經(jīng)營活動

信息化能保證預(yù)算的剛性執(zhí)行和實(shí)時管控，實(shí)現(xiàn)指標(biāo)下達(dá)、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析以及預(yù)算考核等工作目標(biāo)；能強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制，規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險。另外預(yù)算管理信息化可以對預(yù)算的全過程進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控及分析，通過事前預(yù)測、事中控制、事后分析，實(shí)現(xiàn)提前預(yù)警、防范風(fēng)險的目標(biāo)。

1.4 提升管理工作精細(xì)度

全面預(yù)算管理是全方位、全員、全過程的系統(tǒng)性工作，通過信息系統(tǒng)的運(yùn)用，將公司預(yù)算目標(biāo)層層分解、落實(shí)到單位和個人都可執(zhí)行的指標(biāo)，使管理工作細(xì)化到各個業(yè)務(wù)層面，使管理無盲區(qū)、無死角，各類預(yù)算報表也能提升預(yù)算分析質(zhì)量，減少數(shù)據(jù)差錯，提升企業(yè)的精細(xì)化管理。

2 全面預(yù)算管理信息化實(shí)踐現(xiàn)狀

某商業(yè)管理集團(tuán)一直高度重視全面預(yù)算管理信息化工作，從2012年即開始啟動全面預(yù)算信息系統(tǒng)建設(shè)，經(jīng)過反復(fù)研討以及在工作實(shí)踐中試行驗(yàn)證，到2018年，各大信息系統(tǒng)架構(gòu)已逐步完善。商業(yè)管理企業(yè)所有的財(cái)務(wù)管理工作都是圍繞著收和支兩條主線展開，因此廣義的全面預(yù)算信息化的構(gòu)建也正是基于收支這條主線進(jìn)行設(shè)計(jì)。

2.1 業(yè)務(wù)系統(tǒng)(前端系統(tǒng))

(1)收入類系統(tǒng)。某商業(yè)管理集團(tuán)的收入前端系統(tǒng)是資產(chǎn)租賃系統(tǒng)，其功能主要是對收入項(xiàng)目的全流程管控，包括商戶信息管理、合同信息管理、收款管理、賬單確認(rèn)、收入憑證推送以及收入類報表查詢等，集團(tuán)已實(shí)現(xiàn)了所有的收入都通過線上管控，只要商戶、合同、點(diǎn)位等基礎(chǔ)信息錄入完整準(zhǔn)確，則后期的憑證和管理報表全部可以自動生成，大大提升了業(yè)務(wù)工作和管理效率。

(2)支出類系統(tǒng)。某商業(yè)管理集團(tuán)的支出前端系統(tǒng)有營銷活動系統(tǒng)和EHR人資系統(tǒng)兩個專項(xiàng)系統(tǒng)，營銷活動系統(tǒng)的功能是對企劃營銷費(fèi)用進(jìn)行全流程管控，包括年度營銷大綱管理、合同管理、活動執(zhí)行管理、合同驗(yàn)收、合同關(guān)賬和付款等，所有的環(huán)節(jié)全部線上操作，一方面避免了手工操作的出錯率，另一方面通過系統(tǒng)的管控降低了資金風(fēng)險；EHR系統(tǒng)即人力資源系統(tǒng)，主要是對人力成本進(jìn)行管控，包括工資、社保、公積金等，人員信息、工資標(biāo)準(zhǔn)、人事考勤、個人罰款等全部在系統(tǒng)中歸集，工資及福利費(fèi)用全部實(shí)現(xiàn)了線上管控，極大提高了信息集成度，極大減輕了工資核算的工作量。除了上述兩個系統(tǒng)，其他成本費(fèi)用支出是直接在全面預(yù)算系統(tǒng)中進(jìn)行管控，包括能源費(fèi)用、工程維保類費(fèi)用、行政辦公費(fèi)用以及個人報銷類費(fèi)用、各類計(jì)提費(fèi)用等，業(yè)務(wù)部門依據(jù)簽訂的合同在系統(tǒng)中進(jìn)行錄入、付款和完成填報，員工個人在報銷手續(xù)完成后，由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一將報銷數(shù)據(jù)推送到全面預(yù)算系統(tǒng)。

2.2 全面預(yù)算管理系統(tǒng)(中間系統(tǒng))

一般而言，全面預(yù)算管理系統(tǒng)主要分為兩類：一類是基于“交易型”技術(shù)搭建的預(yù)算系統(tǒng)，其功能定位就是“填表單，走流程”的運(yùn)營級業(yè)務(wù)應(yīng)用。另一類預(yù)算軟件是基于多維數(shù)據(jù)庫搭建的，定位于數(shù)據(jù)分析的決策支持級應(yīng)用，需要配合其他系統(tǒng)來發(fā)揮作用。某商業(yè)管理集團(tuán)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)有自身的特點(diǎn)，它是偏向于“交易型”全面預(yù)算管理系統(tǒng)，但同時也具備了一定的多維數(shù)據(jù)管理功能，主要功能包括年度預(yù)算編制上報、預(yù)算完成填報(預(yù)算執(zhí)行)、預(yù)算調(diào)整和預(yù)算分析。全面預(yù)算信息系統(tǒng)同時也承擔(dān)了上述專項(xiàng)系統(tǒng)之外的其他成本費(fèi)用類的業(yè)務(wù)管控，而且它是所有前端系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，收支所有數(shù)據(jù)都會匯總到全面預(yù)算管理系統(tǒng)，從而形成各類預(yù)算管理類報表。

2.3 核算系統(tǒng)(后端系統(tǒng))

某商業(yè)管理集團(tuán)財(cái)務(wù)核算使用的是Oracle系統(tǒng)，全面預(yù)算系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)推送到Oracle系統(tǒng)中，生成記賬憑證，編制財(cái)務(wù)報表，實(shí)現(xiàn)了全面預(yù)算數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)的銜接，由于兩者數(shù)據(jù)來源相同，也保證得了核算與預(yù)算數(shù)據(jù)的一致性。

以上三類系統(tǒng)共同作用，形成了商管集團(tuán)完整的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)。

3 全面預(yù)算信息化系統(tǒng)問題分析

3.1 系統(tǒng)間數(shù)據(jù)推送需優(yōu)化

全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的三大類系統(tǒng)是由不同供應(yīng)商開發(fā)，彼此之間并無直接關(guān)聯(lián)，因此在各系統(tǒng)在數(shù)據(jù)傳輸方面就必須要開發(fā)子模塊或者通過外掛系統(tǒng)進(jìn)行銜接，而每個供應(yīng)商的技術(shù)構(gòu)造和技術(shù)實(shí)力存在差異，在實(shí)際運(yùn)用過程中就難免會存在系統(tǒng)間數(shù)據(jù)抓取不及時或不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，這也造成了系統(tǒng)間數(shù)據(jù)核對的工作量巨大，這些問題在系統(tǒng)磨合期間發(fā)生的較為頻繁，給系統(tǒng)使用人員帶來了很大的困擾，也一定程度上增加了系統(tǒng)維護(hù)成本，后期通過供應(yīng)商和公司的共同努力，已經(jīng)逐步得到改善。

3.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)需優(yōu)化

全面預(yù)算系統(tǒng)在設(shè)計(jì)初期，為了適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要以及與系統(tǒng)對接，在某些環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)不太合理，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是預(yù)算科目冗余，預(yù)算系統(tǒng)中存在大量不需使用的科目，使得科目查找非常不便；二是預(yù)算調(diào)整界面不清晰，由于存在滾動預(yù)算的影響，在預(yù)算調(diào)整時，月度預(yù)算會根據(jù)滾動預(yù)算更新，而系統(tǒng)數(shù)據(jù)交待不清，使得預(yù)算調(diào)整界面不清晰。

3.3 預(yù)算控制不全面

全面預(yù)算系統(tǒng)對于預(yù)算的過程控制并不全面，由于資產(chǎn)租賃系統(tǒng)是整個商管收入業(yè)務(wù)的核心系統(tǒng)，系統(tǒng)開發(fā)時間更早，且功能強(qiáng)大，因此所有收入類管控和報表全部集中于該系統(tǒng)，由于技術(shù)方面的原因，資產(chǎn)租賃系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時的、全面的推送到全面預(yù)算管理系統(tǒng)，因此全面預(yù)算系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)對于收入預(yù)算的控制。

3.4 預(yù)算分析功能不完善

如前所述，某商業(yè)管理集團(tuán)的全面預(yù)算管理系統(tǒng)偏重于交易型，大部分業(yè)務(wù)在“填表單，走流程”的功能開發(fā)較為完善，而對于預(yù)算分析和輔助決策的功能開發(fā)不足，預(yù)算管理報表只有預(yù)算執(zhí)行報表，由于收入數(shù)據(jù)不能及時傳輸，因此預(yù)算執(zhí)行報表也不能直接使用，需要進(jìn)行手工數(shù)據(jù)加工處理。

4 優(yōu)化全面預(yù)算信息化工作建議

4.1 明確系統(tǒng)定位

企業(yè)在規(guī)劃全面預(yù)算管理信息化時，必須結(jié)合自身的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和需求，充分評估企業(yè)整體信息化的規(guī)劃，明確全面預(yù)算信息系統(tǒng)在整個企業(yè)信息系統(tǒng)中的定位，并以此確定預(yù)算系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范圍，以免定位出現(xiàn)偏差。系統(tǒng)的規(guī)劃不要盲目追求大而全，在系統(tǒng)搭建初期盡可能選擇同一個開發(fā)商，即使暫時犧牲一部分業(yè)務(wù)功能，也要先保證系統(tǒng)的正常使用。

4.2 清晰業(yè)務(wù)劃分

全面預(yù)算管理的內(nèi)容非常廣泛，不管最終確定搭建的是獨(dú)立的一個預(yù)算系統(tǒng)，還是與預(yù)算系統(tǒng)配套實(shí)施的多系統(tǒng)，都難以支撐全面預(yù)算管理的要求，一定要做到業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)共同承接全面預(yù)算管理的要求。因此，必須要通過預(yù)算管理的決策機(jī)構(gòu)，劃分和明確每個系統(tǒng)的管理范圍和承接的管理要求。

4.3 強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)

除了保持日常的系統(tǒng)維護(hù)以外，還需要在集團(tuán)層面成立系統(tǒng)維護(hù)工作小組，搭建與系統(tǒng)供應(yīng)商之間溝通的橋梁，及時發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)勾連問題，要形成定期的會議和不定期的溝通機(jī)制，與此同時，還要形成與操作人員的溝通和反饋機(jī)制，隨時處理一些特殊問題，形成問題解決清單，從而不斷完善和該進(jìn)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合。

5 結(jié)語

總之，大中型企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理信息化是大勢所趨經(jīng)營。全面預(yù)算管理信息化建設(shè)工作是一個長期而復(fù)雜的過程，需要企業(yè)管理者尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，科學(xué)規(guī)劃、精心組織、有力推進(jìn)以及不斷優(yōu)化，才能最大程度地發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，為企業(yè)管理提升提供強(qiáng)有力的保障。