事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理存在的問題及對策

楊秀英

事業(yè)單位的檔案中包括許多珍貴的資料，不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時也包括事業(yè)單位工作執(zhí)行的法則，對促進事業(yè)單位健康良好的發(fā)展具有至關重要的作用，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理中存在許多亟待解決的問題，這些問題就在一定程度上影響了檔案管理的水平。因此，相關人員要對事業(yè)單位檔案管理加強重視，對事業(yè)單位檔案管理中所存在的問題進行深入的研究，并采取適當?shù)拇胧┻M行解決，進而有效的提高檔案的利用率。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中所存在問題

一是檔案管理意識不夠重視。管理人員的意識匱乏是事業(yè)單位檔案管理中存在的首要問題，目前，事業(yè)單位的管理人員普遍具有重效益、輕管理的傳統(tǒng)觀念，認為檔案管理無法為事業(yè)單位創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，從而在檔案管理上缺乏人力、物力、財力等方面的支持，在對檔案進行管理時，認為只要確保檔案的完整性，沒有發(fā)生遺漏就可以，這種觀念就在一定程度上降低了我國事業(yè)單位檔案管理的水平。除此之外，檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，在工作中普遍存在只求干得了，不求干得好的思想，在工作中缺乏專業(yè)知識，對檔案收集、分類與整理缺乏正確的認知，而一些管理人員雖然掌握了基礎知識，但是對目錄號、宗號等具體環(huán)節(jié)的編寫上缺乏了解，進而在整理過程中編碼經(jīng)常出現(xiàn)錯誤，進而無法對檔案進行有效的管理，降低事業(yè)單位檔案管理的使用價值。

二是檔案管理理念不夠先進。檔案管理機構的檔案管理工作和檔案服務出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發(fā)揮檔案管理工作的實用價值。目前，檔案管理工作在類別上相對單一，僅對文書和戶籍檔案進行有效的管理，而忽視聲像以及實物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴重漏洞的主要原因，進而無法為事業(yè)單位日常工作的開展提供相關的數(shù)據(jù)信息。

三是檔案管理模式不夠科學。由于部分單位在檔案管理中硬件設施不夠齊全，在管理工作中仍然沿用人工管理的方式，這種管理模式不僅會加大管理人員的工作壓力，還會影響檔案管理的工作質(zhì)量，造成檔案信息的失真。在互聯(lián)網(wǎng)時代的背景下，工作人員要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的基礎上建立電子文檔，避免因時間流失，出現(xiàn)字跡淡化的現(xiàn)象。在應用電子檔案時，常會發(fā)生一些網(wǎng)絡安全風險，為了提高電子檔案的安全性能，要加強對電子檔案的監(jiān)管。

四是的檔案管理監(jiān)督體系不夠完善。完善的檔案管理監(jiān)督體系是確保事業(yè)單位檔案管理工作順利實施的重要保障，監(jiān)督管理部門受到環(huán)境因素、人為因素等影響，并不能對事業(yè)單位檔案管理制度的每一個環(huán)節(jié)進行嚴格的監(jiān)督，這就無法發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理各個環(huán)節(jié)的變化。另外，事業(yè)單位在執(zhí)行檔案管理制度時，相關的監(jiān)管部門也沒有進行隨時的跟蹤和調(diào)查，并沒有及時的記錄檔案管理制度執(zhí)行方面的內(nèi)容，由于缺乏健全的檔案管理監(jiān)督體系，管理人員經(jīng)常會出現(xiàn)懶惰、散漫等現(xiàn)象，進而對檔案缺乏有效的管理。

2 事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策

一是樹立正確的檔案管理理念。提高事業(yè)單位檔案管理水平的首要措施就是培養(yǎng)相關的工作人員樹立正確的檔案管理觀念，只有管理人員具有正確檔案管理觀念，才會改變傳統(tǒng)重效益、輕管理的思想，對檔案管理中出現(xiàn)的問題進行及時的解決。事業(yè)單位應該定期對單位的成員進行培訓，加強成員對檔案管理制度的學習，從根本上改變事業(yè)單位檔案管理人員敷衍、應付的態(tài)度，并且在培訓之后，事業(yè)單位也要制定相應的考核制度，對培訓結果進行檢驗，并且事業(yè)單位也可以制定科學合理的獎懲機制，對一些管理意識強的人員進行薪資、額外假期等獎勵，對一些不具有管理意識的管理人員要給予批評教育，通過這種方式來約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀能動性，進而樹立事業(yè)單位內(nèi)部人員的檔案管理意識，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能。

二是健全完善檔案管理的制度體系。健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，可以使檔案管理變得有法可依，事業(yè)單位要結合自身實際情況和國家的法律法規(guī)，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規(guī)性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責任劃分不清而出現(xiàn)糾紛、業(yè)務拖沓的情況，進而對事業(yè)單位的檔案進行系統(tǒng)化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統(tǒng)保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環(huán)節(jié)時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現(xiàn)問題而發(fā)生責任糾紛。

三是積極推進檔案管理的信息化建設。在科技飛速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)手工式處理檔案數(shù)據(jù)的方式不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，現(xiàn)階段事業(yè)單位需要利用先進的網(wǎng)絡技術進行檔案管理，檔案管理的信息化可以在一定程度上實現(xiàn)資源的共享，相關部門可以通過信息平臺對公司的檔案進行共同的管理，這在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理的效率，同時也提高了檔案信息的準確率。事業(yè)單位在推進檔案管理的信息化建設的過程中，要加大資產(chǎn)的投放力度，完善檔案管理的硬件設施，例如，電腦、掃描儀、打印機等，并對這些設備進行及時的更新，從而高效的完成檔案記載、存儲、查閱等流程，從而在根本上改變檔案管理的運作體制。

四是健全檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)。完善檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)可以避免事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)形式化的現(xiàn)象，對檔案管理的監(jiān)管系統(tǒng)進行完善，首先，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關規(guī)定對檔案進行整理和收集，并且也應對檔案資料進行定期和不定期的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)錯誤，要及時對檔案資料進行修改，并且事業(yè)單位也可以借助外界的力量，進行社會監(jiān)督，從而對事業(yè)單位的檔案管理加強控制。

總之，檔案管理對事業(yè)單位的健康發(fā)展具有至關重要的作用，相關部門應該引起重視，首先要對現(xiàn)階段我國事業(yè)單位檔案管理中所存在問題進行分析，然后采取培養(yǎng)工作人員樹立正確的檔案管理理念、健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系、積極推進檔案管理的信息化建設、健全檔案管理監(jiān)管系統(tǒng)等措施來提高事業(yè)單位檔案管理的水平，進而為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎。