實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份的研究與思考

張海華

呂梁市城市管理服務(wù)中心 山西 呂梁 033000

一、實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份所應(yīng)注意的問(wèn)題和具體方法

(一)注意事項(xiàng)

1.針對(duì)實(shí)際情況選用最合適的方法。各個(gè)檔案管理部門(mén)所收藏的檔案由于檔案的生成時(shí)間不同、記錄方法不同、保存環(huán)境不同和保存完整度不同等因素,就要求檔案異質(zhì)異地的備份工作一定要充分結(jié)合實(shí)際,變通性的進(jìn)行實(shí)施,在面對(duì)不同狀況時(shí),要堅(jiān)持采用最合適的方法,最大限度上保證檔案的完整度,堅(jiān)決不能“一刀切”。

2.優(yōu)秀的存放環(huán)境。安全性,是檔案異質(zhì)異地備份工作當(dāng)中最為重要的一環(huán)。該項(xiàng)工作絕對(duì)不是換個(gè)地方存放檔案那么簡(jiǎn)單,而是在充分考慮到所有可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行的預(yù)備方法。異質(zhì)異地備份檔案的管理模式應(yīng)該適當(dāng)借鑒檔案館館藏檔案的管理辦法,在此基礎(chǔ)上,還要為檔案保存環(huán)境創(chuàng)造足以應(yīng)對(duì)各種不利因素的能力,比如霉變、火災(zāi)等等,時(shí)刻讓檔案處在高度監(jiān)管之下。

3.有計(jì)劃的完成檔案數(shù)字化工作。異質(zhì)備份是異地備份的前提。一個(gè)稍具規(guī)模的檔案館所管理的檔案數(shù)量成千上萬(wàn),想要把這么多的檔案在短時(shí)間內(nèi)全都記錄在計(jì)算機(jī)當(dāng)中,這顯然是不可能實(shí)現(xiàn)的。所以,要有計(jì)劃和目的的去完成,按照檔案的重要性、歷史性和使用率等情況進(jìn)行排序。

(二)具體方法。當(dāng)前,真正能使檔案異質(zhì)備份實(shí)現(xiàn)的辦法大致有以下一種：第一,復(fù)制。就目前的專業(yè)手段來(lái)說(shuō),復(fù)制主要分為靜電復(fù)制和高仿真復(fù)制。靜電復(fù)制俗稱復(fù)印機(jī)復(fù)制,省時(shí)省力、操作簡(jiǎn)便是其主要優(yōu)勢(shì),可紙張上面的文字具體能保存多久,暫時(shí)還無(wú)法保證;高仿真復(fù)制的還原度較高,但必須得依靠專業(yè)操作人員才能辦得到,而且復(fù)制的成本不低,所以此種方法更多的應(yīng)用于比較珍稀的檔案?jìng)浞荨?/p>

第二,數(shù)字化。它本身帶有高效、復(fù)制方便、查閱方便和占用空間較小等優(yōu)勢(shì)?？赏瑫r(shí)其局限性也是很明顯的：對(duì)技術(shù)水平要求較高,需要特定的設(shè)備才能實(shí)現(xiàn),容易被篡改等。第三,縮微。該種方法的優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：可容納的空間大,數(shù)以萬(wàn)卷的檔案在進(jìn)行縮微之后,只需要兩個(gè)甚至一個(gè)檔案柜就可以保存;有效保存期很長(zhǎng),如果采用聚脂片當(dāng)縮微載體的話,則檔案至少可以被完整的保存五百年;查閱方法簡(jiǎn)單,靠隨處可見(jiàn)的放大鏡就可以完成。但縮微方法的不足之處就是載體材料所需要花費(fèi)的成本較高,且縮微過(guò)程需要大量的時(shí)間。

通過(guò)對(duì)以上幾種異質(zhì)方法的總結(jié),雖說(shuō)每種方法都有利有弊,但真要進(jìn)行異質(zhì)工作的話,筆者會(huì)首先選擇縮微,然后在縮微的基礎(chǔ)上再進(jìn)行數(shù)字化。如果條件允許,并且檔案本身的重要性極高時(shí),可以選擇高仿真復(fù)制。不將檔案的原件和備份件存放在一個(gè)庫(kù)房,這是目前大部分檔案館所采用的方法。

