企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案的管理

摘 要：榮譽(yù)實(shí)物檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的歷史記錄，由于其形成過程的特殊性，加大了檔案部門對其收集與管理的難度。如何做好榮譽(yù)實(shí)物檔案的管理需遵循其形成規(guī)律，從便于利用著手加強(qiáng)管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；榮譽(yù)實(shí)物；存在問題；管理對策

企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案是企業(yè)在參加公務(wù)活動中形成的，參加各項(xiàng)評選取得的成績，以及贈送、征集來的以實(shí)物為載體，反映本企業(yè)歷史真實(shí)面貌見證的實(shí)物。其中包括榮譽(yù)證書、獎牌、獎杯、錦旗、獎狀等榮譽(yù)實(shí)物，具有寶貴的保存價(jià)值。它是一種特殊載體的檔案，是檔案體系的重要組成部分，榮譽(yù)實(shí)物檔案作為一種榮譽(yù)、信用的標(biāo)志是其他任何載體所不能替代的。

檔案部門做好榮譽(yù)實(shí)物檔案的管理工作，其意義在于：一是完善館藏，實(shí)物檔案在企業(yè)發(fā)展中有不可忽視的作用，如果不及時做好有效管理，日后很難彌補(bǔ)。實(shí)物檔案的缺失對館藏檔案反映企業(yè)發(fā)展全貌是不完整的。二是便于利用，榮譽(yù)實(shí)物的歸檔完整，能客觀反映企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中取得的成績，管理狀況及其發(fā)展歷程。

1 企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案管理存在的問題

1.1 收集不全、歸檔率低、管理混亂

與人們傳統(tǒng)概念里的紙質(zhì)檔案相比較，榮譽(yù)實(shí)物檔案的載體特殊，不容易引起有關(guān)人員的重視，對其歸檔意識淡薄。榮譽(yù)實(shí)物產(chǎn)生的部門比較分散，收集起來有一定的難度，如綜合榮譽(yù)實(shí)物存放在辦公室、團(tuán)委、工會組織活動獲得的榮譽(yù)存放在團(tuán)委、工會部門。還有一部分原因是榮譽(yù)實(shí)物是獲得榮譽(yù)實(shí)物部門的工作業(yè)績，業(yè)務(wù)部門往往不愿意將自己辛苦掙得的榮譽(yù)交給檔案部門。這些榮譽(yù)實(shí)物沒有歸檔，分類整理和編號，日久天長甚至?xí)划?dāng)成廢品處理，導(dǎo)致了榮譽(yù)實(shí)物檔案不易收集，歸檔率低的結(jié)果。

1.2 保管條件不規(guī)范

分散在各個業(yè)務(wù)部門的榮譽(yù)實(shí)物由于沒有專門的裝具存放，往往是雜亂的堆積在一起。由于其載體特殊，規(guī)格不統(tǒng)一，即使是在檔案管理部門，有些也缺乏專門的榮譽(yù)實(shí)物檔案裝具，多是堆放在傳統(tǒng)的檔案柜架內(nèi)。對榮譽(yù)實(shí)物檔案造成很大的損害，不利于榮譽(yù)實(shí)物檔案的安全保管和有效利用。

1.3 榮譽(yù)實(shí)物檔案整理不科學(xué)

有的檔案人員在整編榮譽(yù)實(shí)物檔案時，沒有進(jìn)行科學(xué)的分類，往往是一個大流水號，不分年度，不分種類，或沒有按照實(shí)物類別進(jìn)行再分類，管理起來十分混亂。造成榮譽(yù)實(shí)物檔案擺放不科學(xué)，記錄不清晰，查找困難，不易于利用的困境。

1.4 榮譽(yù)實(shí)物檔案電子化程度低

館藏存量榮譽(yù)實(shí)物檔案沒有進(jìn)行數(shù)字化加工，增量榮譽(yù)實(shí)物檔案沒有電子化，造成利用時調(diào)閱困難，反復(fù)查找搬運(yùn)實(shí)物。或雖然有電子版本，但是拍照、掃描技術(shù)不規(guī)范，電子文件背景模糊不清，有光源反射等瑕疵，影響利用效果。

針對上訴這些問題，如何讓榮譽(yù)實(shí)物檔案在企業(yè)中發(fā)揮最大的作用，必須對其進(jìn)行規(guī)范整理、科學(xué)分類、安全保管和有效利用。

2 加強(qiáng)榮譽(yù)實(shí)物檔案管理的對策及措施

2.1 規(guī)范管理

首先，編制企業(yè)榮譽(yù)實(shí)物檔案管理辦法，對榮譽(yù)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。在管理辦法里明確榮譽(yù)實(shí)物的歸檔責(zé)任人、歸檔要求、歸檔時間、整編方法、借閱利用制度、保管方式等。確保榮譽(yù)實(shí)物檔案收集的齊全完整，整理的科學(xué)規(guī)范，利用的高效便捷。

2.2 科學(xué)分類、安全保管

實(shí)物檔案以“件”為單位進(jìn)行整理，再按照種類的不同，把榮譽(yù)證書、獎牌、獎狀、獎杯、錦旗、專利證、題詞、廢止印章等分別進(jìn)行分類，編制跨年度的大流水號保管期限為永久。建立專門的榮譽(yù)檔案庫房，將實(shí)物分類擺放整齊。由于各個實(shí)物有大有小，傳統(tǒng)規(guī)格單一的檔案柜已不適合存放各種大小不一的獎牌、證書、獎杯。實(shí)物擺架時就要考慮如何擺放既美觀大方又便于查找利用。當(dāng)獎牌、證書較少時，可以采取正面擺放，獎牌之間用U型槽固定，這樣不會因?yàn)楠勁魄昂蠡蕉a(chǎn)生隱患。編制實(shí)物檔案的檔號，粘貼于獎牌、獎狀封底的左上角；獎杯的底部。在檔案系統(tǒng)里，將榮譽(yù)實(shí)物檔案單獨(dú)分類錄入，包括序號、檔號、題名、獲獎單位、頒發(fā)部門，日期、實(shí)物種類等條目，并掛接電子文件。實(shí)物榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化，電子文件制作要注意拍照的質(zhì)量，背景要規(guī)范，不能反射出閃光燈、太陽光等光源的影像，否則會影響榮譽(yù)實(shí)物在生產(chǎn)經(jīng)營、布展、會議、視頻制作中的應(yīng)用。

2.3 有效利用

檔案利用是體現(xiàn)檔案價(jià)值的最終目的，榮譽(yù)實(shí)物檔案在當(dāng)前的生產(chǎn)經(jīng)營、檔案編研、制作展覽等活動中起到了很重要的作用，實(shí)現(xiàn)了榮譽(yù)實(shí)物檔案數(shù)字化后，利用起來更加便捷了。減少了頻繁搬運(yùn)沉重實(shí)物帶來的不便。在有效利用的同時，還可以編輯成實(shí)物檔案畫冊和視頻。

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[4]孫剛、李曉明.歸檔文件整理操作指南.北京，中國檔案出版社 2008.

作者簡介

單冰轍（1975-），女，河北省撫寧縣，館員，檔案管理。