二、實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份工作需要解決主要問(wèn)題

檔案異質(zhì)異地備份工作本身帶有一定的復(fù)雜性,但盡管如此,該項(xiàng)工作無(wú)論如何都要定期開(kāi)展,筆者認(rèn)為在具體工作當(dāng)中,要努力解決好下面的幾個(gè)問(wèn)題：

(一)樹(shù)立正確意識(shí)。意識(shí)決定實(shí)踐。相關(guān)工作人員在思想上的不重視和意識(shí)上的懈怠,這些都會(huì)成為造成工作出現(xiàn)失誤的原因,自然也是檔案安全方面的隱患。要想做好檔案異質(zhì)異地備份工作,首先就要端正態(tài)度,樹(shù)立正確的思想意識(shí)?！扒Ю镏?毀于蟻穴”,這是無(wú)數(shù)先輩經(jīng)過(guò)反復(fù)實(shí)踐教給我們的道理。因此,相關(guān)工作人員要充分吸取先人的教訓(xùn),時(shí)刻本著憂患思想和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),摒棄僥幸心理,將檔案異質(zhì)異地備份工作真正做好,為我國(guó)的檔案安全做出卓越貢獻(xiàn)。

(二)建立相關(guān)指導(dǎo)部門(mén),完善檔案?jìng)浞蒹w系。要從根本上杜絕檔案異質(zhì)異地備份工作當(dāng)中的隨意性,在進(jìn)行相關(guān)工作之前,一定要做好詳細(xì)計(jì)劃,要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上,秉承科學(xué)的思想,做好工作當(dāng)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)。這不僅能夠極大的影響異質(zhì)異地備份工作的質(zhì)量,甚至對(duì)檔案安全建設(shè)方面都產(chǎn)生著巨大的作用。從國(guó)家和有關(guān)部門(mén)角度出發(fā),應(yīng)該建立相關(guān)的監(jiān)督和管理機(jī)構(gòu),對(duì)檔案異質(zhì)異地備份工作進(jìn)行系統(tǒng)的指導(dǎo);以各行政區(qū)域進(jìn)行劃分,建立相應(yīng)的檔案異質(zhì)異地備份中心,進(jìn)一步完善備份體系,爭(zhēng)取減少甚至杜絕人力和物力資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。

(三)科學(xué)論證。因?yàn)槭钱惖貍浞莸木壒?各種各樣不同的不穩(wěn)定因素都可能會(huì)出現(xiàn),所以,在進(jìn)行具體工作之前,一定要對(duì)所有可能出現(xiàn)的情況提前進(jìn)行考慮,要對(duì)所有計(jì)劃和多方面狀況進(jìn)行科學(xué)論證,比如天氣狀況、基礎(chǔ)設(shè)施等等。而且在有關(guān)于科學(xué)論證的問(wèn)題當(dāng)中,筆者認(rèn)為有兩方面是極為重要的：

第一,方案論證,即對(duì)所有關(guān)于異質(zhì)異地備份工作的方案都要仔細(xì)推敲,萬(wàn)一方案出現(xiàn)疏忽,都很有可能造成巨大損失;第二,技術(shù)論證,它涵蓋了保管方面、存儲(chǔ)方面和安全方面等技術(shù)的正常使用,在開(kāi)展工作之前,相關(guān)工作人員一定要在充分結(jié)合實(shí)際情況的基礎(chǔ)上,快速且準(zhǔn)確的對(duì)工作流程和環(huán)境做出分析,并采用最合適的技術(shù)手段完成檔案異質(zhì)異地備份工作。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述,我國(guó)在檔案異質(zhì)異地備份工作方面尚且還存在一定的問(wèn)題,但是通過(guò)樹(shù)立正確意識(shí)、并建立相關(guān)指導(dǎo)部門(mén),完善檔案?jìng)浞蒹w系和科學(xué)論證等方法,還是能得到較好應(yīng)對(duì)和解決的。希望各有關(guān)部門(mén)引起足夠的重視,為我國(guó)的檔案安全建設(shè)工作添磚加瓦。